The Annual General Meeting
The Annual General Meeting (AGM) is the highest decision-making body in the ICA. It usually meets once a year during either the Congress or the CITRA. Delegates from national institutions and national associations, elected officers (of the Executive Board, the Audit Commission, the CITRA bureau and the Election Officer), Members of the Programme Commission, the chairs and secretaries of committees can attend and vote. Other attendees include the Secretary General and their Deputy although they cannot vote. Attendance rights are described in the Constitution and are organized to ensure an equitable geographical spread of attendees and to prevent an individual country dominating proceedings.
The AGM decides on strategic direction as well as the management of the Council. The AGM decides whether to approve draft resolutions and recommendations arising from the Congress or the CITRA. If adopted these are then considered an expression of professional opinion within the countries represented by ICA. The AGM also undertakes a diverse range of operational business such as approving finance reports, audit reports, membership fee rates, constitutional changes, establishment of new branches and sections and standing commissions, and electing Honory members and Fellows of ICA.
Feature
La Asamblea general anual
La Asamblea general anual es el órgano supremo de decisión del ICA. Generalmente se reúne una vez al año en el marco del Congreso Internacional, o CITRA. Los delegados de las instituciones y asociaciones nacionales de archivos, los titulares de cargos electos (miembros del Comité Ejecutivo, de la Comisión Auditora, de la oficina de la CITRA et los responsables de las elecciones) así como los miembros de la Comisión del programa, los presidentes y los secretarios de las secciones pueden asistir y votar.
La Asamblea general puede contar de igual manera con la asistencia de otros participantes, como el Secretario general y los secretarios generales adjuntos, pero éstos no pueden votar. Los derechos de los participantes se describen en los estatutos. Está hecho de tal para que la distribución geográfica de los participantes sea equitativa y ningún país domine la reunión.
La Asamblea general decide la dirección estratégica y la gestión de la organización, la adopción de proyectos de resoluciones o las recomendaciones propuestas en el marco de un congreso o de la CITRA. Si éstas se adoptan, se consideran como una expresión de la opinión de la profesión representada por el ICA en los diferentes países. La Asamblea general también es responsable de ciertos casos como la aprobación de los informes financieros, los informes de auditoría, de las tasas de las cuotas de afiliación de los miembros, las enmiendas de los estatutos, el establecimiento de nuevas ramas, secciones o comisiones permanentes, la selección de los miembros honorarios y de amigos del ICA.