Conseil International des Archives

Une nouvelle série de normes et la révision de la norme ISO 15489

Nouvelle série de normes

Récemment, deux nouvelles normes dans le domaine de archivage ont été publiées. Il s’agit des textes suivants:
• ISO 30300:2011, Information et documentation -- Systèmes de gestion des documents d'activité -- Principes essentiels et vocabulaire
• ISO 30301:2011, Information et documentation -- Systèmes de gestion des documents d'activité -- Exigences
(Voir http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=53732 )

La série de normes internationales ISO 30300 se rapporte à la mise en œuvre et au fonctionnement d'un système efficace de gestion de l’archivage pour garantir que des informations et des preuves fiables et de qualité au sujet des décisions et des actions sont créées, gérées et rendues accessibles à ceux qui en ont besoin, aussi longtemps que nécessaire. Ceci est fondamental pour relever les défis d’un environnement opérationnel en mutation rapide, et pour appuyer les organisations quels que soient leur type ou leur taille, en matière de capacité à rendre des comptes, de gestion des risques et de responsabilité sociale.

La série de normes ISO 30300 est un nouvel ajout au groupe des normes de gestion des systèmes. Il existe depuis longtemps un intérêt au niveau international pour l’élaboration et l’adoption de normes relatives à la gestion de l’archivage, ainsi que nous l’ont montré :
• l'utilisation de la norme ISO 15489-1 Information et documentation « Records Management », de par plus de 50 pays et sa traduction en 22 langues, à la fois dans les pays développés en et voie de développement. ISO 15489 figure parmi les plus vendues des normes ISO ;
• une demande de certification des organisations permettant de démontrer formellement qu’elles pratiquent un bon archivage ;
• l'émergence de la législation relative à la gestion de l’archivage ou l’incluant.

ISO 15489 et les produits connexes sont largement adoptés au niveau international par les pays développés en appui à la bonne gouvernance et à la gestion efficace des affaires. De plus en plus, les gouvernements des pays en développement, qui cherchent à démontrer des améliorations dans la gouvernance, la responsabilisation et une administration appropriée à leurs communautés et au reste du monde, montrent un intérêt croissant pour ces textes et les adoptent.

La série ISO 30300 de normes de gestion des systèmes d’archivage a été lancée pour:
• lier la gestion de l’archivage à la réussite de l'organisation et à sa responsabilisation ;
• fournir à la gestion des outils pour mettre en œuvre une approche systématique et vérifiable de création et de contrôle des documents engageants ;
• permettre le respect des exigences de la gestion de l’archivage et de la documentation des organisations appliquant d’autres normes de gestion des systèmes, telles que la gestion des risques, de la qualité et de la responsabilité sociale.

Un «système de gestion » est un ensemble d'éléments interdépendants ou en interaction d'une organisation permettant d'établir des politiques et des objectifs, ainsi que des processus pour atteindre ces objectifs. Un système de gestion de l’archivage est un «système de gestion pour organiser la direction et le contrôle d’une organisation en matière d’archivage».
 

Révision de la norme de gestion de l’archivage ISO 15489

Tous les 3 à 5 ans, une norme internationale est soumise à révision. ISO 15489 par exemple a été revue et validée dans sa version actuelle en 2006. En 2011, une revue révision a commencé. Il existe plusieurs options. La norme peut être:
- validée et maintenue telle qu’elle est (sauf peut-être pour corriger des erreurs) ;
- modifiée ou
- entièrement révisée (ce qui signifie que la norme existante sera retirée).

Une enquête est en cours dans le cadre de laquelle les organismes nationaux membres de l’ISO (ISO TC46/SC11) peuvent voter sur ces options et fournir des commentaires. La période de vote se termine à la mi-mars 2012. Lors de sa réunion de mai 2012 à Berlin, le TC46/SC11 décidera de ce qu’il faut faire de la norme ISO 15489.
Il est maintenant temps pour les archivistes et professionnels de l’archivage qui s’intéressent à la norme ISO 15489 de faire connaître leurs vues à leurs organismes nationaux membres de l’ISO TC46/SC11.