Conseil International des Archives

J’aimerais pouvoir vous dire bonjour d’un Melbourne ensoleillé, mais malheureusement le temps est couvert en ce moment. Peut-être que le soleil finira par se montrer !

Allison Hunter

Le bureau des archives publiques du Victoria (Public Record Office Victoria (PROV)) est le bureau chargé de la gestion des archives et de l’archivage de l’Etat de Victoria. Je m’appelle Allison Hunter et je fais partie de l’équipe « Normes et Politiques »qui siège dans la section des services gouvernementaux du PROV. Nous aidons les administrations gouvernementales à mettre en œuvre les bonnes pratiques d’archivage en fournissant des principes, des recommandations, des conseils et des lignes directrices sur des aspects particuliers de l’archivage.
Le PROV vient de terminer un projet majeur consistant à réactualiser les normes d’archivage. Datant de plus de dix ans, la série de normes de 1997 ne correspondait plus aux besoins du gouvernement du Victoria ni aux exigences définies par les bonnes pratiques d’archivageactuelles. Les choses ont changé et les administrations gouvernementales exigent davantage des normes que de vagues principes généraux.
Ce projet a entraîiné le développement d’une série de documents normatifs organisée autour des sept fonctions de l’archivage:
1. Gestion stratégique ;
2. Gestion des opérations ;
3. Capture (qui comprend la création) ;
4. Contrôle ;
5. Stockage ;
6. Accès ;
7. et application du sort final (conservation ou destruction).
Parmi les documents que nous avons élaborés figurent notamment: les normes, les spécifications, les directives et les fiches d’information, chaque type de document répondant à un objectif précis.
Les normes sont axées sur la gestion. Elles visent à dégager les principes généraux, à expliquer la signification de ces principes et à identifier les avantages potentiels résultant de la mise en œuvre de chacun d’entre eux.
Les spécifications sont destinées aux personnes qui doivent planifier et mettre en œuvre les programmes de travail. Elles permettent d’identifier les besoins quantifiables relatifs à chacun des principes et fournissent des exemples concrets permettant aux administrations de démontrer que ces derniers ont effectivement été atteints.
Les normes et les spécifications sont obligatoires pour les administrations du gouvernement de l’état de Victoria.
Les directives, quant à elles, sont destinées aux responsables de l’exécution des tâches. Elles sont divisées en deux catégories : la première décrit la procédure de réalisation du travail de A à Z, ainsi que la supervision des tâches ; la seconde fournit un aperçu des différentes méthodes ou approches qui permettent de mener à bien une tâche ainsi qu’une explication sur leur utilité respective. Les directives sont des documents axés sur la méthodologie et fournissent des informations sur la façon d’intégrer des exigences ainsi que sur la manière de développer des produits ou des programmes.
Les fiches d’information sont des documents beaucoup plus restreints qui visent deux types depublics: ceux qui ne savent rien de l’archivage et auxquels il faut rappeler leurs responsabilités, et ceux qui jouissent d’une grande expérience dans ce domaine, mais auxquels il faut rappeler les procédures PROV.
Les directives et les feuilles d’information sont facultatives pour les administrations du gouvernement du Victoria.
Les gestionnaires de l’archivage sont très enthousiastes quand on s’intéresse aux particularités des archives et à la meilleure façon de les gérer.
Des représentants des différentes administrations ont collaboré pour débattre de la façon la plus efficace d’atteindre les objectifs, pour déterminer quelle est la définition la plus juste d’un terme et pour réfléchir sur la question de savoir si les différents concepts, méthodes et approches identifiés dans le cadre des normes ou des spécifications fonctionneraient auprès de leur propreadministration. Le projet de normes d’archivage n’aurait jamais pu aboutir sans le soutien et la coopération enthousiastes de nos interlocuteurs dans les administrations.
Maintenant que la phase projet est terminée, nous avons débuté le travail d’application des normes. Nous nous sommes d’abord concentrés sur la mise en place de procédures nous permettant de passer en revue et d’ajuster les normes dans le cadre des travaux en cours. Notre objectif est de nous assurer que normes et spécificationsfassent l’objet d’une attention continue afin qu’elles restent à jour et pertinentes pour nos interlocuteurs. Notre défi consistera à maintenir cet intérêt et ce rythme alors que d’autres projets continuent de voir le jour.

Allison Hunter
Responsable en chef, Normes et Politiques, PROV
Secrétaire, Professionnels de l’Archivage et de la Gestion de l’Information de l’Australasie (RIMPA), Section du Victoria