Les nouvelles de Brisbane
Les nouvelles de Brisbane - 13
Ajouté le:23 avril 2012
État des lieux sur les archives des Samoa
Les Archives des Samoa ont beaucoup évolué à travers le temps sous l’égide du Ministère de l’Éducation, des Sports et de la Culture. Lors de leur création en 1996, le personnel a d’abord été chargé de récupérer et de sauvegarder les archives gouvernementales abandonnées dans les anciens locaux. La plupart des documents ont ainsi été récupérés dans une ancienne prison, au tribunal, etc. Ces documents significatifs ont une très grande valeur pour le gouvernement et le peuple des Samoa.
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L’équipe de travail des archives
Créée en 2003, l’équipe chargée des archives était composée de gestionnaires de documents issus de tous les ministères du gouvernement, dont l’objectif était d’identifier les moyens d’optimiser la gestion des archives du gouvernement des Samoa. Au fil des ans, d’autres autorités ainsi que d’autres organisations privées se sont intéressées aux travaux et ont rejoint le groupe de travail. Aujourd’hui, l’équipe des archives regroupe plus de vingt membres et se réunit tous les quinze jours.
Code des bonnes pratiques et programmes communs de rétention d’archives
En septembre 2007, le « Code des bonnes pratiques et des pratiques administratives communes » a été approuvé par le Cabinet et officiellement adopté comme outil d’archivage pour l’ensemble du Gouvernement.
Ce Code a été élaboré dans le cadre du Projet des archives nationales du Ministère de l’Éducation, des Sports et de la Culture, en collaboration avec l’équipe de travail des gestionnaires de documents du gouvernement et avec le concours de Mme Emma Murray, Conseillère en archives bénévoles des affaires australiennes.
Ces deux directives ont été élaborées pour les besoins d’une gestion efficace des archives du gouvernement des Samoa.
Le Projet des archives nationales
En 2008, le Projet des archives nationales a été coordonné par le Ministère de l’Éducation, des Sports et de la Culture avec, pour objectif, la sauvegarde de toutes les archives publiques samoanes, y compris les documents en cours d’élaboration destinés à constituer les futures archives.
La liste ci-dessous énumère les objectifs de ce projet:
1. Développement des plans de classement et de rétention pour les fonctions clés des archives documentaires de chacun des ministères pilotes (Effectuée par : «Records & Archives Services» (services d’enregistrements et d’archives) de l’Australie)
2. Préparation des ressources préventives en cas de catastrophe, de boîtes d’archives, d’étagères etc. pour tous les ministères membres de l’équipe de travail des archives.
3. Introduction du Code des bonnes pratiques et du Programme administratif commun de rétention.
4. Développement des procédures à partir du Code des bonnes pratiques (en 2009, réalisé par by Liz Nannelli AYA)
Ce projet a été financé par l’organisme d’amélioration des services publics (PSIF).
La loi sur les archives publiques
En février 2011, la Loi portant sur les archives publiques a été officiellement approuvée par le Parlement des Samoa afin d’accompagner l’établissement de l’Autorité des archives et la gestion des documents et des archives du Gouvernement des Samoa.
Le projet de numérisation allemand
La période de colonisation allemande des Samoa, de 1900 à 1914, est l’une des plus sensibles de l’histoire locale. Les archives qui documentent la question des affaires au cours de cette période sont aujourd’hui la propriété du gouvernement des Samoa.
En 2008, les deux gouvernements ont conclu un accord visant à numériser les archives de cette époque et à transférer des fichiers maîtres (format TIFF 24 octets pour les fichiers couleur et 8 octets pour les fichiers en nuances de gris) aux Archives de la Nouvelle-Zélande. Ce projet devait initialement durer deux ans, mais compte-tenu des défis et des problèmes inattendus qui sont apparus au cours de sa planification, la durée a été étendue et il est toujours en cours actuellement.
Les archives du Tribunal (Chambre forte)
Les archives du tribunal qui ont été récupérées appartenaient à des ministères antérieurs initialement basés dans le bâtiment avant d’être relogés dans leurs propres bureaux.
Au début de l’année 2011, l’objectif de la section des archives était de conditionner ces documents dans des boîtes et de les transférer dans les salles de stockage du bâtiment de notre ministère.
Tri, inventaire et conditionnement des archives du 2nd dépot
Cette tâche a été facilitée par le dévouement formidable de plusieurs secrétaires d’écoles qui nous ont aidés pendant les vacances scolaires. Notre objectif principal visait à trier, inventorier et reconditionner plus de cinquante cartons de vrac conservés dans la pièce.
Les ateliers de travail de l’équipe des archives
À ce jour, deux ateliers ont été organisés qui ont permis d’esquisser l’index de dossiers contenant des documents issus de près de 14 ministères et entreprises, classés selon les directives du Programme commun de rétention administrative.
Il est prévu que les ministères restants soient traités durant l’année fiscale en cours.
Lava et Soifua Faafetai
Vaveao Toa (Responsable-en-chef des archives)