Les nouvelles de Brisbane
Les nouvelles de Brisbane - 20
Ajouté le:12 juin 2012
Je m’appelle Sharon Mennis et je vous passe à tous/toutes un grand bonjour depuis la belle ville de Brisbane. Je travaille actuellement comme Archiviste responsable de l’évaluation dans la section des archives gouvernementales des archives de l’État du Queensland (Queensland State Archives (QSA).
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Passionnée par l’Histoire et les questions d’État (qui ont été mes matières principales à l’Université), je suis très satisfaite de mon travail d’archiviste auprès des autorités publiques du Queensland car il est à la fois fascinant et passionnant. Avant cela, j’ai travaillé pour plusieurs agences publiques du Queensland et c’est dans le cadre de mon travail pour un bureau des registres du Queensland que j’ai obtenu un Diplôme supérieur en Sciences de l’information et des bibliothèques auprès de l’institut technologique du Queensland (Queensland University of Technology). Après l’obtention de mon diplôme, je suis venue travailler pour QSA qui, à cette époque, proposait un programme de formation et de rotation du personnel. C’est dans ce contexte que j’ai pu approfondir ma compréhension des problématiques liées à l’accès du public aux archives et des règles qui régissent cet accès, avant de découvrir ma vocation : être « archiviste d’évaluation ».
QSA est responsable de l’administration de la loi Public Records Act 2002, qui fut promulguée afin de garantir que les archives publiques du Queensland soient produites, conservées, gérées et préservées dans un format pérenne afin d’être exploitables par les générations d’aujourd’hui et de demain. En outre, pour aider les autorités publiques à remplir leurs obligations d’archivage et selon la loi Public Records Act 2002, QSA a également publié des recommandations consignées dans les documents suivants: Norme d’information 40 sur l’archivage (Information Standard 40: Recordkeeping) et Norme d’information 31 sur la conservation et l’élimination des archives publiques (Information Standard 31: Retention and disposal of public records).
Selon la loi Public Records Act 2002 du Queensland, l’élimination des archives publiques doit être soumise à l’autorisation d’un archiviste d’état.
Une partie de mon travail consiste donc à surveiller les programmes de conservation et d’élimination des archives, qui encadrent les autorisations d’élimination. Bien que je regrette ne pas travailler plus étroitement avec les archives, je considère très gratifiant de travailler à l’identification des archives permanentes, qui constitueront les archives historiques du futur.
L’autre aspect important de mon travail consiste à aider les autorités publiques à se conformer aux bonnes pratiques d’archivage en vigueur. Ce travail se matérialise de plusieurs manières, comme par des présentations au cours de séminaires, ou encore par le fait de fournir des conseils précis, d’élaborer et de publier des directives. Ainsi, je pilote actuellement la mise en place d’un cadre stratégique d’élimination qui devrait permettre aux autorités du Queensland de répondre à leurs obligations juridiques en vertu de la loi Public Records Act 2002 et de la norme d’information 31 sur la conservation et l’élimination des archives publiques (Information Standard 31: Retention and Disposal of Public Records). Ce cadre consolidera la politique actuelle de QSA et les outils relatifs à la gestion des éliminations. Il permettra également d’inclure de nouveaux outils pour aider au développement des calendriers de conservation et d’élimination.
La période actuelle est très stimulante pour les archivistes. Le monde de l’archivage fait preuve d’un dynamisme croissant et, depuis mes débuts à QSA, j’ai participé à une évolution des centres d’intérêt. Avant, il fallait évaluer rétrospectivement des listes de documents archivés, aujourd’hui, nous réalisons une évaluation fonctionnelle permanente
Les services gouvernementaux sont de plus en plus informatisés et notre défi pour l’avenir est d’adapter notre compréhension, nos procédures et notre terminologie à ce nouvel environnement.
Les archives sont ma passion et je suis très heureuse que le Congrès se tienne à Brisbane en août 2012 ; j’aurai plaisir à rencontrer des collègues provenant d’autres juridictions, à découvrir vos points de vue et à entendre vos expériences relatives à l’évaluation des archives. Brisbane est une ville formidable et je me réjouis énormément de pouvoir vous y accueillir.
Sharon Mennis
Archiviste-en-chef responsable de l’évaluation, tenue des registres gouvernementaux, Archives de l’état du Queensland