Conseil International des Archives

Les archivistes, gardiens de la mémoire

Comment savoir d'où l'on vient ? Où trouver des informations sur soi-même, sa famille, sa communauté, sa région, son pays ? La réponse est bien sûr à chercher dans la mémoire, à la fois individuelle et collective. Mais qu'est-ce qui nourrit la mémoire ? Les sources de la mémoire se situent partout autour de nous : transmission orale, langage, architecture, monuments jouent chacun leur rôle. Mais il existe une source essentielle à laquelle nous nous référons tous pour connaître le passé, souvent sans nous en rendre compte. Cette source, ce sont les archives.

Les archives, qu'est-ce que c'est ?

Pour faire court, les archives sont les résidus documentaires de l'activité humaine, conservés en raison de leur intérêt à long terme. Depuis l'invention de l'écriture, l'homme a transcrit ses intentions, ses débats, ses décisions et ses actes. Prenons l'exemple d'une réunion : on trouvera un ordre du jour, des rapports et des documents de support, des présentations, un compte-rendu des débats et des décisions, les notes prises par chacun, peut-être aussi les billets de train ayant permis de se rendre à cette réunion. Une réunion produit ainsi toute une série de documents qui permettront de répondre aux questions suivantes : qui, quoi, comment, pourquoi, où et quand. Au moment même de la réunion, ces documents contribuent à l'affaire qui justifie la réunion. Par la suite, après la clôture de cette affaire, ils permettront de fournir quantité de détails sur les événements passés. C'est à ce moment que ces documents, qui jusque-là étaient des archives courantes puis intermédiaires, deviennent des archives définitives : ils peuvent alors intéresser un public bien plus étendu que celui qui était concerné au départ par la réunion, et ce pour les siècles à venir.

Les archives définitives présentent plusieurs caractéristiques :

• Elles ne sont conservées que lorsqu'elles possèdent une valeur historique. Cette valeur peut être complexe à évaluer ; cela signifie en tout cas que les fonds conservés n'incluent pas la totalité des documents produits.
• Elles n'ont pas été conçues comme des documents historiques. Ce sont des documents produits au fil de l'action, qui doivent être analysés en tenant compte de leur auteur et du contexte de leur création.
• Les archives définitives, ce ne sont pas forcément des vieux papiers ; il suffit qu'elles aient dépassé leur durée d'utilité administrative pour acquérir ce statut.
• Elles se présentent sur différents supports, analogiques ou numériques, et pas seulement sur papier. Les archives recouvrent les documents écrits, mais aussi les ressources électroniques (y compris les sites Internet et le courrier électronique), les photographies, les films et les enregistrements sonores.

On le voit, les archives sont partout. Elles sont si présentes que nous n'en avons pas conscience, un peu comme l'air que nous respirons. Les archives peuvent provenir de nombreuses sources, telles que :

• les administrations (internationales, nationales, régionales, locales),
• les tribunaux,
• les entreprises,
• les syndicats,
• les organisations religieuses,
• les universités et les écoles,
• les institutions militaires,
• les salles de spectacle, les studios de cinéma, les groupes d'arts vivants,
• les associations et organisations non-gouvernementales,
• les communautés,
• les familles,
• les individus.

On peut constater cette variété des archives en jetant un œil au Programme Mémoire du Monde. Cette liste est pilotée par les Nations Unies et met en lumière quelques-uns des plus beaux fonds d'archives de la planète. Elle est mise à jour en permanence.

Pour que les archives représentent une valeur pour la société, on doit pouvoir leur faire confiance. Pour cela, elles doivent posséder les caractéristiques suivantes :

• l'authenticité : le document est bien ce qu'il prétend être, il a bien été créé au moment qui est indiqué par la personne qui est censée l'avoir produit ;
• la fiabilité : le document rend compte fidèlement de la réalité, même si c'est à travers le point de vue de la personne ou de l'organisme producteur ;
• l'intégrité : le contenu est suffisant pour donner une vue d'ensemble ; malheureusement, toutes les archives ne sont pas complètes ;
• l'accessibilité : les documents doivent être dans un état correct et conservés dans un lieu facile d'accès ; un tremblement de terre, un ouragan ou une guerre peuvent ainsi rendre les archives inutilisables.

Si un document présente ces garanties, il est ensuite nécessaire de conserver une trace de son contexte de production afin de savoir comment, pourquoi et par qui il a été créé, et de comprendre son contenu et son format, c'est-à-dire la manière dont il a été mis en forme.

Il est nécessaire de garder à l'esprit qu'en aucun cas le document d'archives ne représente LA vérité, quel que soit le sens que l'on donne à ce mot ; c'est le produit d'un individu ou d'une organisation, qui reflète son niveau d'implication et son point de vue. L'interprétation d'un document d'archives doit tenir compte de ce contexte de production, ainsi que des biais que créent nos propres expériences et notre propre culture.

Les archives nécessitent donc un soin particulier pour que toutes ces données soient préservées. C'est à l'archiviste que revient la responsabilité de garantir l'intégrité de ces caractéristiques et de ces informations. L'archiviste est un professionnel possédant des compétences dans les domaines de la collecte, de la gestion et de la communication des archives sur le long terme. Ses missions consistent notamment à :

• préserver les données de provenance, c'est-à-dire les informations sur le producteur des archives, afin que le contexte de création soit connu et que le contenu des documents prenne tout son sens,
• respecter « l'ordre originel », c'est-à-dire la manière dont les documents ont été organisés au moment de leur création, afin de garder une trace des liens existant entre les documents et de la façon dont le producteur menait ses activités. Cela est parfois complexe à réaliser lorsque le producteur a disparu depuis longtemps ou que ses archives ont été mélangées ou trop utilisées.

Qu'est-ce qui différencie l'archiviste qui conserve les archives définitives de son collègue qui gère les archives courantes et intermédiaires ? En réalité, pas grand-chose : tous deux sont responsables de la préservation et de la communication des documents. Cependant, dans certains organismes et certains pays, il existe une distinction chronologique entre ces deux métiers, l'un s'attachant au document depuis sa création jusqu'à la fin de son usage administratif, l'autre le récupérant quand il est devenu archive historique. Tous deux présentent les mêmes compétences et les mêmes connaissances, qu'il met en œuvre pour assurer la survie et l'intégrité des fonds.

Dans certains pays, tel le Royaume-Uni, ces deux professions sont clairement différenciées : voies d'accès distinctes, qualifications et normes propres, organismes représentatifs pour chacun. En revanche, dans d'autres pays, il n'existe pas de cadre professionnel strict et les agents travaillent selon des pratiques établies par l'expérience. Il faut se souvenir qu'il existe dans le monde de nombreux bénévoles et autres personnes passionnées qui s'occupent des archives sans se rendre compte qu'ils sont bel et bien archivistes.

Quels que soient son titre ou sa qualification, toute personne qui s'occupe des archives doit se préoccuper d'atteindre un certain nombre d'objectifs :

• créer une collection pertinente grâce à une sélection et une collecte dynamiques et de qualité,
• gérer les fonds de manière à assurer la transmission à long terme des archives et à constituer un ensemble d'informations fiables et précises sur leur contenu,
• mettre en œuvre une politique d'accès cohérente qui permette aux demandeurs de trouver facilement dans les fonds les informations dont ils ont besoin,
• collaborer avec d'autres organismes de manière à créer des synergies entre les dépôts d'archives et à améliorer l'utilisation et la conservation des documents.

Pour remplir ces missions, les archivistes doivent collaborer avec d'autres professionnels, tels que les restaurateurs, les spécialistes des technologies de l'information, les médiateurs éducatifs ou les artistes ; ils doivent aussi travailler en étroite collaboration avec les usagers eux-mêmes pour s'assurer que les fonds et les services proposés correspondent à leurs attentes.

Les archives sont vivantes. Elles ne servent pas à se perdre dans le passé mais à comprendre le présent. En ce sens, le rôle de l'archiviste est fascinant : il y a peu de professions dont on puisse dire que leur impact se ressent pendant plusieurs siècles. Un archiviste doit avoir la passion de l'histoire, le sens du détail et un vrai engagement au service du public. En retour, il veille sur la mémoire de sa société.