(Spanish version is following)

To complement  ISAD(G) and ISAAR(CPF), the Committee of Best Practices and Standards of the International Council of Archives (ICA/CBPS) has developed a new international standard providing guidance for preparing descriptions of institutions with archival holdings (ISIAH – International Standard for Institutions with Archival Holdings). 

Information about the institution which has custody of archival materials is essential for users to access these archival holdings. In addition to the overview of fonds and collections, guides usually include general information about archival institutions that hold documents and the services they provide. With the Internet, it is increasingly important for users to connect records descriptions to relevant information on their custodians. Without this information, the users are unable to access the archives. 

ISAD(G) provides guidance for the description of fonds and their component parts. ISAAR(CPF) provides guidance to record authority information about the creators of archives. For a consistent archival information system the description of the same entity as creator or as custodian requires different approaches and elements of description. This is the purpose of ISIAH, which provides rules for preparing standardised descriptions of institutions which have custody of archives. ISIAH can also be applied to cultural institutions other than archives. 

Furthermore, the possibility of describing archival institutions, as separate entities, may be useful for generating authority lists or directories of archival institutions, as well for establishing connections with similar authority lists of cultural heritage institutions at the regional, national and international level. 

Like ISAD(G) and ISAAR(CPF), the future standard will be available in English and in French. Translations in other languages are strongly encouraged. They should follow the Guidelines for the Translation of Standards of the Committee on descriptive Standards, available at http://www.icads.org.uk/eng/translation.htm 

The draft of standard is available on ICA website (http://www.ica.org). Comments can be sent to Claire Sibille, ICA/CBPS secretary (claire.sibille [at] culture [dot] gouv [dot] fr). The deadline for the reception of the comments is: 31st October. The comments received will be integrated into the text of the standard and the final English and French versions will be prepared by ICA/CBPS. Then, ICA/CBPS will send the approved standard accompanied by a summary of development process and opinions expressed to ICA/PCOM for approval and submission to Executive Board for endorsement. The first version of ISIAH should be presented in the International Congress on archives at Kuala Lumpur (Malaysia) in 2008. 

We are at your disposal for any further information. Thank you in advance for your reactions and comments. 

Marion Beyea, Chair of ICA/CBPS 

****************************

Con el fin de complementar las normas ISAD(G) e  ISAAR(CPF), el Comité de Buena Prácticas y Norma del Consejo Internacional de Archivos  (ICA/CBPS) ha desarrollado una nueva Norma Internacional que proporciona directrices para la elaboración de descripciones de las instituciones que custodian documentos de Archivo (ISIAH – Norma Internacional para las Instituciones que custodian recursos archivísticos). 

La información relativa a las instituciones que tienen la custodia de los documentos de archivo es esencial para el acceso de los usuarios a los recursos archivísticos. Además de una visión general de los fondos y colecciones, las guías normalmente incluyen información general sobre la institución archivística que custodia los documentos y los servicios que ésta ofrece. Con la llegada de Internet, es cada vez más importante que  los usuarios puedan vincular la descripción de los documentos con la información pertinente relativa a la entidad que los custodia. Sin esta información los usuarios no pueden acceder a los archivos.  

ISAD(G) proporciona directrices para la descripción de los fondos y las partes en que estos fondos se componen. ISAAR(CPF) ofrece orientaciones para elaborar registros de autoridad relativos a los productores de los documentos de archivo. La descripción de una entidad como productora o como custodia de los documentos, requiere diferentes enfoques y elementos de descripción, si queremos establecer un sistema de información archivística coherente. Éste es precisamente el objetivo de la Norma ISIAH, el proporcionar las reglas necesarias para preparar, de forma normalizada, las descripciones de las instituciones que tienen la custodia de los recursos archivísticos. La Norma ISIAH puede también aplicarse a instituciones culturales diferentes a los archivos.  

Es más, la posibilidad de describir las instituciones archivísticas, como entidades distintas, puede ser también de utilidad para elaborar listas autorizadas o directorios de instituciones archivísticas, así como para establecer conexiones con listas similares de instituciones que custodian el patrimonio cultural a nivel regional, nacional o internacional. 

Como las Normas ISAD(G) e ISAAR(CPF), la futura Norma estará disponible en ingles y francés. Se anima especialmente a la traducción de la misma en otras. Las traducciones deben seguir las Directrices para la Traducción de Normas de Descripción del Comité, disponibles en el sitio Web http://www.icads.org.uk/eng/translation.htm 

El borrador de la Norma está disponible en el sitio web del Consejo Internacional de Archivos (http://www.ica.org). Los comentarios a la Norma pueden ser remitidos a Claire Sibille, secretaria del ICA/CBPS (claire.sibille [at] culture [dot] gouv [dot] fr). La fecha final para el envío de los mencionados comentarios se ha establecido en el 31 de octubre de 2007. Los comentarios recibidos serán integrados en el texto de la Norma y la versión final de la misma, en ingles y en francés, se preparará por el ICA/CBPS. Entonces, el ICA/CBPS enviará la Norma acompañada de un resumen del proceso de elaboración y de las opiniones emitidas al ICA/PCOM para su aprobación y envío al Comité Ejecutivo para su sanción final. La primera versión de ISIAH se presentará en el Congreso Internacional de Archivos  de Kuala Lumpur (Malasia) en 2008. 

Estamos a vuestra disposición para cualquier información. Muchas gracias anticipadas por vuestras respuestas y comentarios.

Marion Beyea, Presidenta del ICA/CBPS