O Comitê de Boas Práticas e Normas do Conselho Internacional de Arquivos (CBPN/CIA) tem o prazer de anunciar a publicação da primeira edição da Norma Internacional para Descrição de Funções (ISDF).

O principal objetivo do arranjo e da descrição arquivísticos é preservar o contexto original da produção dos documentos, salvaguardando seu valor de prova e autenticidade. Registros de autoridade em conformidade à ISAAR (CPF) tornam possível reunir toda informação importante sobre os produtores de documentos, entidades coletivas, pessoas ou famílias. Essa é a razão para fornecer descrições separadas, mas associadas, de documentos e seus produtores - isso possibilita aos arquivistas desenvolver sistemas de descrição dinâmicos e multidimensionais.

Funções são freqüentemente transferidas de uma entidade coletiva para outra. Assim, será muito mais difícil para os usuários reconstituir o contexto da produção dos documentos se eles dispõem apenas de registros de autoridade descrevendo entidades coletivas que exerceram a mesma função. Descrições separadas, porém associadas, de funções podem melhorar a compreensão desse contexto e podem ser usadas, em conjunção com descrições conformes à ISAD(G) e catálogos de autoridades em conformidade à ISAAR (CPF), como uma ferramenta para a eficiente recuperação de descrições de documentos e de produtores em sistemas de descrição arquivística. Esta abordagem constitui a base da nova norma internacional, que fornece orientação para a elaboração de descrições de funções de entidades coletivas associadas à produção e manutenção de documentos.

ISDF é disponível em inglês, francês, espanhol e português. Inclui vinte e seis elementos de descrição, organizados em áreas de informação. Também inclui um capítulo com recomendações para o estabelecimento de relacionamentos de descrições de funções com descrições arquivísticas conformes à ISAD(G) ou com registros de autoridade conformes à ISAAR(CPF). O apêndice contém exemplos de aplicações em diferentes idiomas.

A ISDF será apresentada no Congresso Internacional de Arquivos, em Kuala Lumpur (Malásia), em julho de 2008. Depois disso, uma revisão da ISAD(G) e da ISAAR(CPF) será realizada no curso do próximo programa quadrienal 2008-2012, de maneira a introduzir as mudanças exigidas pela experiência da comunidade arquivística internacional que vem usando essas normas.