¿Qué es un archivo?

Los archivos son el subproducto documental de las actividades que desarrolla el hombre y son conservados por su valor testimonial a largo plazo.

Un archivo es un registro contemporáneo creado por individuos y organizaciones durante el desarrollo de sus actividades; a lo largo del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana hacia eventos que formaron parte del pasado. Los documentos de archivo son tan variados como sus formatos: documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales y análogos. Los documentos de archivo son conservados tanto por instituciones de carácter público y privado como por individuos de todas partes del mundo.

Características

Para que los archivos tengan un valor para la sociedad, deben ser una fuente de información fidedigna y para ello deben poseer las siguientes cualidades:

  • Autenticidad: el documento es lo que afirma ser, y se puede comprobar que ha sido creado por la persona  o institución que alega que lo hizo, y en el momento documentado.
  • Fiabilidad: estos representan de forma exacta el evento que testimonian, teniendo en cuenta que esto será a través del punto de vista de la persona u organización que generó el documento.
  • Integridad: está completo e inalterado y su contenido es suficiente como para proporcionar una visión coherente de los hechos que representa. Desafortunadamente no todos los documentos de archivo están 100% íntegros.
  • Utilidad: el archivo debe ser físicamente accesible y estar en condiciones óptimas para poder ser utilizado. Los terremotos, huracanes y guerras, por ejemplo, pueden convertir a un archivo en algo inservible.

Para preservar la autenticidad y confiabilidad de un documento de archivo es primordial respetar el contexto en el que fue generado, de manera tal que podamos entender por qué, quién y cómo se creó, así como su contenido y formato (la manera en la que se presenta como documento).

Lo que siempre debemos tener en cuenta es que, bajo ningún motivo, podemos considerar a un archivo como “la verdad absoluta” (lo que sea que entendamos por la “verdad”), sino que debemos entenderlo como un documento contemporáneo proveniente de un individuo u organización, y que fue concebido bajo un punto de vista particular. Como usuarios de los archivos debemos tener en cuenta este punto así como el hecho de que nuestra cultura y experiencias personales igualmente influyen nuestra lectura del archivo en cuestión.

Los archivos tienen varias características:

  • Sólo serán conservados si poseen un valor histórico a largo plazo. Esto puede ser difícil de determinar. Lo importante aquí es entender que una colección de archivos no puede conservar ni conserva cada documento jamás creado.
  • Los archivos no son creados con la intención de tener un valor histórico. El hecho de que sean registros contemporáneos  es lo que les da su importancia y su potencial debe ser ponderado en base a quién y por qué fueron creados.
  • Un archivo no tiene que ser “viejo” para ser un archivo, sólo tiene que dejar de cumplir su función de origen para serlo.
  • Estos vienen en una amplia gama de soportes análogos y digitales, es decir, no sólo en formato papel. Los archivos abarcan: documentos escritos, recursos digitales (incluyendo correos electrónicos y páginas web), fotografías, películas y grabaciones de audio.

Fuentes

Se habrá dado cuenta que estamos rodeados de archivos y que son tan comunes que, a veces, ni siquiera los notamos, como el aire que respiramos. Asimismo, habremos notado estos pueden venir de fuentes diversas tales como:

  • Gobiernos (supranacionales, nacionales, regionales y locales)
  • Cortes y organismos Judiciales
  • Empresas
  • Gremios y sindicatos
  • Organizaciones religiosas
  • Universidades y escuelas
  • Organismos Militares
  • Instituciones Culturales (teatros, realizadores cinematográficos, compañías de actores)
  • Organismos de caridad, de voluntarios, y campañas
  • Comunidades
  • Familias
  • Individuos

Si desea profundizar un poco más al respecto de los archivos, lo invitamos a visitar el registro de la “Memoria del Mundo”, este sitio es gestionado por las Naciones Unidas, se encarga de mostrar la importancia de algunos de los archivos más exclusivos del mundo, y su contenido es actualizado de manera constante.