Deux ans après la tenue, dans le grand auditorium de la Bibliothèque nationale de France, d’une journée d’étude sur la DTD EAD et ses applications patrimoniales dans les archives et les bibliothèques, la direction des Archives de France organise, les 7 et 8 octobre 2004, des journées européennes sur les outils informatiques permettant de structurer en XML (Extensible Markup Language), les instruments de recherche décrivant des documents d’archives et les données d’autorité. La dernière conférence européenne sur le sujet avait eu lieu au Public Record Office à Kew, en octobre 1999.

L’EAD, dont la première version officielle de 1998 a été révisée en 2002, est une définition de type de document (DTD) fondée sur le même principe de description à plusieurs niveaux que la norme internationale de description ISAD(G). Elle a été influencée par la DTD TEI (Text Encoding Initiative) et elle contient des éléments comparables à certaines zones du format MARC (un inventaire EAD peut être relié avec une notice en format MARC, et inversement, un document XML/EAD peut être restitué en MARC).

L’EAD est à présent parfaitement établie en Amérique du Nord et dans le reste du monde, et elle a atteint sa maturité technique tout en continuant d’évoluer pour prendre en compte les transformations technologiques. Des programmes de formation ont été mis en place. Des manuels et des guides d’application ont été rédigés. De nombreuses institutions utilisatrices, en France, au Royaume-Uni, en Allemagne, aux Pays-Bas ou en Espagne ont élaboré des solutions originales pour l’encodage et la publication de leurs instruments de recherche. Le temps semble donc venu de dresser un bilan des réalisations et de favoriser ainsi l’échange d’expériences.

Parallèlement, depuis 2001, une autre DTD, l’EAC, est en cours de développement. Parfaitement compatible avec la norme internationale sur les notices d’autorité (collectivités, personnes, familles) ISAAR(CPF), complémentaire du format UNIMARC/Autorités, l’EAC est une combinaison des notices d’autorité bibliographiques et des notices d’autorité archivistiques, qui donnent des informations sur le producteur et le contexte de production des documents.

La version Beta de la DTD EAC devrait être prochainement rendue disponible avec sa documentation officielle. Des tests de conversion de données d’autorité en format EAC/XML ont déjà été réalisés, notamment dans le cadre du projet LEAF (“ Relier et Explorer les fichiers d'autorités ”) où les notices locales seront chargées depuis les serveurs des différentes institutions partenaires vers un système central permettant de les relier les unes avec les autres quand elles relèvent d’une même entité.

Les participants présenteront les résultats de leurs recherches et leurs idées sur différents sous-thèmes en séance plénière et sur des stands de démonstration :

• pré-requis pour l’implémentation de l’EAD : réflexion en matière de normalisation, formation ;
• mise en œuvre de l’EAD : outils de production, interopérabilité, compatibilité avec d’autres standards ;
• publication des documents EAD/XML : outils de diffusion, construction d’applications documentaires à partir de documents stockés sur un serveur web en XML natif ;
• la DTD EAC et les premiers exemples d’encodage en XML de données d’autorité.

La traducation en français et anglais sera assurée.

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Ces journées se dérouleront dans le grand auditorium du musée des Arts et Traditions Populaires, 6 avenue du Mahatma Gandhi 75016 Paris métro: Les Sablons.

de 8h 45 à 18h le jeudi 7 octobre et de 9h à 17h le vendredi 8 octobre 2004. L’inscription est gratuite. Les frais de déplacement et de restauration sont à la charge des participants.

L’inscription est cependant obligatoire en raison du nombre de places limité du grand auditorium du musée des Arts et Traditions Populaires (300 places).

Si les demandes excédaient la capacité de la salle, nous demanderions aux services qui ont inscrit plusieurs personnes, d’annuler certaines inscriptions.

L’inscription doit être faite par courrier électronique auprès de Mme Maryline Wasikowski, Direction des Archives de France, en donnant nom, prénom, qualité, institution, toutes coordonnées et en particulier adresses électroniques.

Des attestations de présence pourront être retirées les 7 et 8 octobre auprès de Mme Marilyne Wasikowski à l’accueil du grand auditorium.

Mel: maryline.wasikowski [at] culture [dot] gouv [dot] fr