El Consejo Internacional de Archivos (ICA) está buscando miembros motivados del ICA que quieran ofrecerse como voluntarios para redactar las actas de nuestras próximas reuniones de gobierno (en línea y en el Congreso de Barcelona 2025). El/la redactor/a de actas se unirá al equipo extendido de la secretaría del ICA, y desempeñará un papel crucial a la hora de documentar con precisión los debates, las decisiones y las medidas adoptadas durante las reuniones.
El voluntariado como redactor/a de actas ofrece a nuestros miembros una oportunidad única para contribuir a la comunidad archivística y adquirir una valiosa experiencia en los procesos de toma de decisiones.
Responsabilidades y tareas
- Asistir a las reuniones de la Comisión del Programa (dos veces al año), el Consejo Ejecutivo (dos veces al año) y la Asamblea General Anual (prevista para el segundo semestre del año), ya sea virtualmente o en persona.
- En caso necesario, podrán programarse reuniones extraordinarias adicionales a lo largo del año.
- El Consejo Ejecutivo y la Asamblea General Anual se celebran principalmente en inglés, con algunas partes en francés, y cuentan con interpretación.
- Tomar notas detalladas de los debates, decisiones y medidas que se adopten en estas reuniones. No se requieren transcripciones detalladas.
- Las grabaciones estarán disponibles para garantizar la exactitud de la información.
- Colaborar estrechamente con la secretaría del ICA, que le ayudará a aclarar determinados puntos o detalles cuando sea necesario.
- Presentar puntualmente las actas definitivas de las reuniones.
Cualificaciones y aptitudes
- Excelente capacidad para escuchar y tomar notas.
- Gran atención a los detalles y precisión.
- Capacidad para trabajar con eficacia dentro de los plazos establecidos.
- Muy buen dominio del inglés, preferiblemente como lengua materna.
- Un buen conocimiento de la estructura y la gobernanza del ICA es deseable, pero no obligatorio.
¿Cuál es el compromiso de tiempo?
El compromiso de tiempo variará en función de la duración de la reunión. Por regla general, la Comisión del Programa y el Consejo Ejecutivo se reúnen dos veces al año, una entre abril y mayo, y otra entre septiembre y noviembre. La Asamblea General suele reunirse entre septiembre y noviembre. En las sesiones virtuales, las reuniones de gobernanza duran un promedio de dos a tres horas.
En las reuniones presenciales, el orden del día incluye seis horas para la Comisión del Programa (PCOM) y el Consejo Ejecutivo (CE), y tres horas para la Asamblea General (AG).
Próximas reuniones de gobernanza de 2024
Comisión del Programa
en línea
Consejo Ejecutivo
en línea
Consejo Ejecutivo
en línea
Asamblea General
en línea
Beneficios
- Recibirá una introducción general al voluntariado.
- La secretaría del ICA le ayudará y aconsejará sobre la redacción de actas y procedimientos.
- Tendrá la oportunidad de participar en la planificación y organización de las reuniones de gobierno del ICA.
- Recibirá ayuda con los gastos de viaje y alojamiento para asistir a las reuniones de gobierno in situ.
- Tendrá que proporcionar su propio equipo (por ejemplo, ordenador portátil) para esta función y los documentos de apoyo se pondrán a su disposición y a la de los participantes en las reuniones a su debido tiempo.
¿Cómo puede presentar su candidatura?
Si desea postularse a esta convocatoria, le solicitamos enviar los siguientes documentos al correo electrónico ica@ica.org:
- Su nombre y datos de contacto.
- Su número de afiliación al ICA.
- Un breve mensaje describiendo su interés en este voluntariado.
Fecha límite:
Le recomendamos enviar su solicitud antes del 15 de abril, 23:59 CET (hora de París).
Gracias por considerar esta oportunidad de voluntariado. Esperamos recibir sus solicitudes y trabajar juntos para alcanzar los objetivos del Consejo Internacional de Archivos. Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con nosotros al correo ica@ica.org.
