Convocatoria de Proyectos PCOM 2025

Misión de la Comisión del Programa

La Comisión del Programa (PCOM) es responsable del programa profesional y técnico del ICA; de la coordinación de las actividades de las Ramas Regionales, las Secciones Profesionales y los Grupos de Expertos; y del contenido profesional de los congresos y conferencias internacionales del ICA.

La PCOM financia proyectos de gestión de archivos y documentos que apoyan el programa profesional y el plan estratégico del ICA. También crea y supervisa Grupos de Expertos en las principales áreas de actividad profesional, proporciona sus términos de referencia y supervisa su progreso.

La vicepresidente del Programa es la máxima responsable de la PCOM y de alinear el programa profesional y sus iniciativas con los objetivos estratégicos del ICA.

Financiación de proyectos del ICA  

El ICA ofrece financiación a través de la PCOM o del Fondo Internacional para el Desarrollo de los Archivos (FIDA) – siga este enlace para informarse sobre los proyectos más adecuados para la financiación del FIDA.  

La PCOM estudiará las solicitudes de financiación de proyectos hasta un total de 5.000 euros. Los proyectos financiados pueden ser eventos presenciales o en línea, proyectos que den lugar a la elaboración y publicación de un recurso o actividades de promoción. La duración del proyecto no podrá exceder el año calendario, de enero a diciembre.   

• Financiación máxima: 5.000 euros 
• Duración máxima del proyecto: un año calendario, de enero a diciembre. 

También se espera que los solicitantes obtengan financiación o recursos adicionales de otras fuentes.  

Elegibilidad

¿Quién puede solicitar esta finanaciación?

El/la solicitante debe ser

1.

• Un grupo activo del ICA (Rama Regional, Sección Profesional, un Grupo de Expertos o un Grupo de Trabajo) con un proyecto aprobado por sus miembros, o un proyecto alineado con su plan de trabajo para 2025. 
• El/la director/a del proyecto debe ser miembro del Comité Directivo del organismo del ICA o estar avalado por dicho comité.  
• Se invita a los solicitantes a desarrollar proyectos en colaboración con otros grupos del ICA. Se dará prioridad a estos proyectos si el proceso de selección lo requiere. 

O

2.

Un miembro del ICA, o un miembro del personal de una institución miembro del ICA registrado como titular del derecho de afiliación de la institución. Los/las solicitantes deberán facilitar su número de afiliación al ICA y estar al corriente del pago de las cuotas del Consejo.

Se pedirá al o a la director/a del proyecto que sea miembro de pleno derecho del ICA durante el año del proyecto.

• Se recomienda encarecidamente a los solicitantes que se asocien con un grupo del ICA. El apoyo de un grupo del ICA es un factor importante en la evaluación del proyecto. Si necesita ayuda para identificar una Rama, Sección, Grupo de Expertos o Grupo de Trabajo del ICA, póngase en contacto con el equipo de la PCOM al correo electrónico programme@ica.org.

¿Qué tipo de proyectos pueden presentarse?

La PCOM fomenta las solicitudes que:

• produzcan productos, herramientas y otras actividades que serán ampliamente utilizados por otras Ramas Regionales del ICA, Secciones Profesionales, Grupos de Expertos, Grupos de Trabajo y miembros, o la comunidad archivística mundial y sus usuarios, y/o promover los archivos y los profesionales de la gestión de archivos y documentos;
• sean multidisciplinares, lo que implica la colaboración con otras profesiones; y/o
• que adapten los productos o herramientas existentes a diferentes públicos o promover al ICA y sus objetivos en zonas donde la red no sea fuerte.

La PCOM no admite aplicaciones que:

• no cumplan los criterios de solicitud; o
• incluyan las actividades y operaciones normales de una organización (por ejemplo, proyectos de digitalización).
• tengan por objeto principal financiar a una persona o a otra organización para viajes, viáticos, estudios u otros fines similares.

Normas de financiación de la PCOM

• Los gastos de viaje deben ser limitados y razonables. Los vuelos deberán ser en clase turista o turista con espacio extra para las piernas en vuelos de más de 6 horas. Alojamiento no superior a 160 €/noche, IVA e impuestos municipales/locales incluidos.
• La financiación de la PCOM no puede utilizarse para comprar licencias renovables o herramientas que necesiten financiación una vez finalizado el proyecto. Si es necesario para el proyecto, el plan debe explicar cómo se financiarán estos consumibles renovables después del proyecto.
• La financiación de la PCOM no puede utilizarse para la organización de eventos sociales, ni para el pago de tasas de matrícula, ni de administración, ni de ningún gasto ajeno a la competencia del programa profesional.
• La forma en que se recibirá y administrará la financiación de la PCOM debe especificarse en la solicitud (subvención administrada por el/la responsable del proyecto a través de una cuenta bancaria específica, reembolso una vez finalizado el proyecto y presentado el informe financiero, facturación de los gastos a la ICA/PCOM).
• El/la solicitante (institucional o individual) que reciba los fondos debe poder firmar un acta de constitución del proyecto (véase el modelo en el Apéndice B).
• Si procede, los fondos no pueden transferirse a cuentas bancarias distintas de las de los firmantes.

Proceso de solicitud

La fecha límite para presentar el formulario de solicitud es el 7 de noviembre de 2024 a las 23:59 CET (hora de París). No se tendrán en cuenta las solicitudes tardías o incompletas.

Los resultados de la selección se publicarán en el sitio web del ICA en enero de 2025.

Antes de enviar su solicitud, es importante que:

• Se informe sobre el ICA y sus objetivos estratégicos y programas;
• lea los criterios de evaluación para saber qué se necesita para que la solicitud tenga éxito;
• póngase en contacto con nosotros antes de completar el formulario de solicitud si necesita más información:
  • cómo afiliarse al ICA o renovar su afiliación,
  • cómo vincular mejor su proyecto con los objetivos estratégicos y el trabajo del ICA,
  • o en caso de que necesite nuestro apoyo para ponerle en contacto con proyectos relacionados o especialistas en la materia que puedan ayudarle.
• Complete el formulario de solicitud en línea (puede guardar su solicitud como borrador y finalizarla más tarde dentro del plazo establecido). Recibirá un acuse de recibo del equipo de la PCOM en un plazo de 15 días.

Criterios de evaluación

La PCOM evalúa las solicitudes en tres ámbitos:

1. Dirección estratégica: si el proyecto o la reunión contribuirá a los objetivos estratégicos del ICA;
2. Impacto del proyecto: la medida en que el proyecto o reunión apoya el programa del ICA, dándose preferencia a los proyectos o reuniones que apoyan una o más prioridades o áreas de interés del programa, o que benefician a un público más amplio.
3. Probabilidades de éxito: si los objetivos y la planificación son realistas, si se han identificado y abord

Para una explicación detallada de los criterios y de cómo la PCOM evalúa las solicitudes, véase el Apéndice A – Criterios de evaluación. 

Proceso de evaluación

En general, el proceso de evaluación de las solicitudes es el siguiente:

1. El equipo de la PCOM confirma la recepción del formulario de solicitud cumplimentado en el plazo de dos semanas.
2. El equipo de la PCOM realiza una revisión inicial de la solicitud y envía las que estén completas a los miembros de la Comisión del Programa para que las evalúen según los criterios establecidos.
   • Podemos solicitar más información y/o encargar a un/una experto/a en la materia que nos ayude a evaluar la propuesta. Sobre la base de estas evaluaciones, la Comisión del Programa toma sus decisiones de financiación.
3. El equipo de la PCOM notifica a los solicitantes la decisión de la Comisión en el plazo establecido para la presentación de la solicitud.

Proyectos de éxito

Los proyectos seleccionados se notifican antes de enero de 2025. El calendario de los proyectos PCOM es el siguiente:

1. El ICA y el/la beneficiario/a de la financiación establecen y firman un acta de constitución del proyecto en la que se detallan las responsabilidades compartidas por el ICA y el/la director/a del proyecto, los resultados y el calendario del proyecto, las disposiciones financieras (1), el calendario de presentación de informes, los derechos intelectuales y cualquier otra condición que dependa de la naturaleza del proyecto financiado; véase el Apéndice B – Modelo de acta de constitución del proyecto.
2. El equipo de la PCOM añade los detalles del proyecto al Registro de Proyectos y publica un resumen de los detalles en el sitio web del ICA.
3. El/la director/a del proyecto presenta informes provisionales (si es necesario) y finales del proyecto al equipo de la PCOM para su revisión por parte de la Comisión del Programa. Los aspectos más destacados de su informe se incluirán en el Informe Anual del ICA.
   El ICA se compromete a rendir cuentas, a ser transparente y a proporcionar a sus miembros información clara sobre cómo se utiliza su dinero. El equipo de la PCOM le ayudará con los procesos de presentación de informes y de financiación.
4. Los resultados finales del proyecto se envían al equipo de la PCOM para su revisión y aprobación por parte de la Comisión del Programa.
5. Los resultados del proyecto se publican y comparten con los miembros del ICA.

Condiciones

Los proyectos seleccionados están sujetos a diversas condiciones relativas a la presentación de informes, los resultados del proyecto y la publicación o divulgación de los productos finales. En el caso de los proyectos financiados por la PCOM, la recepción de fondos está sujeta al cumplimiento de las siguientes condiciones:

• Presentación de un informe del/de la director/a de proyecto al término del proyecto. También podrán exigirse informes intermedios en las fechas que especifique la PCOM.
• Incluir los resultados del proyecto, o parte de ellos, a disposición de la PCOM para su publicación y/o uso por las Ramas, Secciones, Grupos de Expertos, Grupos de Trabajo, el Programa de Capacitación y los miembros del ICA (2), una vez autorizados por los miembros de la PCOM en cualquier idioma adecuado a los objetivos del ICA. Todos los derechos de propiedad intelectual serán reconocidos por los usuarios de acuerdo con la política de derechos de autor dl ICA (3). Por defecto, los recursos en los que el ICA posee los derechos de autor están sujetos a la Licencia Creative Commons Atribución-No Comercial (CC BY-NC) a menos que se aplique una excepción.
• Traducción de los resultados del proyecto al francés o al inglés como parte del proyecto, cuando ninguno de los dos sea el idioma del original. También se aceptan versiones en otros idiomas.

(1) Le informamos de que el ICA no cubre los gastos bancarios de ninguna transferencia.

(2) Esto significa que los productos de los proyectos financiados por la PCOM sólo podrán estar a disposición de los miembros del ICA como parte del paquete de beneficios de los miembros del Consejo.

(3) Por defecto, los recursos en los que el ICA posee los derechos de autor están sujetos a la Licencia Creative Commons Atribución-No Comercial (CC BY-NC). Esto significa que los usuarios pueden copiar o distribuir, y modificar, el recurso, siempre y cuando el uso no sea comercial, y la atribución requerida esté presente. Significa que se pueden realizar traducciones sin pedir permiso y que también es posible la reutilización parcial (como un artículo en una revista).

Algunos recursos del ICA están sujetos a licencias diferentes debido a factores que incluyen compromisos contractuales. Cuando se aplica una excepción a un recurso del que el ICA conserva el derecho de autor, las condiciones se describen en las páginas que enlazan con el recurso y, cuando es posible, se incluyen en el documento.