Convocatoria Proyectos PCOM 2023

Lineamientos para candidatos 

La misión de la Comisión del Programa  

La Comisión del Programa (PCOM) es responsable del programa profesional y técnico del Consejo Internacional de Archivos (ICA - International Council on Archives); la coordinación de actividades de las distintas ramas, secciones y comités; y del contenido profesional del ICA en congresos y conferencias internacionales. 

La Comisión (PCOM) apoya proyectos en el sector de los archivos y la gestión documental que se encuentren alineados con los programas profesionales del Consejo, como así también con sus objetivos estratégicos y su plan de negocios. 

Otra de las atribuciones de la PCOM es la de crear “Grupos de Expertos” que se encargan de trabajar en las principales áreas del quehacer archivístico; proveyendo dicha Comisión marcos de referencia y el monitoreo del desarrollo de los grupos y su progreso. 

El/la vicepresidente del Programa es el máximo responsable de la PCOM y se encarga de que los proyectos y demás iniciativas que conforman el programa profesional del ICA se adecuen a sus objetivos estratégicos. (1) 

Financiación de Proyectos del ICA

El ICA ofrece líneas de financiamiento a través de la PCOM o el Fondo para el Desarrollo Internacional de los Archivos (FIDA), ver Anexo A - Organigrama de Financiamiento para más detalles sobre cuál fondo se adapta mejor el tipo de proyecto a presentar. 

PCOM pondrá a consideración las solicitudes de financiación para: 

• conferencias, seminarios, seminarios web y talleres hasta por un total de 5.000 euros para la organización de reuniones previstas entre enero y diciembre de 2023, y 

• proyectos que den como resultado un producto, que no sea una conferencia o un evento, y que estén previstos para ser desarrollados entre enero y diciembre de 2023, en general hasta 5.000 euros por año. 

Se espera que los aplicantes encuentren fuentes externas de financiamiento. 

Requisitos  

¿Quién puede solicitar financiación? 

El solicitante puede ser: 

1. Un organismo activo del ICA (rama regional, secciones profesionales o un grupo de expertos) con un proyecto aprobado por sus miembros, o un proyecto alineado con su plan de trabajo para 2023.

• Aquellos organismos del ICA que soliciten financiación deben asignar un equipo que dirigirá el proyecto y mantendrá las comunicaciones con el Secretariado del ICA.   

O 

2. Un miembro individual (estudiante, digital o completo) que haya cancelado su membresía del ICA en el momento de la solicitud, o una institución con membresía del ICA. Los solicitantes deben estar al día con su membresía y proporcionar su número de miembro.   

• Se dará prioridad a la financiación de los proyectos que propongan actividades en alianza con uno o varios organismos del ICA.   

¿Qué tipo de proyectos se pueden presentar? 

La Comisión del Programa alienta y promueve aquellos proyectos que: 

• Desarrollen e implementen productos, herramientas y otras actividades que puedan ser utilizadas por las ramas del ICA, secciones, grupos de expertos como así también por la comunidad archivística internacional y sus usuarios; o aquellos proyectos que promuevan a los archivos, a la gestión de los mismos y a los archivistas; 
• sean multidisciplinarios y contribuyan con una cooperación con otras profesiones; y/o 
• que adapten productos/herramientas existentes y los orienten a distintos tipos de público, o que se promocionen y se den a conocer los objetivos del ICA en lugares en donde la red de contactos no se encuentre tan desarrollada. 

PCOM no considerará aquellas solicitudes que: 

• No cumplan con los requisitos de solicitud. 
• O que incluyan actividades de carácter regular y operaciones desarrolladas dentro una organización como parte de sus responsabilidades diarias (por ejemplo, proyectos de digitalización). 

Procedimiento de solicitud 

La fecha límite para presentar el formulario de solicitud es el 30 de noviembre de 2022 a las 23:59 (hora CET en Francia). No se tendrán en cuenta las solicitudes tardías o incompletas. 

Los resultados de la selección se publicarán en el sitio web del ICA a mediados de enero de 2023.   

Antes de enviar su solicitud, es importante que: 

• conozca sobre el trabajo del ICA y sus objetivos estratégicos y programas; 
• lea los Criterios de Evaluación para saber qué se necesita para presentar una solicitud con éxito; 
• se ponga en contacto con nosotros antes de completar el formulario de solicitud en caso de que necesite más información sobre cómo unirse al ICA, cómo vincular mejor su proyecto con los objetivos estratégicos y el trabajo del ICA, o en caso de que necesite nuestro apoyo para ponerle en contacto con proyectos relacionados o con especialistas en áreas temáticas que puedan ayudarle; 
• complete el Formulario de solicitud; y 
• envíe el formulario de solicitud completo y la información de apoyo al equipo de PCOM al correo electrónico programme@ica.org.  

Criterios de Evaluación  

PCOM evalúa a las solicitudes en tres áreas establecidas: 

1. Dirección Estratégica: Respecto de si el proyecto o reunión contribuirá a los objetivos estratégicos del ICA. 
2. Impacto del Proyecto: La extensión con el que el proyecto o reunión a presentar, apoya al programa del ICA. Con preferencia por aquellos que se encuadren dentro de algunas de las prioridades del programa o de alguna de las áreas de interés, o aquellos que beneficien a un público amplio. 
3. Probabilidad de Éxito: Respecto de si los objetivos y la planificación son realistas y ejecutables, si se ha llevado a cabo un análisis de riesgos y si estos han sido identificados. Y por último, si el proyecto o reunión tiene probabilidades de ejecución exitosa. 

Se recomienda que las solicitudes sean apoyadas por una o más ramas, secciones o grupos de expertos del ICA. Esto puede ayudar a asegurar que su proyecto o reunión complemente el trabajo que ya se está llevando a cabo en el ICA, lo cual a su vez ampliará su red de profesionales y asesores, y ayudará a evitar la duplicación de proyectos. Se dará prioridad a la financiación de los proyectos que propongan actividades en alianza con un organismo del ICA.  

Si necesita ayuda para identificar una rama del ICA, sección o grupo de expertos que sea pertinente, por favor contactar al equipo PCOM al correo electrónico programme@ica.org.  

Para conocer en detalle los criterios de evaluación y cómo evalúa la Comisión del Programa las solicitudes recibidas, les recomendamos revisar el al Anexo B - Formulario y Criterios de Evaluación. 

Proceso de Evaluación 

En términos generales, el proceso de evaluación se lleva a cabo de la siguiente forma:

1. La Comisión del Programa confirma la recepción del Formulario de solicitud completo dentro de un período de dos semanas. 

2. El equipo de la PCOM realiza una revisión inicial de la solicitud y envía aquellas que estén completas a los miembros de la Comisión del Programa para que las evalúen según los criterios. Podremos solicitar más información y/o encargar a un experto en la materia que nos ayude a evaluar la propuesta. Sobre la base de estas evaluaciones, la Comisión del Programa toma sus decisiones de financiación; 

3. El equipo del PCOM notifica a los solicitantes la decisión de la PCOM en el plazo establecido para la presentación de la solicitud. 

Para aquellas solicitudes que resulten elegidas, el proceso será el siguiente: 

4. El ICA y el beneficiario del financiamiento establecerán por correo electrónico el "Líder de Proyecto" (el cual por lo general es el solicitante, aunque puede ser otra persona también), la duración del proyecto, fechas para los desembolsos (el pago de la totalidad de los fondos aprobados o en varios desembolsos en función de la naturaleza del proyecto) (2), requerimientos referidos a la redacción de reportes y sus fechas de entrega, como así también aquello relacionado con los derechos intelectuales y demás condiciones dependiendo de la naturaleza del proyecto; 

5.La Comisión del Programa incluirá los detalles del proyecto al "Registro de Proyectos" y publicará un resumen de los mismos en la página del Consejo Internacional de Archivos; 

6. El Líder del Proyecto presentará (si así se le requiere) reportes interinos más un final al equipo de la Comisión del Programa y estos serán revisados por la misma. Las partes más destacadas de dicho reporte serán incluidas en el reporte anual de la Comisión a presentarse durante la Asamblea General del Consejo Internacional de Archivos y el reporte anual del ICA. 

El Consejo se compromete a velar por la transparencia y proveer a sus miembros con información clara respecto de cómo se utilizan los fondos. La Comisión del Programa brindará asistencia respecto de la confección de reportes y sobre los procesos de financiación; 

7. El producto final del proyecto será enviado al equipo de la Comisión del Programa para su revisión y posterior autorización; y 

8. Los productos resultantes del proyecto serán publicados y distribuidos entre los miembros del Consejo Internacional de Archivos.

Para acceder a un ejemplo de caso ver Anexo C - Casos Prácticos de requerimientos de financiamiento y rendición de cuentas. 

Proyectos Elegidos – Condiciones 

Los proyectos elegidos serán sujetos a una serie de condiciones relacionadas con el envío de reportes, metas y objetivos a cumplir, así como a la publicación de aquellos productos resultantes del mismo. Aquellos proyectos financiados por la Comisión del Programa deberán cumplir los siguientes requisitos: 

• La presentación de un reporte por parte del Líder del Proyecto una vez finalizado el mismo. Reportes interinos pueden también ser requeridos durante las fechas estipuladas por PCOM; 
• poner a disposición aquellos productos resultantes a la Comisión del Programa para la publicación y/o la utilización de los mismos por parte de las Ramas regionales, las Secciones profesionales, los Grupos de Expertos, el Programa de Capacitación y los miembros del ICA3, una vez autorizados por los miembros de la PCOM en cualquier idioma adecuado a los objetivos del ICA. Toda la propiedad intelectual será reconocida por los usuarios de acuerdo con la política de derechos de autor del ICA(4); y 
• se requerirá la traducción del producto final del proyecto al francés o al inglés en el caso de que ninguno de estos idiomas sea el elegido para el desarrollo del mismo. Aquellas traducciones realizadas en otros idiomas son también bienvenidas. 

(1) Constitución del ICA Artículo 12

(2) Tenga en cuenta que el ICA no cubre los gastos bancarios de ninguna transferencia.   

(3) Esto significa que los productos de los proyectos financiados por la PCOM sólo pueden estar disponibles para los miembros del ICA como parte del paquete de beneficios de la membresía del Consejo.  

(4) Por defecto, los recursos en los que el ICA posee los derechos de autor están sujetos a la Licencia Creative Commons Atribución-No Comercial (CC BY-NC). Esto significa que los usuarios pueden copiar o distribuir, y modificar, el recurso, siempre y cuando el uso no sea comercial y esté presente la atribución requerida. Significa que se pueden hacer traducciones sin pedir permiso, y que también es posible la reutilización parcial (como un artículo en una revista). 

Algunos recursos del ICA están sujetos a licencias diferentes debido a factores como los compromisos contractuales. Cuando se aplica una excepción a un recurso del que el ICA conserva los derechos de autor, las condiciones se describen en las páginas que enlazan con el recurso y, cuando es posible, se incluyen en el documento.