Fecha: 2004/5
Autora: Maria Ángeles Valle de Juan (Ed.)
Resumen del recurso
¿Por qué lo hemos seleccionado?
Hemos decidido centrarnos este mes en las secciones profesionales del ICA, ya que no lo habíamos hecho hasta ahora. Se trata de recursos muy útiles, que incluyen un alto grado de información técnica. Este mes hemos elegido un recurso de la Sección de Archivos y Archiveros de Parlamentos y Partidos Políticos (SPP). En los próximos meses destacaremos recursos de otros grupos del ICA, incluidos grupos de expertos y ramas regionales.
Contexto
En el 14º Congreso Internacional de Archivos celebrado en Sevilla, se eligió un nuevo Comité de Archivos y Documentos Parlamentarios, y desde entonces uno de los principales objetivos de la Sección ha sido establecer criterios y normativas, creando herramientas comunes de utilidad para todos los archivistas que trabajan con fondos documentales de tipos similares. La adopción de unas directrices de criterios para la evaluación de nuestros fondos documentales y la elaboración de un formulario normalizado para la aplicación de estos criterios fueron iniciadas por la Sección Española de la SPP que, tras sus reuniones en Vitoria y Valencia, presentó un borrador a la reunión anual de la SPP en Madrid en 2003. Éste fue aprobado como una herramienta de trabajo útil para la estandarización de criterios.
La consideración de la evaluación exigía un conocimiento profundo de la normativa aplicada en las Instituciones Parlamentarias. El análisis de la normativa y del funcionamiento de los Parlamentos indicó las funciones y competencias de cada unidad orgánica. La finalidad de la evaluación documental es clasificar los documentos en función de sus valores administrativos, fiscales y jurídicos -así como de sus valores informativos e históricos- para su conservación o destrucción. El resultado final y la intención de la publicación es la herramienta de trabajo que aquí se presenta y que pretende reunir las normas de evaluación que posteriormente deberán ser aprobadas por las Instituciones Parlamentarias. El objetivo de la publicación de las propuestas aprobadas en el seno del SPP es que puedan ser aplicadas en todos los archivos pertenecientes a la Sección, con el fin de fomentar el prestigio y la importancia de la función de los archivistas.
¿Qué encontrarán en este recurso?
La importancia de la valoración de los documentos parlamentarios se considera fundamental para el proceso democrático.
«La finalidad de este proceso debe ser que las cámaras legislativas conserven a largo plazo sólo aquella documentación que sea conveniente almacenar y que, en su conjunto, sea reflejo y testimonio de la actividad institucional y política de esa institución a lo largo del tiempo. De esta forma, sólo la documentación que se conserve de forma permanente pasará a formar parte del patrimonio documental de las sociedades. También hay que tener en cuenta que el objetivo de la valoración de los documentos de una institución democrática debe ser proporcionar a los ciudadanos y a la sociedad en general una información transparente y un conocimiento de la actividad parlamentaria que permita su conservación como memoria y reflejo documental de esta etapa democrática.»
El recurso identifica dos tipos principales de documentación comunes a todas las asambleas legislativas: la documentación parlamentaria y la documentación administrativa. Con el fin de formular recomendaciones sobre la forma de abordar los documentos parlamentarios y de los partidos políticos, el recurso se remonta a un debate teórico sobre los enfoques de la valoración, basado en el trabajo de las siguientes personas pioneras, todas las cuales hicieron contribuciones distintivas a la teoría y la práctica de la valoración archivística: Hilary Jenkinson, Theodore Schellenberg, Brian Brothman, Vernon Harris, Terry Cook y Terry Eastward. Como tal, considera las teorías seguidas en países como Canadá, Estados Unidos, Gran Bretaña, Australia, Alemania, Francia y España. También se analizan el enfoque y las recomendaciones de la iniciativa internacional InterPARES para la valoración de documentos de archivo digitales. Además de considerar diferentes enfoques teóricos, se basa en el trabajo de valoración realizado en diferentes contextos organizativos, como la administración central, regional y local y los archivos universitarios.
El recurso formula recomendaciones organizativas sobre la mejor manera de abordar la tarea para garantizar una participación plural y representativa de todas las partes políticas implicadas. Además de la participación plural, también subraya la importancia de la independencia administrativa, aconsejando que:
«Las instituciones parlamentarias deben evaluar su documentación a la luz de las ordenanzas jurídicas del país y participando en los órganos de selección de documentos creados a tal efecto en cada región. No obstante, hay que tener en cuenta que las cámaras legislativas están amparadas por un régimen jurídico especial que les otorga independencia administrativa, aunque ello no debe ser obstáculo para trabajar de forma conjunta y consensuada con otros profesionales.»
La sección final del recurso incluye un modelo de formulario y un conjunto de instrucciones para completar la evaluación y la selección de documentos, así como un glosario detallado de términos.
Descubran el recurso aquí