Este Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México consciente de la importancia que revisten los archivos para el ejercicio eficaz el derecho de acceso a la información, instaló el 27 de abril de 2015 la Comisión de Archivos.
En el seno de la Comisión de Archivos se llevan a cabo los trabajos tendientes a fortalecer el Sistema Institucional de Archivos de este Instituto con el objeto de que se lleve a cabo la adecuada y eficiente administración, gestión, custodia y conservación de los archivos del Infoem que permitan localizar eficientemente la información pública.
Así, a la fecha este Instituto cuenta ya con un Sistema Institucional de Archivos y con una normatividad interna que lo regula: “Lineamientos para la Administración de Documentos del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios”; mismos que fueron presentados y aprobados por el Pleno de este Instituto, en la cuadragésima sexta sesión ordinaria celebrada el día 15 de diciembre de 2015.
El objeto de los Lineamientos referidos con antelación, es establecer las políticas y criterios generales para la administración de los documentos existentes en las unidades administrativas que integran este Órgano Garante.
Asimismo se cuenta también con los Lineamientos para la transferencia de expedientes de trámite concluido al archivo de concentración, aprobados por el Pleno de este Instituto el día 25 de agosto de 2015.
A partir del 2015, este Órgano Garante cuenta con un Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA), como un instrumento de planificación orientado a mejorar las capacidades institucionales de las unidades administrativas del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios en materia de administración de documentos. Dicho programa se integra anualmente en el que se contemplan los objetivos, estrategias, proyectos y actividades que se llevaran a cabo para dar cumplimiento a lo previsto en la normatividad jurídica, administrativa y técnica vigente en materia archivística, estableciendo las siguientes acciones:
• Proporcionar asesorías técnicas a los responsables de los Archivos de Trámite en materia archivística.
• Capacitar a Sujetos Obligados en materia archivística.
• Elaboración y actualización de los instrumentos de control archivístico (inventario general de fondos, Guía Simple de Archivos de Trámite y General de Archivo de Concentración, Cuadro de Clasificación archivística y catálogo de disposición documental.
El 27 de enero de 2016 fue instalado el Comité de Selección Documental como el órgano encargado de validar que la selección preliminar o final de los expedientes de trámite concluido se haya realizado en el archivo de trámite o en el archivo de concentración con apego a lo establecido en los lineamientos, dictámenes y el catálogo de disposición documental.
Acciones en materia de archivo que han sido impulsadas por los Comisionados que integran el Pleno este Instituto como órgano garante del derecho de acceso a la información pública y la protección de los datos personales, en virtud de que indudablemente, los archivos constituyen los pilares para el ejercicio eficaz de ambos derechos.
Es por ello, que el Pleno de este Órgano Garante, con motivo de la celebración del Día Internacional de los Archivos, consideró conmemorarlo haciendo una presentación de su Cuadro General de Clasificación Archivística al interior de este Instituto, con la finalidad de refelexionar en torno a la relevancia de la adecuada gestión de documentos y expedientes.
Además, que mejor que celebrar el Día internacional de Archivos haciendo hincapié en son la base de la transparencia y el derecho de acceso a la información ya que garantizan la existencia de la evidencia necesaria para dar a conocer las acciones del gobierno y dan sustento a sus decisiones.
Aunado a lo anterior los archivos permiten generar la memoria en los asuntos de interés público a largo plazo, que son los que construyen nuestra historia, en consecuencia los archivos permiten la preservación del patrimonio cultural y de la conservación de las fuentes de información.