Recurso del mes: Estudio del ICA n°13-1: Autenticidad de los documentos electrónicos, un informe del ICA para la UNESCO

Para este recurso del mes, hemos querido destacar uno creado por el Comité de Asuntos Jurídicos de los Archivos del Consejo Internacional de Archivos, ahora conocido como Grupo de Expertos en Asuntos Legales, titulado Autenticidad de los documentos electrónicos: Un informe preparado para la UNESCO.  

Hemos redactado un breve resumen de este recurso para que se hagan una idea de su contenido y del motivo por el cual fue elegido.  

Resumen del recurso  

¿Por qué lo hemos seleccionado?  

El 3 de noviembre de este año se celebró el Día Mundial de la Preservación Digital. Desde el principio, la cuestión de la autenticidad ha sido, y sigue siendo, uno de los principales retos de la preservación digital. Este informe se escribió hace exactamente 20 años en este mismo mes. El hecho de destacarlo como recurso del mes ofrece a los lectores la oportunidad de reflexionar sobre lo mucho o poco que se ha conseguido en este ámbito en estas dos últimas décadas.  

Reflexionar sobre el informe puede mostrar hasta qué punto sigue siendo válido y necesita ser abordado, y al mismo tiempo evaluar hasta qué punto los archivistas han avanzado y mejorado la situación desde entonces. Concretamente, el informe puede utilizarse como una herramienta para reflexionar sobre la situación específica de los países de quienes están revisando esta reseña y recurso, ya que los progresos realizados diferirán de un país a otro.  

La primera sección del informe habla de la entonces nueva (septiembre de 2001) Norma Internacional ISO 15489-1, Information and documentation-Records Management, que se elaboró para "...que se preste la atención y la protección adecuadas a todos los registros, y que las pruebas y la información que contienen puedan recuperarse de manera más eficiente y eficaz, utilizando prácticas y procedimientos normalizados y procedimientos estándar". ¿Cómo ha sido la experiencia de 20 años de implementación de la norma y si ha cumplido sus expectativas en cuanto a la protección de los documentos electrónicos auténticos?  

El siguiente apartado del informe se refiere a la tecnología, argumentando que "en un entorno electrónico hay más puntos débiles que amenazan la autenticidad que en el caso de los documentos "convencionales" y son necesarias medidas más complejas para preservar la autenticidad en un entorno electrónico. La migración de la información electrónica de un soporte a otro es un ejemplo de los problemas de conservación más complejos. Este tratamiento más complejo de los documentos pone en peligro su autenticidad y exige que se haga más para protegerla [...] Esto [...] ejerce presión sobre valores jurídicos tradicionales como la autenticidad. Las naciones y los archivistas deben adaptarse a estas presiones". ¿En qué medida se han adaptado "las naciones y los archivistas" a estas "presiones" en los 20 años transcurridos?  

La tercera sección abarca un cuestionario que aborda las legislaciones archivísticas y otras medidas vigentes en torno a la autenticidad. Concluye que "la autenticidad de un buen mantenimiento de documentos electrónicos requiere garantizar que los procesos empresariales electrónicos incluyan de forma rutinaria la captura de los registros necesarios para documentarlos; diseñar sistemas electrónicos que capturen registros auténticos; garantizar que la integridad de los documentos electrónicos se mantenga de forma segura; garantizar que los documentos electrónicos creados y capturados ahora sigan siendo accesibles y utilizables durante todo el tiempo que se necesiten; y crear una cultura documental y crear una cultura de mantenimiento de los mismos entre los directivos y los trabajadores". ¿En qué medida se han cumplido estas aspiraciones en los últimos veinte años desde que se redactó el informe?  

A continuación, el informe reconoce la existencia de numerosas e importantes iniciativas legislativas y de investigación en este ámbito, pero señala que "no hay suficiente cooperación ni vínculos entre el legislador y el investigador. Esto significa que el legislador no puede beneficiarse de los resultados de estos proyectos". ¿Se han abordado ya estas preocupaciones en los distintos países?  

El informe concluye que "hay muchas investigaciones en curso sobre la autenticidad de los documentos electrónicos. Sería una redundancia inútil embarcarse en otro estudio sobre cómo preservar los documentos electrónicos auténticos. Lo que se necesita ahora es una evaluación de las investigaciones realizadas y una transferencia de los conocimientos del investigador al archivista. Gran parte de la investigación se está llevando a cabo a nivel local, nacional y supranacional, y debe armonizarse para evitar que se produzcan graves incoherencias en el tratamiento de los documentos de archivo electrónicos para garantizar su autenticidad. Esta armonización debe hacerse teniendo en cuenta, al mismo tiempo, las diferentes tradiciones y culturas jurídicas nacionales". De nuevo, ¿hasta qué punto se ha conseguido o no?  

La última parte del informe incluye 6 recomendaciones concretas sobre la formación de los archivistas, la necesidad de realizar una encuesta mundial sobre la autenticidad, alcanzar un mayor acuerdo sobre el uso de la terminología, la necesidad de que la UNESCO elabore directrices sobre la preservación de los archivos electrónicos auténticos, la necesidad de que la UNESCO convoque una conferencia mundial de responsables de alto nivel sobre la importancia de los archivos auténticos y la necesidad de asegurar recursos y organizaciones adecuadas para proteger los documentos auténticos.  

¿En qué punto se encuentra este proceso?  

¿Qué encontrarán en este recurso?  

El informe es el resultado del XIV Congreso Internacional del ICA, celebrado en Sevilla (España) en el año 2000, en el que se hizo hincapié en que los archivistas deben garantizar el acceso continuo al contenido y la funcionalidad de los archivos electrónicos auténticos. El Congreso hizo un llamamiento a los archivistas nacionales para que asuman el liderazgo y garanticen la conservación y la accesibilidad de los documentos de archivo auténticos para asegurar los derechos de los ciudadanos a la información pública. Asimismo, la UNESCO ha puesto en marcha varios convenios y recomendaciones internacionales sobre la conservación y la accesibilidad de los documentos auténticos. El establecimiento de normas para preservar los documentos electrónicos auténticos en el ámbito de la cultura y la información se identificó como una tarea importante y universalmente valorada de la UNESCO que es fundamental para su misión. La conferencia destacó que tanto el ICA como la UNESCO comparten un interés común en el almacenamiento a largo plazo de la información electrónica auténtica. Teniendo en cuenta este interés, el ICA y la UNESCO firmaron un acuerdo para que el ICA estudiara la cuestión. Se encargó al ICA que presentara un informe a la UNESCO y que "formulara recomendaciones para la realización de nuevos estudios y proyectos concretos en esta materia con miras a establecer procedimientos jurídicos y técnicos para garantizar la evidencia legal de los documentos electrónicos en (el) caso de la migración de estos materiales--y en (el) caso de la transferencia a instituciones de archivo". (Contrato 403.003.1, de 29 de marzo de 2001).  

El informe aborda los aspectos clave de la importancia de la autenticidad y los factores que afectan a la capacidad de los archivistas para determinar y preservar la autenticidad de un documento. Esto incluye la autentificación, el impacto de las (entonces) nuevas tecnologías y las legislaciones nacionales. Se destacaron los proyectos en curso y se hicieron recomendaciones para lo que ahora es el futuro.  

Descubran el recurso haciendo clic aquí