Reuniones de gobernanza del ICA 2021

El Consejo Internacional de Archivos (ICA) llevó a cabo sus reuniones de gobernanza, incluyendo la Comisión del Programa, entre el 12 y el 20 de octubre. Estas reuniones tuvieron especial importancia, ya que los comités de gobernanza continuaron aprobando e implementando reformas en línea con el plan estratégico del ICA, Empoderando a los Archivos y la Profesión 2021-2024, ratificado por la Asamblea General en 2020. 

Comisión del Programa (PCOM) 

La Comisión del Programa dirige el programa técnico y profesional del ICA, incluyendo los planes de trabajo de los Grupos de Expertos del ICA (como el desarrollo de herramientas y normas, la gestión de proyectos, etc.) y el programa para las Conferencias y Congresos del ICA. Está presidido por el vicepresidente de Programas del ICA y está compuesto por 8 miembros ejecutivos.  

Durante esta segunda reunión del año, se informó a los miembros de la PCOM sobre los resultados de la convocatoria de candidaturas para las elecciones de la PCOM 2021, que fue el primer paso para dejar de lado los nombramientos ejecutivos de la Comisión y pasar a las elecciones entre candidatos autoproclamados. Las elecciones celebradas este año tuvieron como objetivo establecer el nuevo modelo de la PCOM definido como resultado de las conversaciones llevadas a cabo entre 2019 y 2022 sobre las reformas de la membresía de esta Comisión.  

Nuevo modelo de PCOM  

• 7 miembros elegidos en general  
• 3 miembros elegidos que actuarán como enlaces de los programas estratégicos 
• 1 representante de los nuevos profesionales 

La PCOM también se centró en las actividades de los programas profesionales del ICA-PCOM desarrollados en 2021. En cuanto al Programa de África, la Prof. Basma Makhlouf-Shabou, coordinadora del programa francófono, presentó un plan sobre los próximos proyectos para desarrollar las competencias de los formadores y los esfuerzos para establecer un Registro de Expertos Regionales. Para el programa anglófono, se presentaron a la PCOM los planes de colaboración entre el Secretariado del ICA con el Dr. Cleophas Ambira y el Prof. Justus Wamukoya para patrocinar a 165 participantes y permitirles realizar el curso virtual del ICA Introducción a la Gestión Documental. Los participantes patrocinados están afiliados a diferentes instituciones archivísticas y de la gestión documental en más de 5 países.   

Nicola Laurent, coordinadora del Programa de Nuevos Profesionales, comentó sobre la cohorte de Nuevos Profesionales 2020/2021 que actualmente cuenta con 6 nuevos profesionales activos, y sobre el progreso de la evaluación para seleccionar la cohorte 2021/2022. Cécile Fabris, coordinadora del Programa de Mentores, presentó la Convocatoria de Mentores para 2021, cuyo cierre estuvo previsto para finales de octubre.   

Además, Margaret Crockett, responsable del Programa de Capacitación del ICA, presentó la planificación del taller de la conferencia, una actividad paralela a la Conferencia Virtual del ICA 2021. La responsable de formación también ha desarrollado, en colaboración con Nancy Mc Govern, el cuarto curso virtual del ICA sobre la gestión de archivos digitales, cuyo lanzamiento estuvo previsto para el 4 de noviembre, en el Día Mundial de la Preservación Digital. Por último, en 2022 se creará una Comité Consultivo del Programa de Capacitación para ayudar a la responsable de este Programa, y proporcionar asesoramiento estratégico a la PCOM sobre las prioridades para este programa.   

Para 2022, la PCOM ha previsto las siguientes actividades:  

• Convocatoria de ponencias Roma 2022 (noviembre 2021 - marzo 2022)  
• Convocatoria de proyectos PCOM 2022 (enero - marzo 2022)   
• Convocatoria de solicitudes Programa de Nuevos Profesionales 2022 (primer semestre 2022) 
• Convocatoria de Mentores (segundo semestre 2022) 

Esta sesión fue también la última reunión presidida por Normand Charbonneau como vicepresidente de Programas, quien aprovechó la ocasión para ofrecer a los asistentes un resumen de su gestión desde 2016.   

La PCOM tiene previsto celebrar una reunión virtual provisional en marzo (fechas por determinar) y la reunión ordinaria de primavera junto con otras reuniones de gobernanza del ICA los días 16 y 17 de mayo de 2022. 

Consejo Ejecutivo (CE) 

El Consejo Ejecutivo es responsable de implementar las decisiones de la Asamblea General y de supervisar las operaciones de la asociación entre las Asambleas Generales. El Consejo está compuesto por un máximo de 32 miembros, incluidos los oficiales electos junto con los presidentes de los Foros, las Ramas Regionales y las Secciones Profesionales del ICA.  

Mientras el Consejo Ejecutivo consideraba las reformas constitucionales entre 2019-2020, inicialmente se había recomendado reducir el tamaño del Consejo a un máximo de 12 representantes. Sin embargo, el Consejo consideró que, para mantener la representación y la diversidad de voces, no debía reducirse. Al final, se decidió que sería bueno examinar el funcionamiento del CE para crear un órgano de gobernanza más eficiente y eficaz. Se creó un grupo de trabajo después de la reunión del CE de Adelaida 2019 y el grupo entregó su informe final en la reunión que tuvo lugar en octubre de 2021.   

La principal recomendación que los miembros deben conocer se refiere a la creación de dos subcomités: Finanzas y Afiliación, y Comunicación y Alianzas. Los subcomités son órganos consultivos, no pueden tomar ninguna decisión vinculante, siendo estas decisiones competencia del Consejo Ejecutivo para su posterior validación por la Asamblea General. El mandato y la composición de cada uno de los subcomités aún no se han establecido, pero esto ocurrirá durante el primer trimestre de 2022.   

En la reunión de octubre también se debatió la planificación de la sucesión de los oficiales electos, a saber, presidente, vicepresidente (Programas) y vicepresidente (Finanzas). A principios de año se realizó una convocatoria para la Vicepresidencia (Programas), a la que se presentó una candidata, la Sra. Meg Phillips, cuyo nombramiento por aclamación como vicepresidenta (Programas) fue aceptado por la mayoría del Consejo Ejecutivo para su confirmación final por la Asamblea General. La convocatoria para el cargo de vicepresidente (Finanzas) no recibió ninguna candidatura. En consecuencia, se iniciará una nueva convocatoria el próximo año y, por último, se debatió el nombramiento y el proceso para el cargo de presidente, con información más detallada en el informe sobre los procedimientos de la Asamblea General.  

La próxima reunión del Consejo Ejecutivo está prevista para los días 23 y 24 de mayo de 2022. Esta reunión se centrará en la aplicación de las recomendaciones del Grupo de Trabajo del Comité Ejecutivo, junto con un plan para aplicar las reformas constitucionales.  

Asamblea General  

Este año la Asamblea General tuvo lugar el 20 de octubre de 2021 y se dividió en dos sesiones: Ordinaria y Extraordinaria.   

Al comienzo de la Asamblea General Ordinaria, el ICA recordó a sus miembros fallecidos: Sra. Veno Kauaria, Dr. Charles Kecskemeti, Sr. Antoine Lumenganeso Kiobe, Dr. Michael Moss, Sr. Ivan Murambiwa y Dr. Frank Upward.  

Durante la reunión, se abordó un punto importante: la planificación de la sucesión de los oficiales electos, a saber, presidente, vicepresidente (Programas) y vicepresidente (Finanzas). Se anunció que el Sr. Normand Charbonneau dejaba el cargo de vicepresidente (Programas). De esta forma, los miembros eligen a Meg Phillips como su sucesora. El 15 de octubre se lanzó una convocatoria de candidaturas para la Vicepresidencia (Finanzas), a la cual no se recibió ninguna propuesta. Henri Zuber, actual vicepresidente de Finanzas, pide a los miembros que presenten candidatos interesados, recordando que el cargo requiere un buen conocimiento de las normas contables francesas. Por último, el Sr. David Fricker anunció que, aunque se jubila de su cargo de director general de los Archivos Nacionales de Australia en enero de 2022, en aras de la continuidad, completará su mandato como presidente del ICA y dejará este cargo en la Conferencia de Roma de 2022. En junio se lanzará una convocatoria de candidatos.   

Los miembros validaron las cuentas auditadas de 2020 y recibieron información actualizada de todos los oficiales electos sobre las actividades llevadas a cabo en el transcurso de 2021. Para terminar, se ofrecieron actualizaciones sobre las próximas conferencias y congresos del ICA: Conferencia Virtual del ICA (octubre 2021), Conferencia de Roma 2022 (septiembre 2022), Congreso de Abu Dabi (octubre 2023) y Congreso de Barcelona (octubre 2025)  

Una vez finalizados los asuntos ordinarios de la Asamblea General Ordinaria, se inició la Asamblea General Extraordinaria (AGE). Según los Estatutos de 2012, una Asamblea General Extraordinaria sólo puede ser convocada para enmendar los Estatutos, disolver el ICA, distribuir sus activos o fusionar el ICA con otro organismo, véase la sección 3 (a) como referencia.   

En esta AGE se presentaron a los miembros las reformas constitucionales que se habían circulado el 20 de agosto, con un período de comentarios abierto hasta el 10 de septiembre de 2021. Durante la reunión se abordaron los comentarios recibidos y las reformas se sometieron a votación para su aprobación. Las reformas constitucionales fueron aprobadas con el 99% de los miembros presentes con derecho a voto.   

Algunas de las reformas son:  

• Derecho de voto para los miembros de la categoría D  
• El cambio de conferencias anuales a bienales  
• La creación del Foro de Asociaciones Profesionales  
• La actualización de los estatutos y la transferencia de las decisiones relativas al Reglamento Interno de la Asamblea General al Consejo Ejecutivo 

Para ver todas las reformas constitucionales, consulte: https://www.ica.org/es/asamblea-general-del-ica-2021-0 (La documentación sólo está disponible en francés e inglés) 

Los oficiales electos, junto con el Consejo Ejecutivo, trabajarán en un plan de implementación para garantizar que todos los cambios aprobados se apliquen a lo largo de 2022-2023. En caso de tener alguna pregunta al respecto, pueden ponerse en contacto con el Secretariado al correo electrónico ica@ica.org  

Representantes Comité de Gobernanza para 2022 

Comisión del Programa * 

*Please note that PCOM is in a period of transition and this does not constitute the final composition of the commission. There will be a call for nominations that will be sent out in the 2nd Quarter of 2022 to build out PCOM in line with the strategic vision described above. 

Executive Board 

* El puesto de Miembro General D es un nuevo miembro del CE elegido entre los miembros de la categoría D. La convocatoria de candidaturas tendrá lugar a principios de junio de 2022.