Après plusieurs années durant lesquelles des villes allant de Vienne et Uppsala à Dundee et Reykjavik ont accueilli la réunion de milieu d’année de la Section des archives des Universités et des institutions de recherche (ICA / SUV), le bureau de la section a eu le privilège de tenir sa réunion de planification stratégique les 3 et 4 Février 2011 dans les bureaux de Paris du Secrétariat de l’ICA.
 
 
Ce fut  l’occasion d’apprendre à connaître tous les membres du personnel de l’ICA et surtout d’entendre David Leitch et Christine Martinez décrire les développements actuels, et expliquer comment SUV peut travailler dans le sens du développement futur de l’ICA.

 
Dans le cadre du contrôle continu des programmes et des activités de SUV, le bureau de la section (SB) a revu le statut de ses comités, notamment un plan pour renforcer le comité pour la promotion et les publications. Des plans ont été examinés pour la conférence de SUV au mois de juillet 2011 à Edmonton  (Alberta, Canada), ainsi que des options pour la présence des SUV au Congrès 2012 de l’ICA. En outre, il ya eu des discussions préliminaires sur les possibilités pour les conférences de SUV en 2013 (dans l’hémisphère occidental) et en 2014 (nord de l’Europe).
La réunion du bureau de la section à Paris a permis de valider officiellement le vote par courrier électronique utilisé depuis la dernière réunion ordinaire. Ces votes ont approuvé deux séries de lignes directrices : les premières concernant les soumissions de communications pour les conférences annuelles de SUV ; les secondes pour la création d’un Comité d’examen qui examinera de façon anonyme les propositions de communication. Prises ensemble, ces lignes directrices auxquelles viendra prochainement s’ajouter la révision des lignes directrices de SUV pour l’organisation de conférences, permettra à la section de passer à une démarche plus officielle et professionnalisé pour la mise en œuvre de ses programmes de conférences.
Lors de la réunion, les membres du bureau de la section se sont également félicités de la récente publication d’un Manuel sur la gestion et la préservation des documents et des données scientifiques, qui fournit une approche pragmatique avec des études de cas pour élaborer une stratégie de sélection des dossiers de la recherche scientifique. Le guide, disponible pour les membres de l’ICA, est le résultat d’un projet soutenu par la Commission du Programme (PCOM), et constitue la conclusion des travaux du Comité sur les données de la science et de la recherche de SUV (CSRD/SUV), présidé par Renata Arovelius.
Enfin, la réunion du  Bureau  de la section a  passé en revue les futures activités de SUV, notamment l’établissement d’un comité pour gérer le bulletin de la Section nouvellement créé ; la rédaction d’un amendement sur l’inclusivité qui sera présenté à la prochaine réunion de l’Assemblée générale de l’ICA ; enfin le lancement d’un projet visant à créer une base de données en ligne qui fournira facilement des références bio-bibliographiques sur les individus décédés dont la carrière et les réalisations ont apporté des contributions fondamentales à la théorie et la pratique archivistique dans leurs traditions nationales.
Suite à la réunion régulière du Bureau de la section, le Secrétariat de l’ICA et l’Académie des Sciences polonaise à Paris ont accueilli une réunion de travail du groupe de projet SUV sur les dossiers des étudiants ; ce projet financé par la Commission du Programme permettra d’élaborer des lignes directrices pour l’accès aux dossiers des étudiants et leur conservation.