Appel à projets PCOM 2025

Mission de la Commission du Programme (PCOM)

La Commission du Programme (PCOM) est responsable du programme professionnel et technique de l’ICA, coordonnant les activités des branches régionales, des sections professionnelles et des Groupes d’experts, ainsi que le contenu professionnel des congrès et conférences internationaux de l’ICA. 

La PCOM finance des projets en archivistique et gestion des documents soutenant le programme professionnel et le plan stratégique de l’ICA. Elle crée et supervise également des Groupes d’experts dans les principaux domaines d’activité professionnelle, leur fournit des mandats et surveille leur progression. 

La Vice-présidente du Programme est responsable de la PCOM et veille à ce que le programme professionnel et ses initiatives soient alignés sur les objectifs stratégiques de l’ICA. 

Financement des projets de l’ICA

L’ICA propose des financements par l’intermédiaire de la PCOM ou du Fonds International de Développement des Archives (FIDA) – veuillez cliquer sur ce lien pour découvrir les projets plus adaptés au financement FIDA. 

La PCOM examine les demandes de financement de projets jusqu’à un montant total de 5 000 €. Les projets financés peuvent inclure des événements en présentiel ou en ligne, le développement et la publication de ressources, et/ou des activités de sensibilisation. La durée du projet ne peut pas excéder une année civile, de janvier à décembre. 

• Financement maximum : 5 000 €
• Durée maximale du projet : une année civile, de janvier à décembre

Les candidats doivent également obtenir des financements ou des ressources complémentaires d’autres sources.

Éligibilité

Qui peut postuler ?

Le candidat doit être soit :

1.

• Un groupe actif de l’ICA (branche régionale, section professionnelle, Groupe d’experts ou groupe de travail) avec un projet approuvé par ses membres ou un projet en accord avec son plan de travail pour 2025.
• Le responsable du projet doit être membre du comité de pilotage de l’organe de l’ICA ou être approuvé par ce comité.
• Les candidatures proposant des collaborations avec d’autres groupes de l’ICA seront prioritaires en cas de besoin.

Ou

2.

Un membre de l’ICA, ou un membre du personnel d’un membre institutionnel de l’ICA enregistré comme détenteur des droits de l’adhésion de l’institution. Les candidats doivent fournir leur numéro d’adhésion à l’ICA et être à jour de leur cotisation.

Le responsable du projet doit être membre en règle de l’ICA pour l’année du projet.

• Les candidats issus de la base des membres sont fortement encouragés à collaborer avec un groupe de l’ICA. Le soutien d’un groupe de l’ICA est un facteur important dans l’évaluation du projet. Si vous avez besoin d’aide pour identifier une branche, une section ou un groupe d’experts de l’ICA, veuillez contacter l’équipe PCOM à programme@ica.org.

Types de projets encouragés

La PCOM encourage les candidatures qui :

• produisent des outils, produits ou autres activités largement utilisés par d’autres branches régionales, sections professionnelles, Groupes d’experts, groupes de travail et membres de l’ICA, ou par la communauté archivistique mondiale et ses utilisateurs, et/ou qui promeuvent les archives et les professionnels de la gestion des documents ;
• sont interdisciplinaires, impliquant une collaboration avec d’autres professions ;
• adaptent des outils ou produits existants pour des publics différents ou promeuvent l’ICA et ses objectifs dans des zones où le réseau est peu développé.

La PCOM n’encourage pas les candidatures qui :

• ne répondent pas aux critères de candidature ;
• concernent des activités ou opérations normales d’une organisation (par exemple, des projets de numérisation) ;
• ont pour principal objectif de financer une personne ou une autre organisation pour des déplacements, des per diem, des études ou autres.

Règles de financement de la PCOM

• Les dépenses de voyage doivent être limitées et raisonnables. Les vols doivent être en classe Économique ou Économique avec plus d’espace pour les jambes pour des vols de plus de 6 heures. L’hébergement ne doit pas dépasser 160 €/nuit TVA et taxes locales incluses.
• Le financement PCOM ne peut pas être utilisé pour acheter des licences renouvelables ou des outils nécessitant un financement après la fin du projet. Si ces éléments sont essentiels au projet, le plan doit expliquer comment ils seront financés après la fin du projet.
• Le financement PCOM ne peut pas être utilisé pour organiser des événements sociaux, payer des frais de scolarité, des frais d’administration ou toute dépense en dehors de la juridiction du programme professionnel.
• Le mode de réception et de gestion du financement PCOM doit être précisé dans la demande (subvention administrée par le chef de projet via un compte bancaire dédié, remboursement après réalisation du projet et soumission du rapport financier, facturation des dépenses à ICA/PCOM).
• Le candidat (institutionnel ou individuel) recevant les fonds doit être en mesure de signer une charte de projet (voir modèle en Annexe B).

Procédure de candidature

La date limite de soumission du formulaire de candidature est le 7 novembre 2024 à 23h59 CET (heure de Paris). Les candidatures en retard ou incomplètes ne seront pas examinées.

Les résultats de la sélection seront publiés sur le site internet de l’ICA en janvier 2025.

Avant d’envoyer votre candidature, il est important que vous :

• vous renseigniez sur l’ICA et ses objectifs stratégiques et programmes ;
• lisiez les critères d’évaluation afin de savoir ce qui est nécessaire pour une candidature réussie ;
• nous contactiez avant de remplir le formulaire de candidature si vous avez besoin de plus d’informations concernant :
  • comment adhérer à l’ICA ou renouveler votre adhésion,
  • comment mieux aligner votre projet avec les objectifs stratégiques et les travaux de l’ICA,
  • ou si vous avez besoin de notre soutien pour vous mettre en relation avec des projets ou des spécialistes de domaines connexes.
• Complétez le formulaire de candidature en ligne (vous pouvez enregistrer votre candidature en tant que brouillon et la finaliser plus tard dans le délai imparti). Vous recevrez un accusé de réception de l’équipe PCOM dans les 15 jours.

Critères d’évaluation  

La PCOM évalue les candidatures selon trois axes :

1. Orientation stratégique : dans quelle mesure le projet contribuera aux objectifs stratégiques de l’ICA ;
2. Impact du projet : dans quelle mesure le projet soutient le programme de l’ICA, avec une préférence pour les projets soutenant une ou plusieurs priorités ou domaines d’intérêt du programme, ou profitant à un public plus large ;
3. Probabilité de succès : les objectifs et la planification sont-ils réalistes ? Les risques ont-ils été identifiés et pris en compte ? Le projet a-t-il de bonnes chances de succès ?

Pour une explication détaillée des critères et de l’évaluation, voir l’Annexe A – Critères d’évaluation.

Processus d’évaluation

En général, le processus d’évaluation est le suivant :

1. L’équipe PCOM confirme la réception du formulaire de candidature complet dans les deux semaines.
2. L’équipe PCOM procède à une première révision et transmet les candidatures complètes aux membres de la Commission du Programme pour évaluation selon les critères.
   • Nous pouvons demander des informations complémentaires ou solliciter un expert de domaine pour assister à l’évaluation. Sur la base de ces évaluations, la Commission du Programme prend ses décisions de financement.
3. L’équipe PCOM informe les candidats de la décision de la PCOM avant la date limite.

Projets retenus

Les projets retenus seront notifiés en janvier 2025. Le calendrier des projets PCOM est le suivant :

1. L’ICA et le bénéficiaire du financement établissent et signent une charte de projet détaillant les responsabilités partagées de l’ICA et du chef de projet, les livrables et le calendrier, les arrangements financiers, le calendrier des rapports, les droits intellectuels et toute autre condition en fonction de la nature du projet financé ; voir Annexe B – Modèle de charte de projet.
2. L’équipe PCOM ajoute les détails du projet au Registre des Projets et publie un résumé sur le site internet de l’ICA.
3. Le chef de projet soumet des rapports intermédiaires (si nécessaire) et finaux à l’équipe PCOM pour examen par la Commission du Programme. Les points forts de votre rapport seront inclus dans le rapport annuel de l’ICA.
4. Les livrables finaux du projet sont envoyés à l’équipe PCOM pour examen et approbation par la Commission du Programme.
5. Les livrables du projet sont publiés et partagés avec les membres de l’ICA.

Conditions 

Les projets retenus sont soumis à diverses conditions concernant les rapports, les livrables du projet et la publication et/ou le partage des produits finaux. Pour les projets financés par la PCOM, le versement des fonds est soumis aux conditions suivantes :

• soumission d’un rapport par le chef de projet à la fin du projet. Des rapports intermédiaires peuvent également être exigés à des dates spécifiées par la PCOM.
• mise à disposition des livrables du projet, ou d’une partie de ceux-ci, à la PCOM pour publication et/ou utilisation par les branches, Sections, Groupes d’experts, groupes de travail, le Programme de formation et les membres de l’ICA, une fois approuvés par les membres de la PCOM dans toute langue adaptée aux objectifs de l’ICA. Tous les droits intellectuels seront reconnus par les utilisateurs conformément à la politique de l’ICA en matière de droits d’auteur (3). Par défaut, les ressources pour lesquelles l’ICA détient les droits d’auteur sont soumises à la licence Creative Commons Attribution-NonCommercial (CC BY-NC), sauf exception.
• traduction des livrables du projet en français ou en anglais si ces langues ne sont pas celles d’origine. D’autres versions linguistiques sont également les bienvenues.

(1) Veuillez noter que l’ICA ne couvre pas les frais bancaires liés à tout transfert.

(2) Cela signifie que les produits des projets financés par la PCOM peuvent être réservés aux membres de l’ICA dans le cadre des avantages liés à l’adhésion.

(3) Par défaut, les ressources dont l’ICA détient les droits d’auteur sont soumises à la licence Creative Commons Attribution-NonCommercial (CC BY-NC). Cela signifie que les utilisateurs peuvent copier, distribuer et modifier la ressource, à condition que l’utilisation soit non commerciale et que l’attribution nécessaire soit présente. Cela permet également les traductions sans avoir à demander une autorisation et la réutilisation partielle (par exemple, un article dans une revue).

Certaines ressources de l’ICA peuvent être soumises à des licences différentes en raison de facteurs tels que des engagements contractuels. Lorsqu’une exception s’applique à une ressource pour laquelle l’ICA détient les droits d’auteur, les conditions sont décrites sur les pages liées à la ressource et, lorsque cela est possible, intégrées au document.