Le cours part du principe que toutes les archives physiques se dégradent avec le temps et que ceux qui s’en occupent doivent comprendre les agents qui provoquent et accélèrent cette destruction. Pour gérer la préservation des archives, il faut comprendre la composition physique et le format du matériel d’archives, ainsi que les effets voulus et non voulus des solutions potentielles. Les participants apprendront qu’il est non seulement inacceptable de ne prendre aucune mesure pour arrêter ou prévenir les dommages, mais qu’il est également toujours possible de trouver un moyen d’améliorer les soins à donner aux archives dont nous avons la garde. L’entretien des collections est une tâche complexe qui doit être basée sur des priorités soigneusement étudiées et prendre en compte les ressources disponibles. 
Les apprenants découvriront la gestion des risques, les agents de détérioration et les causes de dégradation des archives physiques. Le cours abordera la gamme des supports et formats d’archives, que l’on trouve dans les archives traditionnelles, et les défis que cela pose pour l’entretien des collections. Le bâtiment, l’environnement, la façon dont les archives sont emballées, les rayonnages ainsi que la manipulation et le nettoyage sont couverts en détail. Des sections sont consacrées aux menaces particulières telles que le feu, la sécurité, les insectes, les animaux nuisibles et les moisissures. Le cours examine les options de construction durable ainsi que la surveillance environnementale. 
Le rôle de la conservation et la manière de travailler avec des restaurateurs professionnels sont également abordés. Le cours comprend les examens de l’état des collections, la manière de les réaliser et leur valeur non seulement pour gérer l’entretien des collections, mais aussi pour fournir des preuves permettant de justifier des actions et des ressources. La planification en cas de catastrophe et la politique de préservation sont également abordées. 
Pour en savoir plus sur les résultats d’apprentissage de ce cours en ligne, veuillez consulter la section Téléchargements au bas de cette page.   
 
Composantes du cours  
Les sections incluses dans ce cours sont les suivantes : 
Terminologie et les dix agents de détérioration 
La gestion des risques 
Supports et formats d’archives 
Dégradation des documents d’archives 
Spécifications pour les bâtiments d’archives 
Gérer le bâtiment : Incendie 
Risques et sécurité du bâtiment 
Options pour une construction durable 
Surveillance de l’environnement 
Insectes et animaux nuisibles 
Moisissures 
Manipulation et nettoyage des archives 
Rayonnages d’archives 
Utilisation des contenants 
Restauration 
Examens de l’état des collections 
Planification en cas de catastrophe 
Politique de préservation 
Toutes les sections les plus substantielles comprennent des exercices ou des activités qui ont été conçus pour permettre aux participants de constituer un portfolio de travail qui témoignera de leur apprentissage. Il servira également de base à l’entretien continu de leurs propres archives, en leur fournissant un plan de documentation ainsi que des données sur leurs propres collections. L’ensemble des sections représente un total de 50 heures d’études. Les apprenants disposent de 4 mois pour suivre l’intégralité du cours. Les supports de cours peuvent être téléchargés sur les ordinateurs, smartphones et tablettes et ils nécessitent une connexion internet.  
Le cours est de niveau débutant. Aucune connaissance ou expérience préalable n’est nécessaire pour le suivre et, à la fin du cours, les apprenants auront les connaissances et les compétences nécessaires pour gérer de manière compétente la plupart des aspects de l’entretien des collections d’archives. Les apprenants tireront le meilleur parti de ce cours s’ils travaillent avec des collections d’archives ou s’ils en ont la responsabilité, mais ceci n’est pas une condition d’inscription. 
Ce cours est disponible en anglais et en français. Les apprenants pourront télécharger un certificat d’achèvement à condition d’obtenir un score de 60% ou plus sur tous les quiz. 
 
Qui a développé ce cours ?  
Le cours a été développé et rédigé par Jonathan Rhys-Lewis, ancien président du Groupe d’Experts de l’ICA sur les bâtiments d’archives et l’environnement. Margaret Crockett, responsable de la formation à l’ICA, a édité le cours et a collaboré à l’élaboration des quiz et exercices. L’équipe de traduction française a été dirigée par Claude Roberto assistée de David Rajotte avec des contributions de France Saïe-Belaïsch et Thi-Phuong Nguyen. Le cours a été revu par les membres du Groupe d’Experts de l’ICA sur les bâtiments d’archives et l’environnement et par deux Nouveaux Professionnels.