Date : 2004/5 ( ?)  
Autrice : Maria Ángeles Valle de Juan (Ed.)   
Résumé de la ressource        
Pourquoi l’avons-nous sélectionnée ?   
Nous avons choisi de nous concentrer ce mois-ci sur les sections professionnelles de l’ICA, car nous ne l’avons pas encore fait. Ce sont des ressources très utiles, comprenant un haut degré d’informations techniques. Ce mois-ci, nous avons choisi une ressource de la Section des archives des parlements et des partis politiques (SPP). Dans les mois à venir, nous mettrons en avant les ressources d’autres groupes de l’ICA, notamment les groupes d’experts et les sections régionales.  
Informations générales  
Lors du 14e Congrès international des archives à Séville, une nouvelle commission sur les archives parlementaires et les documents a été élue. Depuis lors, l’un des principaux objectifs de la section a été d’établir des critères et des règlements, créant ainsi des outils communs utilisables par tous les archivistes travaillant avec des collections documentaires de types similaires. L’adoption de lignes directrices pour les critères d’évaluation de nos collections et la production d’un formulaire standard pour l’application de ces critères ont été initiées par la section espagnole de la SPP qui, après ses réunions à Vitoria et Valence, a présenté un projet à la réunion annuelle de la SPP à Madrid en 2003. Celui-ci a été approuvé comme un outil de travail utile pour la standardisation des critères.  
La réflexion sur l’évaluation a nécessité une connaissance approfondie des règlements appliqués dans les institutions parlementaires. L’analyse de la réglementation et du fonctionnement des Parlements a permis d’indiquer les fonctions et les pouvoirs de chaque unité organique. L’objectif de l’évaluation des documents est de les classer en fonction de leur valeur administrative, fiscale et juridique – ainsi que de leur valeur informative et historique – pour les conserver ou les détruire. Le résultat final et l’objectif de la publication est l’outil de travail présenté ici qui vise à rassembler les règles d’évaluation qui devront ensuite être approuvées par les institutions parlementaires. La publication des propositions approuvées au sein de la SPP a pour but de permettre leur application dans toutes les archives appartenant à la Section, afin de promouvoir le prestige et l’importance du rôle des archivistes.   
Que trouverez-vous dans cette ressource ? 
L’importance de l’évaluation des documents parlementaires est identifiée comme étant fondamentale pour le processus démocratique: 
“L’objectif de ce processus doit être de faire en sorte que les chambres législatives ne conservent à long terme que la documentation qu’il convient de stocker et qui, dans l’ensemble, constitue un reflet et un témoignage de l’activité institutionnelle et politique de cette institution au fil du temps. De cette façon, seule la documentation à conserver de façon permanente viendra à faire partie du patrimoine documentaire des sociétés. Il faut également garder à l’esprit que l’objectif de l’évaluation des documents d’une institution démocratique doit être de fournir aux citoyens et à la société en général une information transparente et une compréhension de l’activité parlementaire afin qu’elle puisse être conservée comme la mémoire et le reflet documentaire de cette phase démocratique. »  
La ressource identifie deux principaux types de documents communs à toutes les assemblées législatives : la documentation parlementaire et la documentation administrative. Afin de formuler des recommandations sur la manière d’aborder les documents parlementaires et ceux des partis politiques, la ressource revient sur une discussion théorique des approches de l’évaluation, ancrée dans le travail des pionniers suivants, qui ont tous apporté une contribution distinctive à la théorie et à la pratique de l’évaluation archivistique : Hilary Jenkinson, Theodore Schellenberg, Brian Brothman, Vernon Harris, Terry Cook et Terry Eastward. À ce titre, il examine les théories suivies dans des pays tels que le Canada, les États-Unis, la Grande-Bretagne, l’Australie, l’Allemagne, la France et l’Espagne. Il examine également l’approche adoptée et les recommandations formulées par l’initiative internationale InterPARES pour l’évaluation des documents numériques. Outre l’examen des différentes approches théoriques, il s’appuie sur le travail d’évaluation effectué dans différents contextes organisationnels, notamment les documents des administrations centrales, régionales et locales et des universités.  
La ressource fait des recommandations organisationnelles sur la meilleure façon d’aborder la tâche afin de garantir une participation plurielle et représentative de toutes les parties politiques impliquées. En plus de la participation plurielle, il souligne également l’importance de l’indépendance administrative, en conseillant que :  
« Les institutions parlementaires doivent évaluer leur documentation à la lumière des ordonnances légales du pays et en participant aux organes de sélection des documents créés à cet effet dans chaque région. Néanmoins, il faut garder à l’esprit que les chambres législatives sont couvertes par un système juridique spécial qui leur confère une indépendance administrative, ce qui ne doit pas être un obstacle à la collaboration et à l’accord avec d’autres professionnels. »  
La dernière section de la ressource comprend un modèle de formulaire et un ensemble d’instructions pour compléter l’évaluation et la sélection des documents, ainsi qu’un glossaire détaillé.   
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