Offre d’emploi – Assistant(e) administratif(ve)

ICA Secretariat | 8 July 2019

Offre d’emploi – Assistant(e) administratif(ve) (CDD, temps partiel, 3,5 jours par semaine)

Le Conseil international des archives (ICA) souhaite étoffer son équipe dynamique, engagée et multinationale pour l’épauler dans la gestion administrative et la réalisation de certaines tâches comptables simples. L’ICA est une organisation neutre non gouvernementale, financée par ses membres et dont l’action est liée aux activités de ses membres très divers. Depuis plus de 70 ans, il collabore avec des institutions d’archives et des professionnels à travers le monde pour défendre la protection des archives historiques et pour encourager le dialogue, les échanges et la transmission des connaissances au-delà des frontières nationales. Fort d’environ 1 900 membres provenant de 199 pays et territoires, la vocation du Conseil est de canaliser la diversité culturelle portée par ses membres pour dégager des solutions professionnelles efficaces et faire surgir une profession ouverte aux innovations et aux adaptations.

Le/la candidat(e) retenu(e) dépendra directement du Responsable Administratif et Financier. Il s’agit d’un poste à temps partiel (3,5 jours, soit 24 heures, par semaine) pour une période de trois (3) mois (septembre à décembre 2019), basé à Paris, France, avec possibilité de reconduction. Le salaire mensuel brut s’élève à 1 370 €, auquel s’ajoutent des avantages tels que des tickets restaurant.

 

Pourquoi postuler ?

  • Pour acquérir une expérience de la collaboration internationale
  • Pour développer et parfaire vos aptitudes et compétences
  • Pour pratiquer l'anglais et découvrir de nouvelles cultures
  • Pour avoir l’opportunité de collaborer avec une équipe dynamique et professionnelle

 

Missions :

  • Répondre au téléphone et orienter les appels
  • Gérer les courriels : suivi, réponse et/ou transfert
  • Tenir à jour la base de données des membres de l’ICA
  • Épauler le Responsable Administratif et Financier dans l’élaboration des documents financiers, ainsi que dans la présentation et la vérification des dépenses
  • Collaborer avec le Responsable Administratif et Financier dans la facturation des cotisations des membres et dans la réponse aux questions relatives au règlement de ces cotisations
  • Aider à la coordination des réunions de gouvernance de l’ICA, par exemple en effectuant les réservations de voyage et de séjour, en diffusant des informations et en assurant la mise à jour de l’espace de travail de l’ICA
  • Apporter son concours de manière générale à l’équipe de l’ICA en cas de besoin

 

Qualifications

  • Niveau d’études minimal : Bac + 2 en administration
  • Maîtrise du français et bonne compréhension et expression en langue anglaise
  • Bonnes qualités relationnelles, capacité à travailler tant en équipe que de façon autonome avec un encadrement minimal
  • Au moins trois (3) ans d’exercice à un poste d’assistant(e) administratif(ve), avec une certaine expérience de la comptabilité
  • Connaissance et maîtrise des pratiques administratives et des procédures comptables françaises
  • Excellentes aptitudes en gestion du temps et capacité à hiérarchiser des priorités multiples
  • Connaissance de Word, d’Excel et de PowerPoint et quelques notions en logiciels de comptabilité

 

Pour poser votre candidature, envoyez votre CV et une lettre de motivation à :

M. Philippe Bruneau, Responsable administratif et financier de l'ICA, bruneau@ica.org

Dr Anthea Seles, Secrétaire générale de l'ICA, seles@ica.org