Le Conseil international des archives (ICA) est heureux d’annoncer la réussite de l’atelier de formation sur site de quatre jours Numérisation, préservation numérique et réponse d’urgence pour les collections d’archives menacées, qui s’est tenu à Varsovie, en Pologne, du 16 au 19 septembre 2025. Organisée en partenariat avec l’Institut de la Mémoire nationale, l’Alliance internationale pour la protection du patrimoine (ALIPH) et le Service d’État des archives d’Ukraine, cette initiative renforce les compétences et les réseaux nécessaires à la protection des collections menacées, non seulement en Ukraine, mais aussi dans le monde entier.
Cet atelier en présentiel représente l’aboutissement d’un parcours d’apprentissage et constitue un élément clé d’un projet plus vaste, comprenant également l’élaboration d’un manuel pratique destiné à soutenir davantage le développement professionnel et le partage des connaissances. Il s’inscrit dans la continuité des thèmes et des résultats de la formation de sept semaines tenue entre février et mai 2025, réaffirmant l’engagement de l’ICA, d’ALIPH et de leurs partenaires à renforcer la résilience archivistique de l’Ukraine et à sauvegarder son patrimoine documentaire en période de crise.
Accueilli à l’Institut de la Mémoire nationale — principale institution publique polonaise chargée de la gestion des archives, de la recherche et de la promotion de l’éducation sur l’histoire contemporaine du pays et ses injustices —, l’atelier de formation a réuni 27 participants venus d’Ukraine, des professionnels des archives de l’Institut de la Mémoire nationale, ainsi que des formateurs internationaux dont Amira Aly, directrice exécutive de la Egyptian Heritage Rescue Foundation (EHRF), Andrew Chernevych, archiviste en chef au Galt Museum & Archives, et Maryna Chernyavska, archiviste numérique à la bibliothèque et aux musées de l’Université de l’Alberta. L’objectif était de renforcer l’expertise professionnelle et de favoriser la collaboration autour des défis les plus pressants auxquels sont confrontées les archives aujourd’hui : protéger les collections vulnérables, développer des processus robustes de numérisation et se préparer aux situations d’urgence susceptibles de menacer les documents d’archives.
Un programme ambitieux et collaboratif
Durant quatre jours, les participants ont suivi un programme ambitieux alliant apprentissage théorique et séances pratiques. L’atelier a débuté par des démonstrations de modules de numérisation et d’équipements de numérisation, notamment des postes de travail pour les matériaux en 3D, photographiques et microfilmés. Des pratiques de conservation et des techniques de préservation des documents ont également été présentées, soulignant l’importance d’une manipulation soigneuse avant, pendant et après la numérisation.
Visite de l’Institut de la Mémoire nationale — Équipement de numérisation
La deuxième journée a mis l’accent sur la préparation aux situations d’urgence, avec des séances immersives sur l’analyse de situation, l’évaluation des risques et les pratiques de sauvetage, se concluant par une simulation complète d’évacuation et de réponse d’urgence. Les jours suivants ont abordé les stratégies d’imagerie, les normes de métadonnées et les outils essentiels de préservation numérique, notamment les formats, les processus de validation et les contrôles d’intégrité (fixity checks).
Simulation de réponse et d’évacuation d’urgence — Message de Carlos Serrano Vasquez et de Marzena Kruk (Directrice, Institut de la Mémoire nationale — IPN)
Des visites de sites aux Archives centrales des documents contemporains et aux installations de stockage de l’Institut de la Mémoire nationale ont offert aux participants une occasion précieuse d’observer les infrastructures archivistiques à grande échelle en fonctionnement.
Visite des Archives centrales des documents contemporains
Renforcer la résilience et les réseaux
Les participants ont souligné la pertinence immédiate de l’atelier pour la sauvegarde du patrimoine archivistique, en particulier en période de crise. Anastasiya Kholyavka, de l’Archive des médias urbains du Centre d’histoire urbaine, a mis en avant la valeur de l’apprentissage collaboratif et du réseautage :
Ce type d’apprentissage collaboratif est un outil très efficace… nous avons compris combien la collaboration peut apporter et combien il est précieux de cultiver, soutenir et développer ces liens à l’avenir… Notre expérience peut être intéressante et utile à d’autres, et nous devrions… partager ce que nous apprenons en travaillant dans un contexte de forte menace.
Les formateurs ont également salué le dévouement et l’engagement des participants. Andrew Chernevych, archiviste en chef au Galt Museum & Archives, a déclaré :
Ce qui m’a le plus marqué, c’est la motivation incroyable de tous les participants… ils veulent vraiment apprendre de l’expérience des autres et relier leurs propres expériences à ce qu’ils voient et apprennent… Ce type de formation peut créer des partenariats qui apportent de nouveaux projets, de nouveaux financements et de nouvelles opportunités de développement professionnel.
Ces témoignages soulignent l’impact durable de l’atelier — non seulement dans le développement des compétences techniques, mais aussi dans le renforcement d’un solide sentiment de solidarité professionnelle et de mission partagée parmi les archivistes œuvrant à la protection du patrimoine culturel en période de crise.
Perspectives des partenaires : renforcer le leadership archivistique et la collaboration régionale
La formation sur site a également été saluée par les institutions partenaires pour le renforcement de leur mission et de leur rôle de leader régional dans la préservation archivistique. Marzena Kruk, directrice de l’Institut de la Mémoire nationale (IPN), a souligné l’importance de cette collaboration :
Cette coopération s’inscrit parfaitement dans la mission de l’Institut de la Mémoire nationale, qui œuvre depuis longtemps activement à la protection, à la collecte, à la préservation et à la numérisation des ressources archivistiques. L’IPN, en tant qu’institution reconnue en Pologne et à l’étranger, partage son expérience et ses infrastructures avec des partenaires étrangers, notamment avec les institutions de la diaspora polonaise, soutenant ainsi les efforts conjoints pour préserver le patrimoine historique et promouvoir les bonnes pratiques en matière de gestion moderne des archives.
Notre tâche ne consiste pas seulement à sécuriser les collections archivistiques, mais aussi, en en garantissant l’accès, à contribuer activement à la commémoration des victimes et à leur restitution. Nous visons également à éduquer et à raconter l’histoire et les expériences de la nation polonaise dans sa lutte contre les systèmes totalitaires. Aujourd’hui plus que jamais, en ces temps très tendus — que certains comparent à l’époque d’avant-guerre —, il est particulièrement important de rappeler ces expériences. Des projets comme celui-ci nous aident à accomplir cette mission.
Oleksandr Lashko, directeur de la transformation numérique du Service d’État des archives d’Ukraine (SASU), a souligné l’importance de cette collaboration pour le secteur archivistique ukrainien :
La coopération entre l’ICA/ALIPH et le Service d’État des archives d’Ukraine (SASU) est d’une importance cruciale pour la protection des archives ukrainiennes. Le séminaire de Varsovie est devenu une plateforme puissante de formation avancée. Les spécialistes ukrainiens ont démontré un intérêt exceptionnel et un haut niveau de préparation à la mise en œuvre. Les connaissances acquises soutiennent directement les priorités du SASU en matière de numérisation, de préservation et d’accessibilité. Le message principal entendu par l’Ukraine : il est nécessaire d’intégrer immédiatement les pratiques internationales et de renforcer la préparation aux crises. Grâce à la forte motivation des participants, dès Varsovie, les archivistes ukrainiens ont convenu d’une réunion distincte en Ukraine dédiée à la planification détaillée et à la mise en œuvre de toutes les compétences et connaissances acquises lors du séminaire. Cela garantira l’utilisation la plus efficace possible de l’aide internationale.
Ces réflexions mettent en lumière la vision partagée de l’ICA, d’ALIPH, de l’IPN et du SASU : renforcer les capacités archivistiques, protéger le patrimoine documentaire menacé et construire des cadres durables de collaboration internationale pour la protection de la mémoire culturelle.
Vers l’avenir
Au-delà des compétences pratiques, la formation a créé un espace d’échange entre pairs, permettant aux participants d’affiner leurs projets de numérisation avec les conseils d’experts tout en tissant des réseaux professionnels dépassant les frontières. L’ICA reste engagé à soutenir les institutions et les professionnels des archives à travers des initiatives de renforcement des capacités, de plaidoyer et de partage des connaissances. La formation de Varsovie représente une étape essentielle dans le développement de systèmes archivistiques résilients et dans la garantie que les collections menacées soient non seulement préservées, mais également rendues accessibles aux générations futures.
Pour plus d’informations sur le projet, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : programme@ica.org.
