L’accès non accompagné aux zones de stockage contenant des documents de grande valeur doit être limité à quelques employés autorisés ayant fait l’objet de vérifications appropriées de leurs antécédents.
Il faut tout mettre en œuvre pour réduire la nécessité d’accéder aux documents de grande valeur. L’accès ne doit être permis que lorsque la consultation du document original est indispensable. Dans tous les autres cas, l’accès doit être fourni aux chercheurs ou autres demandeurs par le biais d’images numériques des documents. Des critères doivent être établis pour justifier l’accès aux documents originaux lorsqu’il existe des substituts numériques disponibles.
Les personnes autres que les employés autorisés doivent être accompagnées en permanence par un membre du personnel autorisé à avoir un accès non accompagné à la zone de stockage ou aux documents de grande valeur.
Toutes les personnes entrant dans la zone de stockage des documents de grande valeur doivent signer à l’entrée et à la sortie sur une feuille de présence officielle. Cette documentation doit être conservée afin de pouvoir déterminer qui a eu accès à la zone sécurisée et à quelles dates.
