- Les archives ont le devoir d’assurer la disponibilité et la préservation à long terme de nos collections pour les générations futures, et un devoir tout aussi important d’encourager l’accès et l’utilisation des documents placés sous notre responsabilité dans des environnements où chacun se sente bienvenu. Les procédures de sécurité pour les espaces accessibles au public doivent être conçues en tenant compte de cet équilibre.
- Le personnel des salles de lecture doit être présent en permanence pour superviser et surveiller toute utilisation des documents d’archives par le public.
- Les chercheurs doivent compléter un processus d’inscription avant d’entrer dans une salle de lecture, comprenant la présentation d’une pièce d’identité officielle avec photo et coordonnées ; la participation à une séance d’orientation couvrant les règles de la salle de lecture, les risques de perte ou de détérioration des fonds, les activités de surveillance et les sanctions en cas de vol ; et la délivrance d’une carte de lecteur.
- Un processus formel d’enregistrement de la remise et de la restitution des documents aux chercheurs doit servir de mécanisme de suivi pendant leur utilisation. Cette documentation doit être conservée pendant une période définie. Cela permettra au personnel des archives de déterminer quel chercheur a consulté quels documents à une date précise dans la salle de lecture, en cas d’enquête ou autre besoin.
- Les chercheurs doivent être tenus de rendre les documents au personnel chaque fois qu’ils quittent la salle de lecture afin de s’assurer que les documents ne soient jamais laissés sans surveillance.
- Le personnel des salles de lecture doit inspecter les notes, copies, ordinateurs portables, scanners et autres effets personnels avant qu’un chercheur ne puisse les emporter hors de la salle ou de l’établissement, afin de garantir qu’aucun document original n’y soit mélangé (contrôles de sortie).
- Des obligations et procédures de signalement doivent être mises en place pour le personnel en cas de suspicion de vol, vandalisme ou mauvaise manipulation des documents par un chercheur.
- La couverture des salles de lecture par des caméras de sécurité/CCTV doit être envisagée, en particulier dans les salles où des documents de grande valeur sont communiqués aux chercheurs.