Les règles régissant la manipulation physique des documents sont essentielles pour aider à prévenir la perte ou la détérioration des pièces.
Les chercheurs ne doivent retirer qu’un seul carton à la fois, n’utiliser qu’un seul dossier de ce carton à la fois, et maintenir les documents dans l’ordre dans lequel ils ont été servis afin d’éviter qu’ils ne soient mal classés.
Le personnel autorisé et/ou les chercheurs doivent faire preuve d’une extrême prudence lorsqu’ils retirent des attaches ou des agrafes des documents dans une salle de lecture.
S’appuyer sur les documents, écrire dessus, les replier, les décalquer ou toute autre manipulation susceptible de provoquer des dommages ne doit pas être autorisé.
Il faut maintenir une salle de lecture propre et sécurisée en interdisant les objets qui peuvent représenter une menace pour les documents, tels que nourriture/boissons, stylos, ciseaux, etc., ou qui pourraient être utilisés pour voler des documents, tels que vêtements d’extérieur, sacs, etc.
