Pour la ressource du mois, nous avons voulu mettre en avant une ressource créée par le Comité des questions juridiques relatives aux archives du Conseil international des archives, désormais connu sous le nom de Groupe d’experts sur les affaires juridiques, intitulée Authenticité des archives électroniques, un rapport de l’ICA à l’UNESCO.
Nous avons rédigé un bref résumé de cette ressource pour vous donner une idée de son contenu ainsi que de la raison pour laquelle elle a été choisie.
Résumé de la ressource
Pourquoi l’avons-nous choisie ?
La Journée mondiale de la conservation numérique a été célébrée le 3 novembre de cette année. Dès le départ, la question de l’authenticité a été, et reste, l’un des principaux défis de la préservation numérique. Ce rapport a été écrit il y a exactement 20 ans ce mois-ci. Le fait de le mettre en avant en tant que ressource du mois donne aux lecteurs l’occasion de réfléchir à ce qui a été accompli dans ce domaine au cours de ces 20 années.
Une réflexion sur le rapport peut montrer dans quelle mesure il est toujours valable et doit être abordé, tout en évaluant le chemin parcouru par les archivistes et les améliorations apportées à la situation depuis lors. Concrètement, le rapport peut être utilisé comme un outil de réflexion sur la situation spécifique des pays de chaque lecteur, car les progrès réalisés diffèrent d’un pays à l’autre.
La première section du rapport traite de la toute nouvelle norme internationale ISO 15489-1 (septembre 2001), Information et documentation – Gestion des documents, qui a été élaborée pour « …qu’une attention et une protection appropriées soient accordées à tous les documents, et que les preuves et les informations qu’ils contiennent puissent être retrouvées de manière plus efficace et effective, en utilisant des pratiques et des procédures standardisées ».
Comment s’est déroulée l’expérience de 20 ans de mise en œuvre de la norme, et a-t-elle répondu à ses attentes en matière de protection des documents électroniques authentiques ?
La section suivante du rapport concerne la technologie, arguant que « Dans un environnement électronique, les points faibles menaçant l’authenticité sont plus nombreux que pour les documents « classiques » et des mesures plus complexes sont nécessaires pour préserver l’authenticité dans un environnement électronique. La migration de l’information électronique d’un support à un autre est un exemple des problèmes de préservation plus complexes. Ce traitement plus complexe des documents met en danger leur authenticité et exige que l’on fasse davantage pour la protéger […] Cela […] met sous pression des valeurs juridiques aussi traditionnelles que l’authenticité. Les nations et les archivistes doivent s’adapter à ces pressions. » Dans quelle mesure « les nations et les archivistes » se sont-ils adaptés à ces « pressions » au cours des 20 dernières années ?
La troisième section porte sur un questionnaire qui aborde les législations archivistiques et autres mesures en place autour de l’authenticité. Il conclut que « l’authenticité d’un bon archivage électronique exige de s’assurer que les processus opérationnels électroniques impliquent systématiquement la saisie des documents nécessaires pour les documenter ; de concevoir des systèmes électroniques qui saisiront des documents authentiques ; de s’assurer que l’intégrité des documents électroniques est maintenue en toute sécurité ; de s’assurer que les documents électroniques créés et saisis maintenant resteront accessibles et utilisables aussi longtemps qu’ils seront nécessaires ; et de créer une culture de l’archivage ; et de créer une culture de l’archivage parmi les cadres et les travailleurs ». Dans quelle mesure ces aspirations ont-elles été réalisées au cours des vingt années qui se sont écoulées depuis la rédaction du rapport, et étaient-elles adaptées aux tâches à accomplir ?
Le rapport reconnaît ensuite l’existence de nombreuses initiatives importantes en matière de recherche et de législation dans ce domaine, mais « il n’y a pas suffisamment de coopération ou de liens entre le législateur et le chercheur. Cela signifie que le législateur ne peut pas bénéficier des résultats de ces projets ». Ces préoccupations ont-elles été prises en compte dans différents pays ?
La toute dernière partie du rapport comprend six recommandations concrètes concernant la formation des archivistes, la nécessité d’une enquête mondiale sur l’authenticité, l’obtention d’un accord plus large sur l’utilisation de la terminologie, la nécessité pour l’UNESCO d’élaborer des lignes directrices sur la préservation des documents électroniques authentiques, la nécessité pour l’UNESCO d’organiser une conférence mondiale de décideurs de haut niveau sur l’importance des documents authentiques, et la nécessité de garantir des ressources et des organisations adéquates pour protéger les documents authentiques.
Où en sommes-nous dans ce processus en cours ?
Que trouverez-vous dans cette ressource ?
Ce rapport est le résultat du XIVe Congrès international de l’ICA, qui s’est tenu à Séville, en Espagne, en 2000, et qui a souligné que les archivistes doivent garantir un accès permanent au contenu et aux fonctionnalités des documents électroniques authentiques. Le Congrès a demandé aux archivistes nationaux de prendre l’initiative d’assurer la préservation et l’accessibilité des documents authentiques afin de garantir les droits des citoyens en matière d’information publique. De même, l’UNESCO a lancé plusieurs conventions et recommandations internationales concernant la préservation et l’accessibilité des documents authentiques. L’établissement de normes pour préserver les documents électroniques authentiques dans le domaine de la culture et de l’information a été identifié comme une tâche importante et universellement reconnue de l’UNESCO, qui est au cœur de sa mission. La conférence a souligné que l’ICA et l’UNESCO partageaient un intérêt commun pour le stockage à long terme de l’information électronique authentique. Avec cet intérêt en tête, l’ICA et l’UNESCO ont conclu un accord pour que l’ICA étudie la question. L’ICA a été chargé de faire un rapport à l’UNESCO et de « formuler des recommandations pour des études ultérieures et des projets concrets dans ce domaine en vue d’établir des procédures juridiques et techniques pour assurer la preuve juridique des documents électroniques dans (le) cas de la migration de ces matériaux – et dans (le) cas du transfert aux institutions d’archives ». (Contrat 403.003.1, daté du 29 mars 2001).
Le rapport traite des aspects clés de l’importance de l’authenticité, et des facteurs qui affectent la capacité des archivistes à déterminer et à préserver l’authenticité d’un document. Cela inclut l’authentification, l’impact des (ce qui était alors) nouvelles technologies, les législations nationales. Il met en lumière les projets en cours et formule des recommandations pour ce qui est désormais l’avenir.
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