Réunion de printemps du comité directeur de la section des Associations professionnelles (SPA), Berlin, mai 2018

Le comité directeur de la section des Associations professionnelles de l’ICA, élu pour un mandat de quatre ans, représente l’ensemble des associations d’archivistes et/ou de records managers membres de l’ICA, et, par conséquence, l’ensemble des membres de ces organisations. Les activités de SPA sont donc centrées sur le soutien à ces associations.

Pour la première fois, tous les membres du comité directeur ont été en mesure d’assister à la réunion de Berlin, du 22 au 25 mai 2018. Ainsi ont pu être inclus aux groupes de travail et aux discussions les points de vues de collègues issus de douze pays (Allemagne, Chili, Chine, Espagne, États-Unis, France, Israël, Canada, Pays-Bas, Norvège, Pologne et Sénégal), et d’autant d’organisations.

Les discussions ont suivi la trame du plan d’activités de SPA, en se concentrant sur les points suivants :

1. Position et actions de SPA au sein de l’ICA; 2. Conception et préparation d’un atelier lors de la conférence annuelle de l’ICA à Yaoudé (novembre 2018), et stratégie de SPA en direction des pays africains; 3. Stratégie et communication de SPA au sein de l’ICA, 4. Conception d’une boîte à outils pour assurer le succès d’un « elevator pitch » (ou « boniment d’ascenseur »); 5. Conception et préparation du prochain Festival du film de SPA (2019)

1. Le comité directeur de SPA a discuté de la position institutionnelle de SPA au sein des structures de l’ICA, qui semble aujourd’hui pour le moins complexe, et partiellement non transparente, ce que reflète la structure même du site Internet de l’ICA. Par ailleurs, les conditions d’établissement d’une section et des groupes d’experts ne sont pas uniformes, ni suffisamment claires. Il est manifeste que les structures et l’organisation doivent être revues dans de nombreuses associations (d’archivistes) et organisations non-gouvernementales. Le comité directeur de SPA est d’avis qu’une telle discussion est nécessaire au sein de l’ICA : il est par exemple suggéré de renforcer la position de la section des Associations professionnelles.

2. Depuis 2012, l’Afrique est une thématique jugée prioritaire pour l’ICA. Le « Programme Afrique » promeut le soutien aux archivistes, aux archives et aux associations œuvrant dans le domaine sur le continent. Dans ce contexte, il est souhaitable que les collèges africains et leurs problématiques spécifiques soit davantage intégrées aux activités de l’ICA (https://www.ica.org/en/our-professional-programme/africa-programme). C’est pourquoi la prochaine conférence annuelle de l’ICA est organisée à Yaoundé (Cameroun), et c’est pourquoi il est crucial que les archivistes et records managers de par le monde répondent à cette invitation. Le comité directeur de SPA contribuera lui aussi à la conférence en proposant un atelier portant sur la gouvernance d’une association. Il est prévu qu’archivistes et records managers y exposent des méthodes et des outils, par exemple pour organiser une conférence ou des élections. Les autres thématiques porteront sur les modalités de création d’une association, le renforcement des réseaux et coopérations, ou les manières de faire du lobbying. Alassane Ndiath a souligné que devrait y être aussi examinés les moyens de mieux faire travailler les associations d’archivistes du continent africain entre elles, et avec les Archives nationales. Le comité directeur de SPA proposera sans doute un atelier complémentaire au Sénégal en 2019. La stratégie africaine de SPA a pour but la promotion des échanges entre institutions et collègues africains et non-africains, et le développement des collaborations. A l’heure actuelle, la situation est largement caractérisée par l’ignorance : il existe dans les pays africains un grand manque de connaissance entre personnes, institutions, organisations et méthodes professionnelles. Ces deux ateliers permettrons, espérons-le, de réduire cette lacune.

3. Un autre grand point traité lors de cette réunion consistait dans l’innovation et le développement des échanges et de la communication entre SPA et les organisations d’archivistes et leurs membres. Les éléments premiers de cette stratégie de communication sont le site web de SPA, nouvellement structuré, accessible depuis la page d’accueil du site de l’ICA, et la parution – plus ou moins – régulière de la lettre d’information, envoyée au format PDF par courriel. Le comité directeur a discuté de l’opportunité de publier les nouvelles sur un blog plutôt que via une lettre d’information. Étant donné que le site ne permet pas pour l’instant de tenir un blog, la décision a été prise de publier les « Nouvelles » sur le site https://www.ica.org/fr/spa. En complément, la parution de nouveaux articles sera signalée par message électronique. Comme le sait toute personne familière des questions de relations publiques, toute stratégie de communication doit être fréquemment revue : le comité directeur adresse donc ses remerciements anticipés pour toute idée, suggestion ou réaction.

4. Par ailleurs, un petit groupe de travail s’est penché sur la conception d’une boîte à outils pour l’« elevator pitch » (ou boniment d’ascenseur). Comme vous le savez sans doute, SPA a publié une brochure destinée aux archivistes et records managers sur ce thème (https://www.ica.org/fr/boniments-d-ascenseur). Il s’agit en fait de toute situation de communication brève et dense (par exemple dans un ascenseur, lors une soirée ou d’une rencontre fortuite dans la rue), au cours de laquelle un individu est en mesure de convaincre un autre sur des questions d’importance, par exemple pour la mise en place d’un records management correct, ou l’augmentation du budget d’un service d’archives. De petits groupes ont travaillé sur des cas pratiques et ont présenté leur « boniment d’ascenseur » durant l’atelier proposé par SPA lors de la conférence annuelle de l’ICA à Mexico en 2017. La prochaine étape est de publier une série de méthodes, outils et exemples afin d’encourager les professionnels à développer des « boniments d’ascenseur », et ainsi renforcer leur lobbying : la « Boîte à outils du boniment d’ascenseur ».

5. Enfin, le comité a échangé sur le prochain Festival du film de SPA, prévu pour 2019. Son annonce a été publiée : https://www.ica.org/fr/annonce-de-la-2e-edition-du-festival-du-filmsur-l.... SPA invite tout spécialement les jeunes professionnels à contribuer. Nous attendons vos films ! En marge des rencontres officielles, les échanges sur les évolutions dans le monde des archives et du record management, mais aussi au sein des organisations membres de SPA, ont été animés : on a ainsi appris que ne nombreuses associations réfléchissent à leur attractivité (ou à comment être « sexy ») auprès de collègues afin de les impliquer, et aussi à rendre leurs rencontres et conférences « cool » ou davantage innovantes. De plus, les stratégies de relations publiques doivent être révisées périodiquement, et doivent s’efforcer d’intégrer des non-archivistes comme des DSI, des techniciens ou des administratifs aux Archives – et donc à élargir leur audience.

Durant cette semaine berlinoise, le comité directeur de SPA a visité l’Administration pour les documents de la STASI (https://www.bstu.bund.de/DE/Home/home_node.html) et les archives de l’Académie des Arts où les réunions se déroulaient (https://www.adk.de/). Que les Dr Ragna BODEN et Torsten MUSIAL soient remerciés !

C’est maintenant une tradition que l’équipe de SPA rencontre des étudiants en archivistique à l’occasion de sa réunion de printemps. Cette fois-ci, nous avons visité l’Université des Sciences appliquées de Posta (https://www.fh-potsdam.de/studieren/fachbereiche/). Le Pr Dr Michael SCHOLZ (également membre du bureau de l’Association des archivistes allemands) a invité les membres du comité directeur à une présentation du cursus d’études en archivistiques et sciences de l’information. Même si de nombreux étudiants étaient davantage attirés par le versant historique du métier, ils se sont montrés très intéressés par les discussions et les évolutions actuels, par exemple les relations entre records managers au sein des administrations et les Archives, ou par l’évolution de la profession dû aux nouvelles technologies. Bien sûr, les membres du comité directeur ont encouragé ces futurs archivistes à devenir membres d’associations professionnelles.

Vous pouvez consulter (en version originale) les rapports en ligne sur les sites Internet de l’association norvégienne (http://arkivrad.no/aktuelt/reisebrev-fra-spa-mote-i-berlin), sur le blog de l’association allemande (https://www.vda-blog.de/blog/2018/05/28/treffen-des-steeringcommittee-sp...) et sur le blog de l'association catalane (https://arxivers.com/ladada/cronica-de-la-reunio-del-comite-executiu-de-...). Et ci-dessous vous pouvez trouver la rapport de l'association chilienne.

Bettina Joergens, mai-juin 2018

 

Spa Meeting in Berlin report

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