Les réunions des instances de gouvernance du Conseil International des Archives (ICA), y compris celle de sa Commission du Programme, se sont déroulées du 12 au 20 octobre 2021. Elles revêtaient une importance particulière dans la mesure où ces instances étaient appelées à poursuivre la validation et la mise en œuvre des réformes de l’association conformément à son plan stratégique Renforcer les archives et la profession 2021-2024, adopté par l’Assemblée générale de 2020.
Commission du Programme
La Commission du Programme pilote le programme technique et professionnel de l’ICA qui comprend, entre autres, les plans de travail des groupes d’experts (élaboration d’outils et de normes, gestion de projets…) ainsi que le programme des conférences et congrès de l’ICA. La présidence de la Commission est assurée par le Vice-président (Programmes) de l’ICA et compte huit membres exécutifs.
Durant cette réunion de la Commission, la deuxième de l’année, les membres ont été informés des résultats de l’appel à candidatures pour les élections de la PCOM, qui a été lancé en 2021. Cet appel constituait la première étape de la transition entre des nominations émanant de l’exécutif et un système d’élections s’effectuant à partir de candidatures spontanées. Les élections de cette année visaient à mettre en œuvre le nouveau modèle élaboré à la suite des échanges sur la Réforme de la composition de la PCOM à mettre en place entre 2019 et 2022.
Nouveau modèle de la PCOM
7 membres élus parmi l’ensemble des adhérents de l’ICA ;
3 membres élus pour assurer le lien avec chacun des volets du programme ;
1 membre représentant les « Nouveaux professionnels ».
La PCOM s’est également penchée sur les activités découlant des programmes professionnels de l’ICA-PCOM mis en place en 2021. Dans le cas du Programme pour l’Afrique, la professeure Basma Makhlouf Shabou, coordonnatrice du volet francophone, a présenté les événements à venir concernant la formation continue des formateurs ainsi que les efforts menés pour créer un Registre d’experts régionaux. Côté anglophone, l’assistance a été informée du projet de collaboration entre le Secrétariat de l’ICA, le docteur Cleophas Ambira et le professeur Justus Wamukoya qui a pour objectif de permettre à 165 personnes parrainées provenant de différentes institutions d’archivage et de gestion documentaire présentes dans plus de cinq pays de participer à la formation en ligne de l’ICA « Introduction à la gestion de l’archivage ».
Nicola Laurent, Coordonnatrice du programme Nouveaux professionnels, a fait mention de la promotion NP 2020/2021, qui compte actuellement six membres actifs, et a fait le point sur la sélection des candidatures de la promotion 2021/2022. Ensuite, Cécile Fabris, Coordonnatrice du programme de mentorat, a présenté l’appel à mentors 2021, dont la date de clôture était fixée fin octobre.
En outre, Margaret Crockett, Responsable formations de l’ICA, a décrit le programme des ateliers se tenant en marge de la Conférence virtuelle 2021 de l’ICA. En binôme avec Nancy McGovern, elle a également élaboré un quatrième cours en ligne sur le thème de la Gestion des archives numériques dont le lancement était prévu le 4 novembre, date qui marque également la journée internationale de la conservation numérique. Enfin, un comité consultatif sera créé en 2022 pour épauler la Responsable formations et conseiller la PCOM sur les domaines à privilégier dans le cadre du programme de formations.
Pour l’année 2022, la PCOM a prévu les actions suivantes :
Appel à contributions pour la conférence de Rome 2022 (novembre 2021 – mars 2022)
Appel à projets PCOM 2022 (janvier – mars 2022)
Appel à candidatures pour le programme Nouveaux professionnels 2022 (premier semestre 2022)
Appel à mentors (second semestre 2022)
C’était également la dernière séance de la PCOM présidée par Normand Charbonneau en tant que Vice-président (Programmes), qui a par ailleurs profité de cette occasion pour résumer les actions réalisées au cours de son mandat depuis 2016.
Le PCOM prévoit une réunion virtuelle intérimaire en mars (dates à déterminer) et la réunion régulière de printemps en conjonction avec les autres réunions de gouvernance de l’ICA les 16 et 17 mai 2022.
Comité exécutif (CE)
Le Comité exécutif est chargé de la mise en œuvre des décisions prises par l’Assemblée générale et de la surveillance du bon fonctionnement de l’association entre deux assemblées générales. Le Comité est composé d’au maximum 32 membres comprenant les Officiers élus et les Présidents de forums, des branches et des sections de l’ICA.
Lorsqu’en 2019 et 2020, le Comité exécutif s’était penché sur la réforme des statuts de l’association, il avait été recommandé de réduire la taille du Comité à 12 représentants au maximum. Toutefois, le Comité s’est finalement prononcé en faveur du maintien du nombre actuel de sièges afin de garantir une bonne représentativité et une diversité de perspectives. Par ailleurs, il a convenu de la nécessité d’examiner le fonctionnement du CE en vue d’améliorer sa performance et son efficacité. Un groupe de travail constitué dans cette optique à l’issue de la réunion du CE d’Adélaïde en 2019 a présenté son rapport définitif lors de la réunion d’octobre 2021.
La principale recommandation à retenir de ce rapport est la création de deux sous-comités : un sur le thème des finances et adhésions, l’autre ayant pour objet la communication et les partenariats. Ces deux organes, à caractère consultatif, ne sont pas autorisés à prendre de décisions contraignantes, de telles décisions étant du ressort du Comité exécutif qui doit ensuite les soumettre à l’Assemblée générale pour validation. Le mandat et la composition de ces deux sous-comités n’ont pas encore été établis de manière définitive, mais seront définis pendant le premier trimestre 2022.
Autre point à l’ordre du jour de la réunion d’octobre : la désignation de nouveaux officiers élus, à savoir les personnes appelées à reprendre les rôles de Président, de Vice-président (Programmes) et de Vice-président (Finances). Lors de l’appel à candidatures pour le poste de Vice-président (Programmes) lancé un peu plus tôt dans l’année, une seule candidate, Mme Meg Phillips, s’était présentée, et une majorité des membres du CE a validé cette candidature par un vote par acclamation. Cette proposition devait néanmoins être entérinée par l’Assemblée générale. En revanche, personne n’ayant répondu à l’appel à candidatures pour le poste de Vice-président (Finances), un nouvel appel sera lancé début 2022. Finalement, le Comité a échangé sur le processus de nomination et de désignation d’un nouveau président. Vous retrouvez plus d’informations à ce sujet dans le compte-rendu de l’Assemblée générale présenté ci-après.
Les dates fixées pour la prochaine réunion du Comité exécutif sont les 23 et 24 mai 2022. L’ordre du jour portera essentiellement sur la mise en œuvre des recommandations du groupe de travail sur la réforme du CE et l’élaboration d’un plan relatif à l’application des modifications apportées aux statuts.
Assemblée générale
Cette année, l’Assemblée générale s’est tenue le 20 octobre 2021. Deux séances ont eu lieu : une assemblée ordinaire et une assemblée extraordinaire.
L’Assemblée générale ordinaire s’est ouverte sur un hommage aux membres récemment disparus : Mme Veno Kauaria, le Dr Charles Kecskemeti, M. Antoine Lumenganeso Kiobe, le Dr Michael Moss, M. Ivan Murambiwa et le Dr. Frank Upward.
Un des principaux points abordés lors de cette séance concernait la préparation de la succession des Officiers élus sortants, à savoir le Président, le Vice-président (Programmes) et le Vice-président (Finances). Le Vice-président (Programmes), M. Normand Charbonneau quittant ses fonctions, les membres ont procédé à l’élection de Mme Meg Phillips pour lui succéder. L’appel à candidatures au poste de Vice-président (Finances) a été clôturé le 15 octobre mais s’est soldé par un échec. L’actuel Vice-président (Finances), M. Henri Zuber, a invité toute personne intéressée à se faire connaître, tout en rappelant que la fonction nécessitait une bonne connaissance des règles comptables françaises. Enfin, M. David Fricker a annoncé que, bien qu’il prenne sa retraite de son poste de directeur général des Archives nationales d’Australie en janvier 2022, dans l’intérêt de la continuité, il achèverait son mandat de président de l’ICA et quitterait ce poste lors de la conférence de Rome en 2022, et un appel à candidatures sera lancé en juin.
L’assemblée a approuvé les comptes de 2020 dument vérifiés ainsi que les comptes rendus d’activité des différents Officiers élus pour 2021. Pour finir, un rappel a été fait sur les conférences et les congrès de l’ICA à venir : Conférence virtuelle de l’ICA (octobre 2021), Conférence de Rome 2022 (septembre 2022), Congrès d’Abou Dhabi (octobre 2023) et Congrès de Barcelone (octobre 2025)
L’Assemblée générale ordinaire a été immédiatement suivie d’une Assemblée générale extraordinaire. Conformément aux statuts de 2012, les assemblées générales extraordinaires ne peuvent être convoquées que dans le but de valider des modifications à apporter aux statuts, d’acter la dissolution de l’association, d’en ventiler les actifs ou de décider de la fusion de l’ICA avec une autre instance (voir section 3 (a)).
Durant cette Assemblée extraordinaire, l’assistance a pris connaissance des propositions de réforme des statuts contenues dans un document diffusé le 20 août, qui laissait aux membres jusqu’au 10 septembre 2021 pour formuler leurs commentaires. Pendant cette séance, les commentaires reçus ont été passés en revue, et les différentes propositions de réforme ont ensuite été soumises à l’approbation de l’assemblée. Ces propositions ont été accueillies favorablement par 99 % des membres présents disposant du droit de vote.
Les réformes ainsi approuvées concernent, entre autres :
l’octroi du droit de vote aux membres de la catégorie D ;
l’organisation des conférences à un rythme bisannuel au lieu d’annuel ;
la création du Forum des associations professionnelles ;
la mise à jour des statuts indiquant un transfert du pouvoir décisionnel de l’Assemblée générale au Comité exécutif en ce qui concerne le règlement intérieur.
Pour plus de détails sur la réforme des statuts, voir : https://www.ica.org/fr/assemblee-generale-de-l-ica-2021-0
Les Officiers élus et le Comité exécutif vont désormais se pencher sur l’élaboration d’un plan permettant la mise en œuvre au cours des années 2022 et 2023 de toutes les modifications prévues. Pour toute question, veuillez contacter le Secrétariat à l’adresse suivante : ica@ica.org
Représentants au sein des instances de gouvernance en 2022
Commission du Programme*
Nom
Poste
Pays
Meg Phillips
Vice Presidente (Programmes)
Etats-Unis d’Amérique
Hamad Al Mutairi
Représentant PCOM
Émirats arabes unis
Yolia Tortolero Cervantes
Représentante PCOM
Mexique
Shuangcheng Liu
Représentant PCOM
Chine
Annantonia Martorano
Représentante PCOM
Italie
Desi Pratiwi
Représentante PCOM
Indonésie
Mariella Guercio
Représentante PCOM
Italie
Sharon Smith
Représentante PCOM
Canada
Odile Welfele
Représentante PCOM
France
*Veuillez noter que PCOM est dans une période de transition et que ce document ne constitue pas la composition finale de la commission. Un appel à candidatures sera lancé au cours du deuxième trimestre de 2022 afin de constituer PCOM conformément à la vision stratégique décrite ci-dessus.
Comité Exécutif
Nom
Poste
Pays
David Fricker
Président
Australie
Henri Zuber
Vice-President (Finance)
France
Meg Phillips
Vice-Présidente (Programmes)
Etats-Unis d’Amérique
Emma De Ramon
Présidente, ALA
Chili
Hamad Al Dhawyani
Président, ARBICA
Oman
Mathias Massode
Président, WARBICA
Bénin
Jean-Paul Nenga
Président, CENARBICA
Congo
Dineo Phuti
Présidente, ESARBICA
Botswana
À POURVOIR
SWARBICA
Victorino Manalo
Président, SARBICA
Philippines
Guoqiang Lu
Président, EASTICA
Chine
Noa Petueli Tapumanaia
Président, PARBICA
Tuvalu
À POURVOIR
EURASICA
À POURVOIR
NAANICA
Charles Farrugia
Président, EURBICA
Malte
Avril Belfon
Présidente, CARBICA
Trinité et Tobago
Caroline Brown
Présidente, SUV/Chairperson of Sections
Royaume-Uni
Montserrat Canela
Présidente, SIO
Suisse
Yolanda Cagigas Ocejo
Présidente, SAR
Espagne
Patricia Whatley
Présidente, SAE
Royaume-Uni
Heather Dean
Présidente, SLA
Canada
Paolo Massa
Président, SPP
Italie
Emilie Gagnet Leumas
Présidente, SAFT
Etats-Unis d’Amérique
Alexander Bieri
Président, SBA
Suisse
Søren Bitsch Christensen
Président, SLMT
Danemark
Fina Sola I Gasset
Présidente, SPO
Espagne
Becky Tousey
Présidente, Forum of Professional Associations
Etats-Unis d’Amérique
Jeff James
Présidente, Forum of National Archivists
Etats-Unis d’Amérique
Odile Welfele
Représentante du pays hôte du Secrétariat
France
À préciser
Membre de la catégorie D*
À préciser
*Le siège revenant à un membre de la catégorie D constitue une nouveauté au sein du CE, la personne devant être élue parmi les membres de ladite catégorie. L’appel à candidatures sera lancé début juin 2022.