Réunions de gouvernance de l'ICA 2021

En 2020, les réunions de gouvernance de l'ICA (Comité Exécutif et Commission du Programme) se sont tenues virtuellement, réunissant des membres du monde entier. En 2021, en raison des circonstances actuelles, l'ICA organisera ces réunions dans le même format pour examiner les sujets clés de l'année.

 

La gouvernance de l'ICA est entre les mains de deux organes principaux : l'Assemblée générale (AGA) d’une part, l'organe de décision le plus élevé de l'ICA, qui décide de la direction stratégique à long terme de l'organisation et qui supervise sa gestion. D’autre part, entre les AGA, la responsabilité de la gestion des opérations de l'ICA incombe au Comité Exécutif (CE), qui met en œuvre les décisions de l'AGA et, si nécessaire, propose des ajustements à la direction stratégique. 

En ce qui concerne le programme technique et professionnel de l'ICA, c'est la Commission du Programme (PCOM) qui est l'organe chargé de superviser et de soutenir les activités professionnelles de l'organisation, notamment les programmes de travail des Groupes d'Experts de l'ICA (tels que le développement d'outils et de normes, la gestion de projets etc.) et le programme des Conférences et Congrès de l'ICA. 

Ces deux comités de gouvernance de l'ICA se réunissent habituellement deux fois par an : une session au cours du premier semestre de l'année, qui a généralement lieu en avril, et une seconde session qui a lieu soit avant la Conférence ou le Congrès de l'ICA, soit en octobre ou novembre d'une année donnée. En 2020, la PCOM et le CE ont été programmés en avril, juin et novembre, et se sont tenus dans un format virtuel pour la première fois dans l'histoire de l'organisation. Pour 2021, les réunions se dérouleront de nouveau virtuellement entre le 7 avril (PCOM) et les 8-9 avril (CE)

Réunion de PCOM, 14 novembre 2020.

De quoi avons-nous discuté en 2020 ? 

Réformes constitutionnelles 

Grâce aux contributions de nos membres, l’ICA a pu établir un nouveau plan stratégique intitulé « Renforcer les Archives et la Profession 2021-2024 » qui s’appuie sur les trois piliers suivants : (1) Interconnecté et Collaboratif ; (2) Transparent, Responsable et Inclusif ; et (3) Pertinent, Inspirant et Renforcé. 

Pour permettre à l’ICA d’être plus collaboratif, plus responsable, plus transparent, plus diversifié, plus inspirant et renforcé, il nous faudra modifier les statuts de notre association pour qu’ils soient en cohérence avec ces ambitions. En parallèle, il conviendra de revoir et d’adapter le fonctionnement de nos organes de gouvernance. 

Lors de sa réunion virtuelle du 23 juin 2020, le Comité Exécutif a approuvé une première série de réformes des statuts. Toutes ces propositions de réforme seront soumises à l’approbation d’une Assemblée Générale Extraordinaire au format hybride (en présentiel et en virtuel) devant avoir lieu en octobre 2021. Parmi elles : 

  • l’attribution du droit de vote aux membres de la catégorie D ; 
  • la transformation des conférences annuelles de l’ICA en conférences bisannuelles ; 
  • la transformation de la Section des Associations Professionnelles en Forum des Associations Professionnelles ; 
  • la réforme de la Commission du Programme. 

Ces modifications sont les plus importantes, mais d’autres réformes seront également présentées aux membres en amont de l’Assemblée Générale Extraordinaire. Le Comité Exécutif a également décidé de créer un groupe de travail ayant pour mission d’étudier le fonctionnement et les procédures du CE. Les conclusions en seront présentées lors de la réunion du Comité d'avril 2021. 

Réforme de la composition de la PCOM 

Un Groupe de Travail sur la Diversité, formé à Adélaïde en 2019, a été créé pour se pencher sur la meilleure manière de promouvoir la diversité au sein de la PCOM et pour livrer un rapport assorti de recommandations en juin, comme indiqué ci-dessus. 

Dans ce rapport, il est recommandé de : 

  • Passer du système actuel de désignation directe des membres de la PCOM à un processus électoral permettant de choisir parmi des candidats volontaires. La plupart des sièges de la PCOM seraient ainsi attribués à des personnes élues par l’ensemble des membres de l’ICA au moyen de bulletins de vote où figureraient des indications relatives au pays d’origine du candidat, à son institution d’attache, à ses compétences, à son expérience au sein de l’ICA et à ses connaissances linguistiques. Lors de chaque élection, des informations seraient également fournies dans le cas où d’anciens élus de la PCOM se porteraient à nouveau candidats, en vue de rectifier tout déséquilibre éventuel dans la composition de cet organe en matière de diversité.  
  • Chacun des domaines d’intervention stratégique de la PCOM (à ce jour : le Programme de Formation, le Programme pour l’Afrique et le Programme « Nouveaux Professionnels ») disposera d’un siège destiné à un représentant. L'attribution de ces sièges se ferait selon un processus légèrement différent en vue de garantir l'expertise nécessaire. Pour chaque siège, y compris celui réservé à un Nouveau Professionnel de la promotion en cours, les membres de la PCOM seraient appelés à voter parmi des candidats correspondant à des critères prédéfinis.  
  • Pour ces deux types de sièges, l’appel à candidatures serait diffusé très largement auprès des membres de l’ICA. 
  • Les Branches, Sections et Groupes d’Experts, ainsi que les autres instances de l’ICA (FAN, FIDA, SPA), ne seraient plus représentés au sein de la PCOM. En revanche, la PCOM, dans ce nouveau format, se doterait d’une stratégie de communication plus solide.  

De quoi sera-t-il question lors des premières réunions de 2021 ?  

Dans le cas du CE, les réunions seront consacrées à la discussion de la proposition finale de réformes constitutionnelles pour l'Assemblée Générale Extraordinaire prévue le 18 octobre 2021. En plus de cela, et des questions opérationnelles habituelles liées à l'ICA, les membres du Comité Exécutif parleront également de la planification de la succession des membres élus.  

D'autre part, la PCOM se concentrera sur les activités des programmes professionnels de l'ICA-PCOM développés en 2020, les priorités pour l'année en cours, et les projets priorisés par les Groupes d'Experts de l'ICA pour 2021. Comme élément nouveau pour cette réunion, les Nouveaux Professionnels actifs et anciens et les présidents des Groupes d'Experts se joindront à cette première session de l'année.

 

Pour plus de détails sur ces réunions, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : ica@ica.org ou programme@ica.org