Session 1.2 - Le « Design Thinking » axé sur l’utilisateur en tant que moteur d’innovation

Author(s):

Cathrin Blitzner Møller - Espen Sjøvoll, Deb Verhoeven - Alana Piper - Mike Jones - Peter Sefton, Michael Smith - Janet Villata

Date Added:

22 Octobre 2019

présidente de séance: Dr. Anthea Seles, Secretary General ICA​

Mardi 22 octobre 2019

a. Le design thinking comme moteur d’innovation au sein des Archives nationales de Norvège par Cathrin Blitzner Møller - Espen Sjøvoll

Les méthodes de création et de traitement des documents dans le secteur public sont largement influencées par la numérisation, ce qui, par effet de ricochet, a des répercussions sur la manière dont nous garantissons la fiabilité et la crédibilité de ces documents dans le temps, aussi bien chez leurs créateurs qu’au sein des institutions d’archives. Nous n’arrivons pas à suivre le rythme du progrès ; les méthodes et outils que nous utilisons sont inefficaces, chronophages et incapables d’assurer la collecte et la conservation de documents importants.

Ces dernières années, les Archives nationales de Norvège ont mis en application le service design (conception des services) et le design thinking (réflexion conceptuelle), démarches ayant pour objectif de définir les besoins des utilisateurs, de résoudre les problèmes et de mettre au point de nouvelles solutions. L’apprentissage a été difficile, et aujourd’hui notre approche passe par le design thinking et la participation des parties prenantes, qui sont nos outils d’innovation pour la prochaine génération d’archives numériques.

Nous œuvrons au regroupement de secteurs tels que la gestion de l’information des entreprises, le design thinking, la gestion documentaire, l’archivage et l’architecture d’entreprise. Avec le design thinking, nous allons reconsidérer les concepts de documentation et d’archives de manière logique par rapport à l’environnement numérique et construire ainsi notre vision d’archives qui ne doivent rien au hasard. Nous travaillerons ensuite sur différents concepts visant à concrétiser cette vision avec la cocréation. Nous lancerons également plusieurs projets pilotes qui serviront à tester de nouvelles méthodes ainsi que de nouveaux outils et les prototypes correspondants.

La première phase sera axée sur les activités suivantes :

  • compréhension de la problématique et de ses répercussions ;
  • implication de différentes parties prenantes dans la résolution de cette problématique et conception de solutions d’avenir ;
  • définition d’une vision et emploi de concepts en vue de sa concrétisation ;
  • élaboration d’une vision pour l’avenir et du discours à utiliser pour la communication apte à susciter un intérêt et des initiatives de participation ;
  • mise en place de mécanismes stimulant l’innovation et faisant intervenir un large panel d’acteurs du secteur public et privé.

Nous avons identifié très tôt une partie des problématiques majeures devant être traitées :

  • le faible nombre de fournisseurs et la prédominance d’accords exclusifs sur le marché ;
  • l’obsolescence des cadres réglementaires ;
  • l’importance excessive apportée à la notion de conformité et le peu d’attention accordé aux besoins réels du secteur ;
  • les difficultés à communiquer sur la valeur ajoutée apportée par la gestion documentaire et l’archivage.

Pour nous, il s’agit d’un cercle vicieux dont les différents aspects sont étroitement imbriqués, notamment les intérêts variés et divergents de certains acteurs. Dans un tel cas de figure, il nous semble essentiel d’impliquer un large panel de parties prenantes pour mettre sur la table de nouvelles solutions. Seule une approche multidisciplinaire permettra de traiter et de résoudre les différents aspects de cet enjeu complexe, en répondant aux questions à caractère organisationnel, juridique, normatif, sémantique et technologique en lien avec cette problématique.

Biographie

Cathrin Blitzner Møller

Cathrin Blitzner Møller est chef de projet aux Archives nationales de Norvège. Spécialiste du domaine des affaires, de l’innovation et du design, elle a travaillé dans le cadre d’Innovation Norway (Innovation Norvège) en tant que consultante en gestion, ainsi qu’auprès de Design and Architecture Norway (Design et Architecture Norvège). Elle possède une grande expérience de la mise en œuvre concrète de l’innovation et du design thinking, et a participé en tant que conseillère au financement et au suivi de projets de conception novateurs et avant-gardistes dans le cadre du Programme d’innovation entraîné par le design (Design-driven Innovation Programme).​

Espen Sjøvoll

Espen Sjøvoll est directeur, responsable des archives des secteurs public et privé aux Archives nationales de Norvège depuis 2017. Anciennement directeur au Service des TIC et de la Modernisation au sein du Ministère chargé de l’administration locale et de la modernisation, il s’est orienté depuis quelques années vers les défis que devront relever les gestionnaires d’archives et de documents d’activité en matière de numérisation. Il a également travaillé dans le domaine des Systèmes de gestion de contenus d’entreprise (ECM), à la Banque nationale, auprès de l’autorité de la concurrence norvégienne et au Boston Consulting Group.​

b. Concevoir des fonds itératifs à l’infini​ par Deb Verhoeven - Alana Piper - Mike Jones - Peter Sefton

La refonte des archives pour les adapter au 21e siècle ne se résume pas à remettre en question les pratiques existantes. Elle nécessite une ouverture conséquente et une grande souplesse permettant de traiter des fonds itératifs à l’infini. Les dernières évolutions du projet d’infrastructure en réseau des sciences humaines (HuNI), en partenariat avec l’Université technologique de Sydney (UTS), fournissent un exemple de la manière dont on peut y parvenir. En 2018, dans le cadre d’une refonte globale des flux de travail numériques dans les sciences sociales et humaines, l’UTS a créé « R+amp ». En faisant appel aux principes du financement participatif, la plateforme R+amp a permis au corps universitaire de donner son aval à des projets soumis par des collègues, remplaçant ainsi l’ancien système où le Doyen seul pouvait prendre ce genre de décision. Le Golden Eyes Digitisation Project, projet qui vise à conserver et à documenter plus d’une décennie de productions numériques d’étudiants de l’UTS en Arts médiatiques, constitue un bel exemple de la réussite de cette démarche.

Par le passé, une telle initiative serait demeurée isolée sans grande transparence. Le processus R+amp a suscité la mobilisation du personnel des départements concernés de la faculté et de l’ensemble de la communauté universitaire de recherche en ligne, ce qui a permis de gérer le projet de manière modulable et réutilisable. Il en résulte un ensemble qui comporte un plan de conservation intégré, un système de gestion de contenu open source (Omeka S) et un service d’archivage DataCrate développé par le personnel de recherche en ligne d’UTS (pour créer et conserver une image interopérable du contenu, indépendamment des plateformes source et cible).

Associé à des normes d’interopérabilité pour permettre la récupération par le biais de services tels que HuNI et Trove, ce processus sert désormais de référence pour d’autres projets d’UTS liés aux fonds constitués de données au format numérique. Une nouvelle fonctionnalité de l’HuNI permet également l’importation des métadonnées de ces projets. Les utilisateurs peuvent ainsi créer, définir et contester les relations entre les éléments du jeu de données Golden Eyes, ou entre ce jeu de données et les éléments des nombreux autres contributeurs de la plateforme HuNI, dont Trove, Museums Victoria, AustLit, AusStage et l’Australian Dictionary of Biography (Dictionnaire australien des biographies).

Ensemble, ces éléments démontrent la faisabilité d’une approche de bout en bout de l’archivage, de la documentation, de la conservation et des données connexes, cette approche étant en tous points transparente, du modèle de financement au processus décisionnel, et, au-delà, à la description des relations entre les différents éléments constitutifs. De façon plus générale, de telles initiatives favorisent les échanges entre les fonds institutionnels et non institutionnels, la mise en relation et la découverte fortuite de contenus distribués ainsi que la possibilité d’itérations à l’infini, à mesure que les différentes communautés entreprennent la création de fonds interconnectés et interconnectables. En s’engageant dans des ontologies et processus ouverts, les divers partenaires du projet ont créé un modèle de référence pour les futures pratiques en matière de numérique.

 

Biographie

Deb Verhoeven

Deb Verhoeven est titulaire de la Chaire de recherche « Canada 150 » en informatique culturelle et genre à l’Université de l’Alberta. Auparavant, elle était Doyenne associée pour l’engagement et l’innovation à l’Université de technologie de Sydney. Deb a été directrice du projet Humanities Networked Infrastructure (http://huni.net.au), un laboratoire virtuel échangeant des données issues des principaux fonds culturels australiens. Elle a également été la première Présidente déléguée des Archives nationales du film et du son d’Australie.​

Alana Piper

Alana Piper est bénéficiaire d’une bourse postdoctorale au Centre australien pour l’histoire publique de l’UTS. Pour son projet actuel (qui a débuté en 2018), Alana a recours aux documents numériques pour retracer l’histoire de la vie et des activités criminelles de délinquants australiens au cours des 19e et 20e siècles. Ses recherches permettent de relier l’histoire sociale et culturelle de la criminalité, avec l’histoire des sexes, l’histoire du Droit et les sciences humaines.​

Mike Jones

Mike Jones est archiviste, historien et consultant en fonds documentaires. Il travaille depuis une bonne dizaine d’années auprès de différentes universités et dans le secteur des galeries, bibliothèques, archives et musées (GLAM). En 2019, il a terminé son doctorat à l’Université de Melbourne et occupe désormais un poste de postdoctorant à l’Université nationale d’Australie à Canberra, ses recherches étant consacrées au projet de redécouverte de l’histoire profonde de l’être humain (Rediscovering the Deep Human Past).​

Peter Sefton‌

Peter Sefton est responsable du eResearch Support (Support pour la recherche électronique) à l’UTS, fonction qu’il a occupée auparavant à l’Université occidentale de Sydney (UWS). Avant d’intégrer l’UWS, Peter a dirigé le Laboratoire de recherche et de développement de logiciels (Software Research and Development Laboratory) à l’Institut australien pour le futur en version numérique (Australian Digital Futures Institute) de l’Université du Queensland méridional. Titulaire d’un doctorat en linguistique informatique obtenu au milieu des années 90, Peter Sefton a acquis une solide expérience du milieu universitaire en se chargeant de la conception de systèmes informatiques et administratifs au service de l’apprentissage et de la recherche.

c. Application d’une approche conceptuelle centrée sur l’utilisateur aux archives​ par Michael Smith - Janet  Villata

Cet exposé propose d’explorer la manière dont une approche conceptuelle centrée sur l’utilisateur peut permettre de transformer la politique, les processus et systèmes d’archivage en vue de mieux répondre aux attentes des utilisateurs actuels et potentiels, et d’asseoir volontairement la position des archives. S’appuyant sur l’expérience récente des archives de la ville de Sydney, cette présentation expliquera comment une telle approche peut enrichir l’expérience des utilisateurs. Elle posera (et cherchera à résoudre) des questions telles que : que se passe-t-il lorsque l’accès du public prime sur les aspects liés à la gestion des archives ?

Au cœur de la transformation des archives de la ville de Sydney se trouve un projet visant à concevoir et à mettre en œuvre un nouveau système de gestion des archives, comportant une fonctionnalité de conservation numérique et un portail utilisateur accessible au public. La conception et la mise en œuvre de ce système ont été guidées par deux objectifs essentiels :

faire en sorte que les utilisateurs restent toujours au cœur de la conception et de la réalisation des prestations ;
avoir l’assurance d’un système en adéquation avec les meilleures pratiques en matière d’archivage.

Le modèle adopté pour la définition des exigences et du système de données s’est inspiré de l’Australian Series System, des dernières normes en matière de métadonnées et des dernières méthodologies de conservation numérique. Les processus d’archivage allant de la classification à la conservation ont été isolés, minutieusement analysés, documentés, étudiés et entièrement repensés afin de parvenir à une gestion des processus de qualité. Les processus qui en découlent sont pratiques, rationalisés, contrôlés et durables. L’intégration de principes de conception centrés sur l’utilisateur nous a obligés à mieux comprendre les éventuels désirs de nos utilisateurs potentiels et à nous poser les questions suivantes : Quel est le public cible de nos archives ? Les personnes qui écrèment, qui fouillent ou qui s’y plongent ? Attribuons-nous des valeurs différentes à chacun de ces types d’utilisateurs ?

Cette approche a sérieusement remis en question les hypothèses traditionnelles des archivistes dans des domaines tels que la méthodologie d’évaluation et le rôle des métadonnées, D’où la nécessité d’aborder des questions fondamentales telles que :

Comment apporter de la visibilité aux contenus du fonds qui restent encore à classer et à assortir d’une description détaillée ? Ou pour aller un peu plus loin : voulons-nous vraiment leur donner de la visibilité ?
Comment gérons-nous la hiérarchie archivistique des documents modernes, du point de vue de la recherche, de la découverte et de la conservation numérique ?

Bien qu’ils en soient à leur tout début, le système et les processus utilisés par la ville de Sydney se sont déjà avérés efficaces grâce à leur simplicité et à la facilité de leur configuration pour s’adapter aux besoins du personnel des archives, ainsi qu’aux attentes actuelles et prévisibles des utilisateurs internes et externes.

Biographie

Michael Smith

Michael Smith compte une expérience de plus de 25 ans dans les métiers de l’archivage et de la gestion de l’information. Depuis l’année dernière, il occupe le poste de Responsable de la gestion de l’information aux services de la Ville de Sydney, ayant auparavant exercé la fonction d’archiviste municipal pendant une période de quatre ans. Avant de prendre ses fonctions à Sydney, Michael Smith a dirigé l’unité chargée des services de gestion des archives et des documents d’activité de l’Université occidentale de Sydney pendant plus de 12 ans. Il a débuté sa carrière au service des archives d’État de Nouvelle-Galles-du-Sud. Michael Smith se passionne pour les métadonnées archivistiques !

Janet Villata

Janet Villata exerce son métier dans le secteur des sciences de l’information depuis plus de 25 ans. Titulaire d’un master en sciences de l’information et d’un diplôme de gestion archivistique, Janet a commencé sa carrière au sein du service des archives d’État de Nouvelle-Galles-du-Sud, où elle s’est spécialisée dans l’archivage numérique. Elle a également travaillé dans le domaine de la gestion de l’information à tous les échelons de la fonction publique. Janet Villata a intégré les services de la Ville de Sydney en 2015 en tant qu’analyste de l’information, avant d’être nommée en 2018 au poste d’archiviste de la ville, à la tête d’une équipe d’archivistes et de bénévoles chargée de la mise en place d’un nouveau système de gestion de l’archivage.