Session 1.7 - La nouvelle logique des Archives nationales

Author(s):

Toivo Jullinen, Tatiana Antsoupova, Kevin Wong

Date Added:

24 Octobre 2019

Président: David Swift, Director, Queensland State Office, Treasurer PARBICA.

Jeudi 24 octobre 2019

 

 

a. Transformation numérique: ce que cela signifie et comment y parvenir, par Toivo Jullinen

L'Estonie est une société qui s'est transformée sur le plan numérique durant les dernières décennies et qui a constuit un écosystème efficace, sécurisé et transparent qui fait économiser du temps et de l'argent et qui est également facile d'utilisation en même temps. Cette présentation décrira comment les Archives nationales d'Estonie ont pris part à cet écosystème qui a transformé numériquement sa manière d'offrir les services traditionnels et en a conçu de nouveaux.

Biographie

Toivo Jullinen, Deputy National Archivist of Estonia, historian by training, joined the NAE in 2000. He was active at starting the project for building up digital preservation system for the NAE (2005). For years he was head of the Appraisal Committee at the NAE and is a co-author of the current Estonian archives act (2011). He is member of the Estonian Council on Digital Cultural Heritage and has been representing Estonia since 2003 as a member of the European Archives Group (EU). He served as the chair of the Document Lifecycle Management Forum (Brussels-London, 2008 to 2010) and is Estonian National Focal Point at the UNESCO Memory of the World Programme.

 

b. b. Comment les technologies émergentes affectent la "défense morale et physique des archives" : expérimentation des Archives nationales d'Australie, par Tatiana Antsoupova

Cet exposé proposera un compte rendu des activités des Archives nationales en matière d’expérimentation et de prototypage tant pour leur propre compte que dans un cadre collaboratif. Ces activités comportent, entre autres, la réalisation d’essais d’algorithmes d’automatisation et d’apprentissage machine pour la sélection de documents d’archives, la participation à l’élaboration des « Longitudinal Spine of Government Functions » (colonne vertébrale des fonctions gouvernementales) et un volet « anticipation » visant à prévoir l’impact potentiel de l’intelligence artificielle et de l’analyse sémantique sur les archives de demain en vue de leur assurer la meilleure « défense physique et morale » possible.

Biographie

Tatiana Antsoupova a œuvré pendant plus de 20 ans à la collecte d’archives de l’État, ayant passé 9 ans au Centre des archives Noel Butlin à l’Université nationale d’Australie et 14 ans au sein des Archives nationales australiennes à Canberra, où elle a occupé diverses fonctions. Actuellement Directrice adjointe, Gouvernance et politiques, dans le domaine de la gouvernance des informations aux Archives nationales, elle fut archiviste d’État en Russie avant d’arriver en Australie. Titulaire d’une licence d’histoire et de gestion archivistique de l’Institut d’État pour les études d’archivage et d’histoire de Moscou, elle a également suivi des formations non-diplômantes dédiées à l’archivistique proposées par l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (School of Library and Information Sciences) de l’Université de Pittsburgh, en Pennsylvanie (États-Unis).

 

c. Amélioration de la gestion des archives publiques à Singapour grâce à une communauté de pratique de la gestion documentaire, par Kevin Wong

Les Archives nationales de Singapour (NAS), entité relevant du Conseil de la Bibliothèque nationale de Singapour, ont compétence sur tous les documents créés ou reçus par les fonctionnaires des organismes publics singapouriens. Conformément au mandat que leur confère la Loi sur le Conseil de la Bibliothèque nationale, les NAS ont récemment accentué leurs efforts pour renforcer les activités d’archivage au sein des organismes publics, dans le cadre d’un programme pangouvernemental relatif à la gestion documentaire. Conscientes que la réussite d’un tel programme repose en grande partie sur les compétences et l’implication des agents de la fonction publique, qu’ils créent et reçoivent des archives publiques ou bien qu’ils soient chargés de gérer les archives de leurs organismes, les NAS ont renforcé leur collaboration avec ces personnels ainsi que leur formation. Pour l’instant, il s’est agi, entre autres, de recourir à un modèle de partenariat commercial pour l’archivage, d’organiser des ateliers et des séances interactives sur la gestion documentaire et de proposer des modules de formation en ligne ouverts à tous les agents de la fonction publique pour qu’ils se familiarisent avec leurs responsabilités et avec les meilleures pratiques en matière d’archivage. Toutefois, cette approche est axée sur l’enseignement de notions archivistiques de base. Elle n’aborde pas les enjeux de la gestion documentaire spécifiques à la fonction publique.

Au cours de mon intervention, mon objectif sera de vous présenter les toutes dernières initiatives des NAS visant à créer une communauté de pratique en gestion documentaire à l’échelle gouvernementale. L’objectif d’une telle communauté de pratique (CDP) est triple : 1) donner aux participants l’occasion de découvrir les pratiques d’autres organismes, de trouver des solutions à des problèmes communs et de cerner les meilleures pratiques, 2) donner aux participants l’occasion d’interagir de façon informelle et de tisser des réseaux avec leurs homologues d’autres organismes à des fins d’échange et de soutien réciproque, et 3) susciter un sentiment d’identité professionnelle et d’engagement vis-à-vis des acteurs du terrain. Le programme CDP vise à favoriser une approche de la formation archivistique qui soit davantage ascendante et autonome. Il prévoit le partage par les organismes de leurs démarches archivistiques, des échanges en groupes restreints et des moments consacrés au réseautage informel. Je conclurai mon intervention sur les enseignements tirés et les retours formulés au cours des séances CDP et sur l’impact de ces dernières sur les relations des NAS avec les agences de l’État.

Biographie

Kevin Wong est archiviste adjoint au service de la gestion documentaire des Archives nationales de Singapour (NAS), où il accompagne les services gouvernementaux partenaires dans la réalisation d’un cadre permettant de mieux gérer leurs dossiers publics. Il s’agit, par la même occasion, d’assurer le respect du programme de gestion archivistique établi par les NAS et applicable à tous les niveaux de l’État.