Crónica de la reunión del Comité Ejecutivo de la Sección de Asociaciones Profesionales (SPA) en Berlín en mayo 2018

El Comité Ejecutivo de la Sección de Asociaciones Profesionales (SPA), elegido para cuatro años, representa a todas las asociaciones de archiveros y gestores documentales. Consecuentemente, el trabajo del SPA se centra en el soporte a las asociaciones.

Todos los miembros del Comité hicieron un esfuerzo para poder reunirse en la reunión en Berlín del 22 al 25 de mayo, una situación rara y especial. Así se pudo incluir la perspectiva de colegas de 12 países y organizaciones en las discusiones de nuestro grupo: Chile, Francia, Israel, Canada, Holanda, Noruega, Polonia, Senegal, España, Estados Unidos y Alemania.

Las discusiones siguieron lo establecido en el plan ejecutivo del SPA y se centro en los diferentes temas: 1) La posición y las tareas del SPA en el contexto del ICA;2) Concepto y preparación de los talleres en Camerún en el conferencia anual de ICA (2018) y en Senegal (2019) y la estrategia de África de SPA; 3) La estrategia de comunicación de SPA dentro de ICA; 4) el kit de herramientas del proyecto elevator pitch y 5) Concepto y preparación del próximo festival de cine de SPA (2019):

1) El Comité Ejecutivo de SPA discutió la posición en la organización de SPA dentro de ICA, cuya
estructura parece ser bastante compleja y, en parte, no transparente. La estructura del sitio web de ICA refleja en parte esto bastante bien. A menudo, las razones y las condiciones para establecer una sección y los grupos de expertos no son lo suficientemente sistemáticos y claros. Obviamente, las estructuras organizativas en muchas asociaciones (archivísticas) y ONG están para res revisadas. De acuerdo con el Comité del SPA, tal discusión sobre las estructuras organizativa también es necesaria para ICA: se sugiere, por ejemplo, plantear el lugar de la Sección de Asociaciones Profesionales.

2) Desde 2012, "África" es uno de los temas prioritarios de ICA. El programa de África promueve el apoyo de archiveros, archivos y organizaciones en África. En la misma medida, los colegas y las cuestiones africanas deberían estar mucho más integrados en las activvidades de ICA (https://www.ica.org/en/our-professional-programme/africa-programme). Por eso, la conferencia anual de ICA en 2018 tiene lugar en Yaoundée (Camerún) y por lo tanto es crucial que muchos archiveros y gestores de documentos de todo el mundo atiendan la invitación a Camerún.
El Comité Ejecutivo de SPA también contribuirá a esta conferencia y ofrecerá un taller sobre los métodos de gestión para hacer funcionar una asociación. Está previsto que los archiveros y los gestores de documentos desarrollen métodos y herramientas, por ejemplo, para organizar una conferencia o elecciones en este taller interactivo. Otros temas serán cómo establecer una asociación de archiveros o como mejorar las redes de comunicación y la cooperación o cómo conseguir hacer lobbying. Alassane Ndiath hizo hincapié en que también debería discutirse cómo las asociaciones de archivos africanos de todo el continente pueden trabajar mejor entre ellos y con los archivos nacionales. Presumiblemente, el Comite Ejecutivo de SPA ofrecerá un taller en Senegal en 2019. La estrategia del SPA en África persigue promover el intercambio profesional entre africanos y colegas e instituciones no africanas y mejorar la colaboración. Ahora, la situación actual se caracteriza por el desconocimiento: hay una gran falta de conocimiento sobre personas, instituciones, organizaciones y métodos profesionales en países africanos. Ambos talleres deberían ayudar a reducir el hueco.

3) Otro gran tema del Comité Ejecutivo de SPA es innovar y mejorar el intercambio y comunicación con las asociaciones y sus miembros. Los principales elementos de la estrategia de comunicación son la nueva estructura del sitio web del SPA en la página de ICA y la edición, más o menos regular, del newsletter (enviado por correo electrónico y como PDF). El Comité Ejecutivo discutió si las noticias deberían publicarse en un blog o en la newsletter. Como el sistema web actual no permite un blog, se decidió colocarlas en la sección de "Noticias" del sitio web (https://www.ica.org/es/section-of-professional-associations-spa). Además, un correo electrónico informará sobre nuevos artículos. Todos los que están familiarizados con la comunicación de una organización o institución saben que su estrategia comunicativa debe ser revisada repetidamente. Es por eso que el Comité Ejecutiva agradece cualquier idea, sugerencia o comentario.

4) Además, un pequeño grupo de trabajo trabajó en un concepto para un conjunto de herramientas para el "Elevator Pitch". Es posible que recordéis que SPA publicó un folleto sobre "Elevator pitch" para archiveros y gestores de documentos (https://www.ica.org/en/elevator-pitch). "Elevator pitch" se trata de una situación comunicativa muy corta y densa (por ejemplo, en un ascensor, en una fiesta o en una reunión informal en la calle), en la que uno tiene la oportunidad de convencer a la otra persona de cuestiones importantes, por ejemplo, sobre la correcta gestión de documentos o el aumento del presupuesto para los archivos. Pequeños grupos de trabajo llevaron a cabo ejemplos de tales situaciones y presentaron sus "Elevator Pitch" durante el taller que el SPA realizó en la conferencia anual de ICA en Ciudad de México en 2017. El siguiente paso ahora es publicar una colección de métodos, herramientas y ejemplos para animar a otros profesionales a desarrollar "Elevator pirch" y, en consecuencia, mejorar su promoción de la gestión documental y archivos.

5) Finalmente, se discutió el próximo festival de cine (2019). El anuncio está publicado:
https://www.ica.org/en/announcement-of-the-spa-film-festival-on-archives.... SPA alienta especialmente a los jóvenes profesionales a contribuir al festival. ¡Esperamos tus películas!

Además de las reuniones oficiales, el intercambio profesional sobre la evolución actual en los archivos y la gestión documental entre miembros de SPA fue vívido: aprendimos que hay un discurso en muchas asociaciones sobre cómo ser más atractivo (o "sexy") para que otros colegas se involucrarse, como los formatos de reuniones y conferencias se pueden hacer mas "cool" o más
innovadores. Además, las estrategias de relaciones públicas deben ser revisadas y deben apuntar a integrar más a no archiveros, como expertos en informática, técnicos o profesionales de la administración en instituciones de archivo, para ser capaces de ampliar el alcance.
Durante esa semana de Berlín, el Comité Ejecutivo visitó los archivos de la Stasi (https://www.bstu.bund.de/DE/Home/home_node.html) y los archivos de la Archives of Arts donde tuvieron lugar las reuniones (https://www.adk.de/). Estamos muy agradecidos con el Dr. Ragna Boden y el Dr. Torsten Musial.
Ya es una tradición del equipo SPA conocer a estudiantes de archivística durante la reunión de primavera. Esta vez, visitamos la Universidad de Ciencias Aplicadas de Potsdam (https://www.fhpotsdam.de/studieren/fachbereiche/). El profesor Dr. Michael Scholz (también miembro de la junta de la asociación alemana de archivos) invitó al Comité Ejecutivo de SPA a conocer los cursos de archivística y ciencias de la información. Sus estudiantes hablaron sobre sus motivos para estudiar archivística. Aunque muchos de ellos se sintieron alentados por el trabajo con material histórico, estuvieron muy interesados en temas actuales de la profesión como la relación entre las instituciones/ agencias administrativas y archivos o en el cambio de profesión archivística causada por cambios técnicos. Todos los miembros del Comité Ejecutivo animaron a los futuros archiveros a unirse como miembros de asociaciones de archiveros.

Consulte las crónicas sobre la reunión de Berlín en la página web de la Asociación Noruega
(http://arkivrad.no/aktuelt/reisebrev-fra-spa-mote-i-berlin), en el blog de la asociación de archiveros alemana (https://www.vda-blog.de/blog/2018/05/28/treffen-des-steering-committee-s...) o en el blog de los archiveros catalanes (https://arxivers.com/ladada/cronica-de-la-reunio-del-comite-executiu-de-...). Más abajo podréis encontrar la crónica de la Asociación de archiveros de Chile.

 

Bettina Joergens, mayo / junio 2018

Spa Meeting in Berlin report

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