Los archivos son el subproducto documental de la actividad humana que se conserva por su valor a largo plazo. Los documentos creados en el curso de la vida cotidiana y las acciones de individuos y organizaciones ofrecen una mirada directa a los acontecimientos del pasado.
Al igual que las personas, los archivos son diversos. Se presentan en una variedad de formatos: texto, fotografía, video, sonido, analógico y digital. Los archivos están en manos de particulares e instituciones (tanto públicas como privadas) de todo el mundo, y los edificios que los albergan suelen compartir el nombre de «archivos».
Según la Declaración Universal de Archivos, estos son un patrimonio único e irremplazable que pasa de una generación a otra. Los archivos se gestionan desde su creación para preservar su valor y significado. Son fuentes autorizadas de información que sustentan acciones administrativas responsables y transparentes. Tienen un papel esencial en el desarrollo de las sociedades al salvaguardar y contribuir a la memoria individual y comunitaria. El acceso abierto a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, fomenta la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.
¿Podemos confiar en los archivos?
La confianza es de capital importancia para determinar el valor de los archivos en la sociedad. Para lograrla, estos deben poseer las siguientes cualidades:
- Autenticidad: el documento es auténtico, es decir, fue creado en el momento y por la persona a la que se le atribuye.
- Confiabilidad: la fiabilidad de un documento, que refleja la exactitud con la que un archivo representa su contenido; sin embargo, incluso con documentos muy confiables, la información está filtrada por la perspectiva de su autor.
- Integridad: la cualidad de completitud, la idea de que todo el contenido está presente para proporcionar una imagen coherente.
- Usabilidad: la accesibilidad de un archivo, en términos tanto de su condición como del lugar de almacenaje. Los desastres naturales, los conflictos y la corrupción de datos pueden inutilizar los archivos, mientras que las políticas estatales e institucionales también pueden impedir el uso de los archivos por parte de los ciudadanos.
Para garantizar la autenticidad, fiabilidad e integridad de un archivo es fundamental conservar los detalles de su contexto y el de cualquier otro documento estrechamente relacionado, por ejemplo, la finalidad del archivo, el autor, el modo de producción, el contenido y el formato (es decir, el tipo de documento).
Es de vital importancia recordar siempre que un archivo no debe considerarse la verdad objetiva. Los documentos sirven como prueba de las actividades de los individuos u organizaciones en un momento dado. En consecuencia, presentan una perspectiva influenciada por la visión del mundo y las experiencias de la entidad que los produce. Como usuarios de archivos, no solo debemos ser conscientes de este contexto al interpretar un documento, sino también de cómo nuestra propia experiencia y visión del mundo influyen en nuestra interpretación de un recurso archivístico.
Características
- Los archivos solo se conservan si se considera que tienen un valor histórico a largo plazo. Determinar esto puede ser desafiante, pero las colecciones deben realizar este procedimiento, dado que es imposible preservar cada documento que se produce.
- Los archivos no son creados conscientemente como registros históricos. El valor de los archivos se deriva en parte de su naturaleza contemporánea y la mirada que pueden aportar sobre momentos históricos específico.
- Los archivos tienen formas diversas. Vienen en una variedad de formatos analógicos y digitales. Algunos ejemplos son documentos escritos, datos en línea, fotografías, películas y grabaciones de audio.
Fuentes
Como puede ver, los archivos están a nuestro alrededor; de hecho, son tan comunes y diversos que a menudo no reparamos en ellos. Los archivos pueden proceder de muchas fuentes, entre ellas:
¿Quiere saber más sobre este tema?
Para hacerse una idea real de la magnitud de los archivos, ¿por qué no echa un vistazo a los puntos de vista y opiniones que nuestros miembros y la comunidad ampliada aportaron a la campaña de medios sociales de 2020 #UnArchivoEs?
O también puede visitar la página del Foro de Archivistas Nacionales (FAN) para descubrir más sobre las instituciones archivísticas que forman parte de la red del ICA.