Los archivos existen para una sociedad viva. Aunque dan cuenta del pasado, su propósito es ayudarnos a comprender el presente.
Esta relación única con el tiempo es la que hace tan fascinante la función de los archivistas y gestores documentales. Sus acciones influirán en la manera de comprensión de la gente en los siglos por venir. Los archivistas o gestores documentales deben ser apasionados por la historia, tener vocación de servicio y un ojo perceptivo para los detalles. Su responsabilidad es actuar como custodios de la memoria de la sociedad.
Archivistas: custodios de la memoria de la sociedad
Para garantizar la conservación de las cualidades particulares y, en ocasiones, frágiles de los archivos, el buen cuidado es fundamental. Este cuidado es precisamente la función de los archivistas y gestores documentales, personas que cuentan con las habilidades necesarias para recopilar, gestionar y proporcionar el acceso a largo plazo a documentos y archivos.
En particular, los archivistas
- Aseguran la supervivencia de la “proveniencia”: mantener información acerca del creador de un archivo es esencial para garantizar la preservación del contexto necesario para comprenderlo plenamente, determinar su autenticidad y demostrar su confiabilidad.
- Mantienen el “orden original”: preservar los documentos en el orden original del autor permite maximizar su integridad al conservar las relaciones entre estos, y así provee evidencia de cómo trabajaban sus creadores. La dificultad para lograr este objetivo con frecuencia se incrementa por la desaparición de la fuente original o la muerte del creador, o por circunstancias que han provocado un uso intensivo o un desplazamiento frecuente del material de archivo.
¿Cuál es la diferencia entre archivistas y gestores documentales?
De hecho, hay muy poca diferencia: ambos, archivistas y gestores documentales, son responsables de salvaguardar los archivos y gestionar su uso. La principal diferencia radica en el momento del “ciclo de vida” de un documento en el que llega al cuidado del profesional correspondiente. Los gestores documentales son los responsables de los documentos desde el momento en que son creados por una entidad hasta que se conservan exclusivamente como archivos, mientras que los archivistas suelen ser responsables de los documentos una vez se han convertido en archivos y, por lo tanto, han dejado de utilizarse para su propósito inicial. Independientemente de esta diferencia, los dos papeles requieren las mismas competencias y conocimiento para asegurar la pervivencia física y la integridad intelectual de un determinado expediente, registro, archivo o documento.
En algunos países, las carreras de archivística y gestión documental están muy profesionalizadas, tienen reglas de ingreso claras, cualificaciones, estándares sectoriales y organismos de representación. Sin embargo, en otros países, el ingreso al trabajo con archivos está menos formalizado y los profesionales y las instituciones se rigen por ciertas prácticas establecidas. También es importante recordar que, en el mundo, muchas personas apasionadas, que no se considerarían archivistas profesionales, son voluntarias en el cuidado de los archivos.
Los objetivos de los archivistas
Independientemente de su cualificación y cargo, cualquier responsable de archivos tratará de:
- Crear una colección coherente mediante una selección y recopilación proactiva y bien informada.
- Gestionar de manera efectiva las colecciones para garantizar su supervivencia a largo plazo, preservar información de contexto detallada y confiable y garantizar un cuidado sostenible.
- Definir una política de acceso consistente que permita a potenciales usuarios aprender acerca de las colecciones y usarlas de manera consistente con sus necesidades.
- Colaborar con colegas para descubrir y explotar sinergias entre colecciones maximizando las oportunidades para su uso y conservación.
Para lograr estos objetivos, los responsables de archivos pueden colaborar con otros profesionales, como, por ejemplo, conservadores, fotógrafos, editores, químicos, diseñadores gráficos, informáticos, educadores y artistas. También tratarán de colaborar estrechamente con los usuarios para garantizar que sus colecciones y los servicios respondan a las necesidades de estos últimos.
