Les archives sont au service des vivants. Elles témoignent certes d’événements passés mais leur fonction première est d’éclairer le présent.
C’est cette relation unique au temps qui rend si fascinant le travail des archivistes ou des gestionnaires documentaires. Le travail de ces professionnels exercera pendant des siècles une influence sur les perceptions des générations à venir. Le gestionnaire archivistique ou documentaire doit être un(e) passionné(e) d’histoire, avoir le sens du détail et une vraie volonté de servir l’intérêt public. Il lui incombe, en retour, de se porter garant de la mémoire collective.
L’archiviste, gardien de la mémoire collective
Pour assurer la bonne conservation des archives, parfois fragiles, et maintenir leurs qualités intrinsèques, il est essentiel de veiller soigneusement aux conditions de leur stockage. Cette tâche incombe aux archivistes et aux gestionnaires documentaires, qui sont des professionnels possédant les compétences nécessaires à la collecte, à la gestion et à l’accessibilité pérenne des documents d’archives.
Leurs missions consistent notamment à :
- préserver les données de provenance, c’est-à-dire les informations sur l’auteur d’une archive, qui sont essentielles pour assurer la disponibilité durable des données contextuelles permettant de bien appréhender la portée d’un document, garantir son authenticité et démontrer sa fiabilité,
- respecter l’« ordre originel », c’est-à-dire la manière dont les documents ont été agencés au moment de leur création, afin de garder une trace des liens existant entre les différents documents et de mieux comprendre la démarche de leurs auteurs. Il s’agit d’une tâche dont la complexité est parfois exacerbée par la disparition de l’auteur ou par des événements ayant poussé à une utilisation intensive ou à des transferts fréquents des documents d’archives concernés.
Qu’est-ce qui distingue l’archiviste du gestionnaire de documents ?
En réalité, les différences sont anecdotiques : tous deux sont responsables de la conservation et de la gestion de l’exploitation de documents d’archives. Il existe toutefois une distinction entre ces deux métiers qui est liée au moment de leur intervention dans le cycle de vie d’un document. Les gestionnaires de documents assument la responsabilité d’un document dès sa création par une entité quelconque, jusqu’au moment où il ne sera conservé qu’à des fins archivistiques, voire au-delà. En revanche, les archivistes assument la responsabilité du document uniquement à partir de son classement en tant qu’archive, lorsqu’il cessera d’assurer sa fonction d’origine. Nonobstant cette différence, les deux métiers font appel aux mêmes compétences et aux mêmes connaissances pour assurer la préservation matérielle et l’intégrité intellectuelle des fonds (archive, document, dossier).
Dans certains pays, l’accès à ces deux professions est très codifié : parcours académiques clairement définis, qualifications exigées, normes sectorielles et organismes représentatifs. En revanche, dans d’autres pays, ces métiers sont nettement moins encadrés, les institutions et leurs personnels travaillant alors en perpétuant les pratiques établies. Il importe également de citer les nombreux bénévoles et autres passionnés à travers le monde, qui prennent soin d’archives sans bénéficier du statut officiel d’archiviste ou de gestionnaire documentaire.
Missions de l’archiviste
Quels que soient son titre ou ses diplômes, toute personne ayant des responsabilités en matière d’archivage devra chercher à :
- créer un fonds cohérent grâce à une sélection intelligente et à une collecte proactive,
- gérer efficacement les fonds de manière à en assurer la préservation durable, à garantir la conservation pérenne de données contextuelles fiables et détaillées et à maintenir de bonnes conditions de stockage sur le long terme,
- mettre en œuvre une politique d’accès cohérente permettant aux utilisateurs éventuels de se renseigner sur le contenu des fonds et d’y avoir recours de manière adéquate en fonction de leurs besoins,
- collaborer avec leurs homologues dans le but de d’identifier et de tirer parti des éventuelles synergies entre les différents fonds et de favoriser la meilleure utilisation et conservation possibles de ces derniers.
Pour remplir ces missions, les responsables des archives peuvent collaborer avec d’autres professionnels, tels que des conservateurs, des photographes, des éditeurs, des chimistes, des graphistes, des spécialistes en informatique, des enseignants et des artistes. Ils n’hésiteront pas à chercher à se mettre en rapport avec les utilisateurs pour pouvoir proposer à ces derniers des fonds et des services qui répondent à leurs attentes.
