Appel à candidatures: Responsable du Programme (permanent, temps plein)

ICA Secretariat | 11 September 2018

Le Conseil International des Archives recrute un(e) Responsable Programme pour rejoindre l’équipe de son Secrétariat basé à Paris (France). Toute personne ayant le profil recherché peut postuler, quel que soit son pays de résidence.

Ce poste s’adresse à toutes les personnes férues de collaboration internationale, suffisamment motivées et souhaitant faire évoluer leur parcours professionnel.

L’équipe de l’ICA jouit d’un point de vue unique sur le monde de l’archivage et ses toutes dernières évolutions. Elle est également bien placée pour suivre de près les processus d’élaboration et de mise en oeuvre de normes internationales, de bonnes pratiques et d’outils professionnels dans un contexte global marqué par d’importantes différences culturelles. La personne sélectionnée aura ainsi l’occasion d’étayer ses compétences professionnelles et de perfectionner ses talents de communication. Au sein de l’équipe du Secrétariat, elle pourra petit à petit se forger un important réseau de contacts à l’échelle internationale, qui, à long terme, se révélera précieux tant pour elle-même que pour ses futurs employeurs et l’ICA.

Mission

Le ou la Responsable Programme doit gérer et assurer au quotidien le pilotage stratégique des activités de l’ICA qui incombent au Vice-président Programme et à la Commission du Programme (PCOM) de l’ICA. Cette dernière chapeaute globalement les activités professionnelles de l’association, dont les plans de travail des groupes d’experts de l’ICA (par exemple, dans les domaines de la mise en place d’outils et de normes, la gestion de projets…) et le programme des Conférences annuelles et des Congrès quadriennaux. Elle supervise également les activités professionnelles des sections et des branches. En outre, la Commission du Programme soutient la Secrétaire générale de l’ICA, au plan stratégique, pour toutes les questions professionnelles et la définition de politiques relatives aux enjeux professionnels.

Tâches

Commission du Programme

  • Collaboration avec le Vice-président Programme dans l’élaboration de l’ordre du jour, des rapports et de la documentation liés aux réunions de la PCOM (deux fois par an), et dans la rédaction et la diffusion des procès-verbaux
  • Gestion du budget de la PCOM et suivi de l’évolution des dépenses en lien avec le Vice-président (Programme) et le Responsable administratif et financier de l’ICA, y compris l’élaboration de documents financiers destinés à la PCOM
  • Gestion complète du processus de demande d’inscription de projets à la liste des projets PCOM, y compris les appels à projets, la gestion des votes exprimés par voie électronique par les membres de la PCOM, la négociation des chartes « projet » et le suivi des projets financés par la PCOM ainsi que le reporting correspondant
  • Révision des textes relatifs aux activités du programme à faire figurer sur le site web de l’ICA ainsi que dans le bulletin d’information Flash
  • Mise à jour et gestion de l’espace de travail PCOM en ligne
  • Pilotage et échanges réguliers avec les groupes d’experts de l’ICA
  • Liaison avec les branches régionales, les sections et les groupes d’experts sur les activités professionnelles, y compris pour obtenir et gérer leurs comptes rendus d’activité

Conférences

  • Épauler le VP Programme dans la collecte des contenus du programme des conférences annuelles/congrès, y compris gestion du processus de mise en place du programme, pilotage du Comité du Programme et du Comité de sélection, et participation, en cas de besoin, aux autres comités organisateurs de conférences
  • Appuyer la Secrétaire générale dans l’élaboration des budgets, dans la planification, la logistique et la définition des dates et heures des réunions de gouvernance en marge de la conférence annuelle ou du congrès quadriennal

Fonds International de Développement des Archives

  • Épauler le Président du Fonds dans la gestion globale du processus de demande de propositions, y compris les appels à propositions, l’évaluation des demandes reçues, la gestion du reporting, la préparation des réunions (en marge de la conférence annuelle, et une fois par an en téléconférence) et la rédaction des procès-verbaux

Secrétariat

 

  • Appuyer la Secrétaire générale, les Officiers élus, la Responsable Formations de l’ICA et les autres membres du Secrétariat dans la mise en place de politiques et dans la réalisation des objectifs stratégiques
  • Contribuer, le cas échéant, en tant que membre de l’équipe du Secrétariat, à tout autre projet, programme ou action permettant d’atteindre les objectifs stratégiques de l’ICA, y compris participation à des missions diverses.

Qualifications et compétences essentielles

Qualifications

 

  • Archiviste ou gestionnaire documentaire professionnel ayant une expérience de cinq ans au minimum
  • Maîtrise suffisante du français ou de l’anglais en tant que langue de travail et connaissance d’une autre langue (celle-ci pouvant être le français ou l‘anglais)

Qualités

 

  • Autonomie, forte motivation, capacité à prendre des initiatives et à travailler en toute indépendance et sans supervision pendant de longues périodes
  • Flexibilité et réactivité, capacité à apporter une contribution positive à la dynamique d’une équipe de taille modeste
  • Engagement vis-à-vis de la collaboration internationale dans le domaine archivistique et vis-à-vis des valeurs de l’ICA

Compétences

 

  • Communication orale et écrite
  • Interaction avec des personnes de milieux culturels divers
  • Création et exécution de plans annuels, y compris suivis budgétaires
  • Organisation et pilotage de réunions
  • Connaissance approfondie des logiciels bureautiques courants, dont logiciels de messagerie électronique, de traitement de texte, de tableur, de présentation et de gestion de bases de données et de contenu
  • Capacité à travailler seul ou en équipe
  • Disponibilité pour effectuer des déplacements en cas de besoin

Autres atouts

 

  • Compétences professionnelles attestées par des études de premier cycle universitaire ou une formation reconnue à la profession d’archiviste ou de gestionnaire documentaire
  • Articles ou monographies publiés, portant sur le domaine des archives ou de la gestion documentaire
  • Expérience en matière d’organisation d’événements à grande échelle
  • Expérience internationale
  • Expérience dans la mise en ligne et la gestion de contenus sur sites web
  • Connaissance de l’ICA et de son organisation, de ses objectifs stratégiques et de ses priorités en matière de programme

Conditions de travail

Le ou la candidat(e) retenu(e) devra effectuer une période d’essai, au terme de laquelle il/elle se verra proposer un contrat à durée indéterminée (CDI) selon le code du travail français. Le salaire proposé se situera aux alentours de 3 000 euros mensuels, ce montant pouvant éventuellement être revu à la hausse dans le cas d’un(e) candidat(e) particulièrement qualifié(e).

L’État français vient de décider de mettre en place un système de prélèvement fiscal à la source. Le salaire accordé sera donc imputé des sommes correspondantes avant versement.

Selon le code du travail en vigueur en France, les salariés ont droit à 25 jours de congé par an, hors jours fériés. En outre, les bureaux de l’ICA ferment habituellement pendant quelques jours au moment des fêtes de fin d’année.

Processus de sélection

Pour postuler cet emploi, les candidat(e)s ayant le profil requis sont invité(e)s à envoyer leur CV accompagné d’une lettre de motivation (qui, ensemble, permettront d’évaluer l’adéquation de leurs compétences avec les exigences et les qualités précitées) à Anthea Seles, Secrétaire générale de l’ICA (seles@ica.org), la date limite de remise des candidatures étant fixée au 11 octobre 2018.

La sélection se fera sur la base d’un examen des CV et d’entretiens, qui se dérouleront soit en présentiel au siège de l’ICA, à Paris, soit en téléconférence. Ces entretiens seront réalisés au cours du mois d’octobre 2018.

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