Appel à projets PCOM 2023

Directives pour les candidats 

La mission de la Commission du Programme 

La Commission du Programme est responsable du programme professionnel et technique de l’ICA; de la coordination des activités des branches régionales, sections et comités; du contenu professionnel des congrès internationaux, des conférences, séminaires et colloques de l’ICA. 

PCOM finance et accorde son soutien officiel à des projets liés à l’archivage et à la gestion des documents qui sont en adéquation avec le programme professionnel, les objectifs stratégiques et le plan d’action de l’ICA. 

Elle crée également des groupes d’experts dans les principaux domaines d’activité professionnelle, fixe leur mandat et suit l’avancement de leurs travaux. 

PCOM est placée sous la responsabilité du Vice-président Programme, qui doit veiller à ce que le programme professionnel et les initiatives correspondantes restent en phase avec les objectifs stratégiques de l’ICA.(1)

Financement de projets 

L'ICA offre un financement par le biais de (PCOM) ou du Fonds International de Développement des Archives (FIDA) ; se reporter à l’Annexe A – Arbre de décision applicable aux demandes de financement pour savoir lequel est le plus adapté à votre projet. 

PCOM examinera les demandes de financement pour : 

• des conférences, des séminaires, des webinaires et des ateliers, jusqu'à un total de 5 000 € pour des réunions prévues entre janvier et décembre 2023, et
• des projets dont le livrable n’est pas une conférence, un séminaire, un webinaire ou un atelier, dont le développement est prévu entre janvier et décembre 2023, généralement jusqu'à 5 000 € par an. 

Les demandeurs sont également tenus de faire appel à d’autres sources. 

Éligibilité 

Qui peut poser sa candidature ? 

Le demandeur est soit

1. Un organisme actif de l'ICA (branche régionale, sections professionnelles ou groupe d'experts) ayant un projet approuvé par ses membres ou un projet conforme à son plan de travail pour 2023. 

• Les organismes de l'ICA qui demandent un financement doivent désigner une équipe de projet qui dirigera le projet et maintiendra les communications avec le Secrétariat de l'ICA.   

OU 

2. Un membre individuel à jour de ses cotisations (étudiant, numérique ou complet) de l'ICA au moment de la demande, ou une institution membre de l'ICA. Les candidats doivent être membres en règle de l'ICA, et fournir leur numéro de membre. 

• Les projets proposant des activités en partenariat avec un organisme de l'ICA seront financés en priorité.     

Quels types de projets sont encouragés à postuler ?

PCOM privilégie les demandes qui : 

• impliquent la création de produits, outils et autres activités destinés à une large utilisation par d’autres branches, sections et groupes d’experts de l’ICA ainsi que par ses membres, ou par la communauté archivistique mondiale et ses utilisateurs, et/ou promouvoir les archives et les professionnels des archives et de la gestion des documents ; 
• sont multidisciplinaires, impliquant une collaboration avec d’autres secteurs professionnels et/ou ; 
• consistent à adapter des produits ou outils existants à d’autres publics ou à promouvoir l’ICA et ses objectifs dans des secteurs où le réseau est relativement peu implanté. 

PCOM ne soutient pas les demandes qui : 

• ne respectent pas les critères d’évaluation fixés ou ; 
• visent le fonctionnement et les activités normales de l’organisation (par exemple, des projets de numérisation). 

Procédure de candidature

La date limite de soumission de votre formulaire de candidature est le 30 novembre 2022 à 23:59 (heure CET en France). Les candidatures tardives ou incomplètes ne seront pas prises en compte. 

Les résultats de la sélection seront publiés sur le site Internet de l'ICA d'ici la mi-janvier 2023.

Avant d'envoyer votre candidature, il est important que vous : 

• de vous renseigner sur l'ICA, ses objectifs stratégiques et ses programmes ; 
• de lire les critères d'évaluation afin de savoir ce qui est nécessaire pour une candidature réussie ; 
• de nous contacter avant de remplir le formulaire de candidature au cas où vous auriez besoin de plus d'informations sur la façon de rejoindre l'ICA, sur la meilleure façon de lier votre projet aux objectifs stratégiques et au travail de l'ICA, ou au cas où vous auriez besoin de notre aide pour vous mettre en contact avec des projets connexes ou des spécialistes du domaine qui pourraient vous aider ; 
• remplir le Formulaire de candidature ; et 
• envoyez le formulaire rempli et les informations complémentaires à l'équipe PCOM à l'adresse programme@ica.org. 

Critères d’évaluation 

PCOM évalue les demandes selon trois critères : : 

1. Orientation stratégique : est-ce que le projet ou la manifestation va contribuer aux objectifs stratégiques de l’ICA ? 
2. Impact du projet : dans quelle mesure le projet ou la manifestation soutiennent-ils le programme de l’ICA ? Une préférence sera accordée aux projets ou manifestations qui favorisent au moins une des priorités ou une des thématiques clés du programme, qui touchent un plus large public. 
3. Chances de réussite : les objectifs et le planning sont-ils réalistes ? Les risques ont-ils été identifiés et étudiés ? Enfin, le projet ou la manifestation ont-ils de vraies chances d’aboutir ? 

Les candidatures bénéficiant du soutien d'une ou plusieurs branches, sections ou groupes d'experts de l'ICA sont vivement encouragées. Cela permet de s'assurer que votre projet ou réunion complète le travail déjà effectué au sein de l'ICA, vous permettra d’élargir votre réseau de conseillers et de contacts professionnels et préviendra tout risque de double emploi. Les projets proposant des activités en partenariat avec un organisme de l'ICA seront financés en priorité. 

Si vous avez besoin d’aide dans le choix de la Branche, de la Section ou du groupe d’experts de l’ICA le mieux à même de vous aider, contactez l’équipe PCOM à l’adresse suivante : programme@ica.org. 

Pour une description détaillée de ces critères et de leur emploi au sein de PCOM à des fins d’évaluation, se reporter à l’Annexe B – Critères d’évaluation. 

Le processus d’évaluation 

En règle générale, le processus d’évaluation de la demande se déroule de la manière suivante : 

1. L’équipe PCOM accuse réception sous deux semaines du Formulaire de demande dûment rempli ; 

2. L’équipe PCOM réalise un premier examen de la demande et transmet la demande aux membres de la Commission du Programme en vue de son examen à la lumière des critères d’évaluation. Nous pouvons être amenés à demander de plus amples informations et/ou faire appel à un spécialiste du domaine traité pour solliciter son concours dans l’évaluation de la proposition.  

3. L'équipe du PCOM informe les candidats de la décision du PCOM avant la date limite fixée pour la soumission de la demande.  

Concernant les projets retenus, le processus se déroule comme suit : 

4. L'ICA et le bénéficiaire du financement établissent par courriel le chef de projet (qui est généralement, mais pas nécessairement, le demandeur), la durée, le calendrier de paiement (le versement intégral des fonds approuvés ou des versements échelonnés en fonction de la nature du projet) (2), les exigences et les délais en matière de rapports, les droits intellectuels et toute autre condition dépendant de la nature du projet financé ; 

5. L’équipe PCOM fait paraître le descriptif du projet dans le Registre des projets et en publie une synthèse sur le site web de l’ICA (d’un commun accord) ; 

6. Le chef de projet soumet, le cas échéant, des rapports d’étape aux échéances fixées ainsi qu’un rapport final sur le projet à l’équipe PCOM, en vue de leur examen par la Commission du Programme. Les points clés de votre rapport seront repris dans le rapport annuel de la PCOM à l’attention de l’assemblée générale de l’ICA et dans le rapport annuel de l'ICA.  
L’ICA s’est engagé vis-à-vis de ses membres en matière de responsabilisation, de transparence et de transmission d’informations claires sur l’utilisation des fonds attribués. L’équipe PCOM vous accompagnera dans les processus d’élaboration de rapports et de financement ; 

7. Les livrables de fin de projet sont transmis à PCOM pour examen et pour validation par la Commission du Programme ; 

8. Les livrables du projet sont publiés et partagés avec les membres de l’ICA.

Des exemples concrets figurent à l’Annexe C – Exemples concrets de financements et des obligations correspondantes. 

Projets retenus – Conditions

Les projets retenus doivent respecter diverses conditions liées à la remise de rapports, aux livrables et à la publication et/ou diffusion des produits finaux. Le versement des montants accordés aux projets sélectionnés par PCOM sera tributaire du respect de ces conditions, à savoir : 

• la remise d’un rapport par le directeur de projet dès l’achèvement dudit projet. L’envoi de rapports d’étape à des dates précisées dans le contrat peut également être exigé ; 
• la mise à disposition de PCOM des livrables issus du projet en vue de leur publication et/ou utilisation par les branches, sections, groupes d’experts, le programme de formation et membres, après leur validation par les membres de PCOM (3) , dans toute langue conforme aux objectifs de l'ICA. Toute propriété intellectuelle étant reconnue par les utilisateurs conformément à la politique de l'ICA en matière de droits d'auteur (4) ; 
• la traduction des livrables du projet, lorsque leur langue originale n’est ni l’anglais ni le français, dans une de ces deux langues. Les versions réalisées dans d’autres langues sont également les bienvenues. 

(1) Statuts de l’ICA, article 12.

(2)  Veuillez noter que l'ICA ne couvre pas les frais bancaires pour tout transfert.

(3) Par conséquent, il se peut que l’accès aux produits issus de projets financés par PCOM soit réservé aux membres de l’ICA dans le cadre des privilèges liés à leur adhésion à l’association.  

(4) Par défaut, les ressources dont l'ICA détient les droits d'auteur sont soumises à la licence Creative Commons Attribution-Noncommercial (CC BY-NC). Cela signifie que les utilisateurs peuvent copier ou distribuer, et modifier, la ressource, à condition que l'utilisation soit non commerciale et que l'attribution requise soit présente. Cela signifie que des traductions peuvent être entreprises sans demander d'autorisation, et qu'une réutilisation partielle (comme un article dans une revue) est également possible. 

Certaines ressources de l'ICA sont soumises à des licences différentes en raison de facteurs tels que des engagements contractuels.  Lorsqu'une exception s'applique à une ressource dont l'ICA conserve le droit d'auteur, les conditions sont décrites sur les pages qui renvoient à la ressource et, si possible, intégrées au document.