Termes de référence
Les Termes de Référence Spécifiques du Groupe d’Experts sur les Affaires Juridiques complètent les Termes Généraux de Référence des Groupes d’Experts établis par la Commission du Programme de l’ICA.
Constitution
L‘EGLM a été établi par la Commission du Programme de l’ICA durant la réunion tenue à Séoul en septembre 2016. Le Comité Exécutif a approuvé à cette occasion la nomination du Président, suivant les recommandations de la Commission du Programme.
Propos et objectifs
L’EGLM offre une tribune pour des discussions et des avis d’experts de haut-niveau sur la question de la gestion des archives, qui pourraient avoir une incidence sur ou être affectés par des questions d’ordre juridique et réglementaire. Le travail d’EGLM peut porter sur la gestion de projets, la création d’outils et le développement de ressources permettant de soutenir le travail de PCOM, des membres de l’ICA et du réseau global des archives. EGLM peut par ailleurs donner des conseils ou aider les officiers élus et le Secrétaire Général à identifier des conseillers appropriés. EGLM assure également la liaison, au nom de l’ICA, avec les partenaires externes et avec les différents groupes travaillant sur des problématiques et projets similaires. EGLM travaille en collaboration étroite avec le Groupe d’Experts sur le Patrimoine Archivistique Partagé et plus particulièrement sur les affaires traitant de falsifications et de vols d’archives.
L’EGLM entreprend des projets pour apporter son soutien sur les thèmes suivants :
- Liberté de l’Information / Accès à l’Information
- Lois sur la protection des données et la protection de la vie privée
- Propriété Intellectuelle
- Lois et législations ayant un grand impact sur les archives et le records management
- Lois autorisant et régissant les institutions nationales d’archives
- Protection des biens culturels contre le vol, l’exportation illégale et la falsification des archives au sein des Etats souverains et entre les pays
- Déclassification des archives dont l’accès était limité
- Tout autre sujet ou affaires identifiés par le Groupe
Planification et compte-rendu
EGLM établit un plan de travail, qui est mis à jour chaque année et qui est soumis pour révision et approbation à PCOM. Le Groupe d’Experts sur les affaires juridiques prépare un rapport annuel écrit destiné aux membres de PCOM, pour la réunion du printemps, sur les progrès accomplis et les activités entreprises. En consultation avec PCOM, lorsqu’une expertise plus pointue requise, le Groupe d’Experts peut également nommer des individus pour représenter l’ICA ou créer des groupes de travail se concentrant sur des sujets spécifiques liés aux législations sur les archives (par exemple les implications des lois relatives à la Propriété intellectuelle ou celles relatives aux vols d’archives). Ces individus et groupes reçoivent un mandat spécifique à durée limitée et ils doivent soumettre leurs rapports au Président d’EGLM et, par conséquent, indirectement à PCOM.
Budget
Le Groupe d’Experts sur les affaires juridiques dépose une demande de financement pour ses projets et soumet son budget à PCOM.
Membres
Le critère d’adhésion repose sur une expérience récente et approfondie (“expérience récente et approfondie” signifie qu’il faut posséder au moins 2 années d’expérience ou de recherche pratique dans un ou plusieurs des domaines listés plus haut comme faisant partie de la sphère de compétences du Groupe d’Experts.). Les candidats doivent soumettre une brève biographie ainsi qu’une déclaration d’intérêts décrivant leurs propositions de contribution au Groupe. L’adhésion à l’EGLM est approuvée par la Commission du Programme. Il est attendu de la part des membres de s’investir sur des projets pratiques ou de prendre en charge le maintien/l’établissement de certains aspects des buts du Groupe.
Au besoin, un appel est lancé à l’occasion des réunions annuelles de l’ICA pour combler les postes vacants et pour s’assurer du renouvellement de l’équipe. La participation des membres qui n’ont pas contribué aux travaux du Groupe durant une période d’une année peut être suspendue.
Réunions et communication
Les réunions en ligne ont lieu au moins deux fois par an et, selon la disponibilité des membres, si possible, à l’occasion de la conférence annuelle de l’ICA.