Actuellement, les journées sont bien remplies pour ceux qui portent un grand intérêt à la gestion des documents et des archives en Norvège. Beaucoup d’entre nous qui partageons cet intérêt particulier sont membres de la Société norvégienne des archivistes et des gestionnaires de documents (SNAGD). Au cours des dernières années, la SNAGD a fait valoir auprès des autorités compétentes qu’une révision de la législation sur la gestion des archives et des documents était urgente. En septembre 2017, nos efforts soutenus ont été couronnés de succès lors de la création d’un comité mandaté pour travailler sur la révision de la Loi sur les archives qui datait de 1999. La date d’échéance pour le dépôt du projet de loi est le 1er mars 2019.
L’actuelle Loi sur les archives est entrée en vigueur en 1999 alors que le parlement sanctionnait la loi et les règlements associés (le « Règlement sur les archives publiques » et le « Règlement sur les prescriptions techniques et les exigences en matière de gestion documentaire concernant le traitement des archives publiques »). Cependant, le contenu datait de 1992. Depuis, des changements importants dans la technologie et la société ont affecté le domaine de la gestion des documents et des archives. La transformation à la vie numérique a permis et exigé de revoir l’organisation des services publics et notre façon de travailler, de rendre la transparence possible et de protéger les données. Ceci a rendu la législation archivistique caduque.
Le processus de révision a débuté en 2016, lorsque le ministère de la Culture a soumis une ébauche contenant les modifications proposées à la réglementation lors d’une audience. Après avoir reçu et traité environ 150 commentaires et ajustements proposés en débat, le parlement a approuvé la version mise à jour à la fin du mois de décembre et nous avons entamé 2018 avec un tout nouvel ensemble de réglementations, quoique « tout nouvel ensemble » soit une exagération. La nécessité de moderniser et même de numériser les réglementations demeure importante.
Actuellement, la SNAGD s’engage à donner son avis au « Comité de la Loi sur les archives ». Nous avons fait une présentation au comité, nous avons envoyé deux contributions écrites et nous avons fait quelques suivis afin de préciser certains éléments. Notre contribution est le résultat d’une tournée en Norvège l’année dernière lors de laquelle nous avons rencontré tous nos membres. L’objectif était de rassembler leurs expériences avec la législation actuelle et d’entendre ce qu’ils exigeraient dans une version future.
Les principaux éléments de notre contribution:
Il est essentiel que la législation soit neutre d’un point de vue technologique.
Viser une législation qui englobe à la fois la technologie d’hier et de demain.
Les documents et les archives ne sont pas nécessairement le résultat des affaires courantes au sein d’une organisation. C’est probablement davantage le résultat de transactions effectuées avec des systèmes numériques qui peuvent inclure ou non une interaction humaine au sein d’une même organisation ou entre deux ou plusieurs organisations utilisant les mêmes applications et données.
Les principes fondamentaux des documents demeurent, peu importe la technologie employée: les documents conservés pour témoigner des activités commerciales doivent garantir la préservation de leur intégrité, de leur fiabilité, de leur authenticité et de leur accessibilité dans le temps.
Les documents et les archives ont une valeur pour les organisations et la société, et ce tant pour notre époque que pour la postérité. Ils doivent donc être gérés pour soutenir ces deux aspects.
Anja Jergel Vestvold, Chair of the Norwegian Society of Records Managers and Archivists (NA)