Convocatoria de proyectos PCOM 2024

Guía para los solicitantes

Misión de la Comisión del Programa

La Comisión de Programa (PCOM) es responsable del programa profesional y técnico del ICA; de la coordinación de las actividades de las Ramas Regionales, Secciones Profesionales y Grupos de Expertos; y del contenido profesional de los congresos y conferencias internacionales del ICA.

PCOM financia proyectos de gestión de archivos y documentos que apoyan el programa profesional, los objetivos estratégicos y el plan de negocios del ICA.

También crea Grupos de Expertos en las principales áreas de actividad profesional, proporciona sus términos de referencia y supervisa su progreso.

El/la vicepresidente/a de Programa es el/la máximo/a responsable de PCOM y de alinear el programa profesional y sus iniciativas con los objetivos estratégicos del ICA. (1)

Financiación de Proyectos del ICA

El ICA ofrece financiación a través de PCOM o del Fondo Internacional para el Desarrollo de los Archivos (FIDA) – véase el Apéndice A – Árbol de decisiones de financiación para saber cuál es el más adecuado para su proyecto.

PCOM estudiará las solicitudes de financiación de proyectos que tengan un presupuesto con un total de hasta  5 000 euros. Los proyectos financiados pueden ser eventos presenciales o en línea, proyectos que den lugar al desarrollo y publicación de un recurso y/o actividades de promoción. La duración del proyecto no puede exceder de un año calendario, de enero a diciembre.

• Financiación máxima: 5000€
• Duración máxima del proyecto: un año calendario, de enero a diciembre

También se espera que los solicitantes obtengan financiación o recursos adicionales de otras fuentes.

Requisitos  

¿Quién puede solicitar financiación? 

El/la solicitante debe ser

1. Un grupo activo del ICA (rama regional, secciones profesionales o un grupo de expertos) con un proyecto aprobado por sus miembros, o un proyecto alineado con su plan de trabajo para 2023.

• El/la líder del proyecto debe ser miembro del Comité Directivo del grupo del ICA o estar avalado por dicho comité.
• Se solicita a los solicitantes que desarrollen proyectos en colaboración con otros grupos del ICA. Se dará prioridad a estos proyectos si el proceso de selección así lo requiere

O

2. Un miembro del ICA, o un miembro del personal de una institución miembro del ICA registrado como titular del derecho de afiliación de la institución. Los solicitantes deberán facilitar su número de miembro del ICA y estar en regla con el pago de las cuotas del ICA.

Se pedirá al/a la director/a del proyecto que sea miembro de pleno derecho del ICA durante el año del proyecto.

• Se recomienda encarecidamente a los solicitantes que sean miembros en general que se asocien con un grupo del ICA. El apoyo de una instancia del ICA es un factor importante en la evaluación del proyecto. Si necesita ayuda para identificar una Rama, Sección o Grupo de Expertos del ICA, póngase en contacto con el equipo de PCOM al correo electrónico: programme@ica.org.

¿Qué tipo de proyectos se pueden presentar? 

PCOM fomenta las solicitudes que

• produzcan productos, herramientas y otras actividades que vayan a ser ampliamente utilizadas por otras Ramas Regionales, Secciones Profesionales, Grupos de Expertos y miembros del ICA, o por la comunidad archivística mundial y sus usuarios, y/o promuevan los archivos y a los profesionales de la gestión de archivos y documentos;
• sean multidisciplinares, implicando la colaboración con otras profesiones; y/o
• adapten productos o herramientas existentes para diferentes audiencias o promuevan el ICA y sus objetivos en áreas donde la red no es fuerte.

PCOM no apoya solicitudes que

• no cumplan los criterios de solicitud; o
• Incluyan las actividades y operaciones normales de una organización (por ejemplo, proyectos de digitalización).
• Tengan como objetivo principal financiar a un individuo o a otra organización para viajes, viáticos, estudios u otros fines similares.

Normas de financiación de PCOM:

• Los gastos de viaje deben ser limitados y razonables. Los vuelos deben ser en clase Turista o Turista con espacio extra para las piernas en vuelos de más de 6 horas. El alojamiento no debe superar los 160 euros por noche, IVA e impuestos municipales/locales incluidos.
• La financiación de PCOM no puede utilizarse para comprar licencias renovables o herramientas que necesiten financiación una vez finalizado el proyecto. Si es necesario para el proyecto, el plan debe explicar cómo se financiarán estos consumibles renovables después del proyecto.
• La financiación de PCOM no puede utilizarse para la organización de eventos sociales, ni para el pago de tasas de matrícula, ni de administración, ni para ningún gasto ajeno a la jurisdicción del programa profesional.
• La forma en que se recibirá y administrará la financiación de PCOM debe especificarse en la solicitud (subvención administrada por el responsable del proyecto a través de una cuenta bancaria específica, reembolso una vez finalizado el proyecto y presentado el informe financiero, facturación de los gastos al ICA-PCOM).
• El/la solicitante (institucional o individual) que reciba los fondos debe poder firmar un plan de ejecución del Proyecto (véase el modelo en el Apéndice C, disponible sólo en inglés)
• Si procede, los fondos no pueden transferirse a cuentas bancarias distintas de las de los firmantes.

Procedimiento de solicitud 

La fecha límite para presentar el formulario de solicitud es el 16 de noviembre de 2023 a las 23:59 (hora de Bruselas). No se tendrán en cuenta las solicitudes presentadas fuera de plazo o incompletas.
Los resultados de la selección se publicarán en el sitio web del ICA en enero de 2024.

Antes de enviar su solicitud, es importante que usted:

• Se  informe sobre el ICA y sus objetivos estratégicos y programas;
• lea los criterios de evaluación para saber qué se necesita para que su solicitud tenga éxito;
• se ponga en contacto con nosotros antes de rellenar el formulario de solicitud en caso de que necesite más información sobre cómo afiliarse al ICA o renovar su afiliación, cómo vincular mejor su proyecto con los objetivos estratégicos y el trabajo del ICA, o en caso de que necesite nuestro apoyo para ponerle en contacto con proyectos relacionados o especialistas en áreas temáticas que puedan ayudarle;
• completar el formulario de solicitud en línea (puede guardar su solicitud como borrador y finalizarla más adelante dentro del plazo establecido)
• Recibirá un acuse de recibo del equipo de PCOM en un plazo de 15 días.

Criterios de Evaluación  

PCOM evalúa las solicitudes en tres ámbitos:

1. Dirección estratégica: si el proyecto o reunión contribuirá a los objetivos estratégicos del ICA ;
2. Impacto del proyecto: la medida en que el proyecto o reunión apoya el programa del ICA , dando preferencia a los proyectos o reuniones que apoyan una o más prioridades del programa o áreas de interés, o que benefician a un público más amplio;
3. Probabilidad de Éxito: si los objetivos y la planificación son realistas, si se han identificado y abordado los riesgos y si es probable que el proyecto o la reunión tenga éxito.

Para una explicación detallada de los criterios y de cómo PCOM evalúa las solicitudes, véase el Apéndice B – Criterios de evaluación.

Proceso de evaluación

En general, el proceso de evaluación de las solicitudes es el siguiente:

1. El equipo de PCOM confirma la recepción del formulario de solicitud debidamente diligenciado en el plazo de dos semanas;

2. el equipo de PCOM realiza una revisión inicial de la solicitud y la envía a los miembros de la Comisión del Programa para que la evalúen de acuerdo a los criterios de evaluación.

• Es posible que se solicite más información y/o que se encargue a un experto en la materia a que ayude a evaluar la propuesta. Sobre la base de estas evaluaciones, la Comisión del Programa toma sus decisiones de financiación;

3. el equipo del PCOM notifica a los solicitantes la decisión de PCOM dentro del plazo establecido para la presentación de la solicitud.

Proyectos seleccionados

Los proyectos seleccionados se anunciarán antes de enero de 2024. El calendario para los proyectos PCOM es el siguiente:

4. El ICA y el beneficiario de la financiación establecen y firman un plan de ejecución del proyecto en la que se detallan las responsabilidades compartidas por el ICA y el/la director/a del proyecto, los resultados y el calendario del proyecto, las disposiciones financieras, el calendario de presentación de informes, los derechos intelectuales y cualquier otra condición que dependa de la naturaleza del proyecto financiado; véase el Apéndice D – Modelo de plan de ejecución del proyecto.

5.El equipo de PCOM añade los detalles del proyecto al Registro de proyectos y publica un resumen de los detalles en el sitio web del ICA.

6. El/la director/a del proyecto presenta informes provisionales (si es necesario) y finales del proyecto al equipo de PCOM para su revisión por parte de la Comisión del Programa. Los aspectos más destacados de su informe se incluirán en el Informe Anual del ICA.

El ICA está comprometido con la rendición de cuentas, la transparencia y el suministro a sus miembros de información clara sobre cómo se utilizan sus fondos. El equipo PCOM le apoyará con los procesos de presentación de informes y financiación.

7. Los entregables finales del proyecto se envían al equipo PCOM para su revisión y autorización por parte de la Comisión del Programa; y

8. los resultados del proyecto se publicarán y compartirán con los miembros del ICA.

Condiciones 

Los proyectos seleccionados están sujetos a diversas condiciones relativas a la presentación de informes, los resultados del proyecto y la publicación o divulgación de los productos finales. En el caso de los proyectos financiados por PCOM, la recepción de la financiación está sujeta al cumplimiento de estas condiciones, que incluyen

• presentación de un informe del/de la director/a del proyecto al término del mismo. También podrán exigirse informes intermedios en fechas especificadas por PCOM;
• poner los resultados del proyecto, o parte de ellos, a disposición del PCOM para su publicación y/o uso por las Ramas, Secciones, Grupos de Expertos, el Programa de Formación y los miembros del ICA (3), una vez autorizados por los miembros de PCOM en cualquier idioma adecuado a los objetivos del ICA. Todos los derechos de propiedad intelectual serán reconocidos por los usuarios de acuerdo con la política de derechos de autor del ICA  (4). Por defecto, los recursos en los que el ICA posee los derechos de autor están sujetos a la Licencia Creative Commons Atribución-No Comercial (CC BY-NC) a menos que se aplique una excepción; y
• traducción de los resultados del proyecto al francés o al inglés como parte del proyecto, cuando ninguno de los dos sea el idioma del original. También se aceptan versiones en otros idiomas.

(1) Constitución del ICA Artículo 12

(2) Le informamos que el ICA no cubre los gastos bancarios de ninguna transferencia.

(3) Esto significa que los productos de los proyectos financiados por PCOM sólo podrán estar a disposición de los miembros del ICA como parte del paquete de beneficios de los miembros del Consejo.

(4) Por defecto, los recursos en los que el ICA posee los derechos de autor están sujetos a la Licencia Creative Commons Atribución-No comercial (CC BY-NC). Esto significa que los usuarios pueden copiar o distribuir, y modificar, el recurso, siempre y cuando el uso no sea comercial y esté presente la atribución requerida. Significa que se pueden realizar traducciones sin pedir permiso y que también es posible la reutilización parcial (como un artículo en una revista).

Algunos recursos del ICA están sujetos a licencias diferentes debido a factores como los compromisos contractuales. Cuando se aplica una excepción a un recurso del que el ICA conserva los derechos de autor, las condiciones se describen en las páginas que enlazan con el recurso y, cuando es posible, se incluyen en el documento.