Appel à projets PCOM 2024

Directives pour les candidats 

La mission de la Commission du Programme 

La Commission du Programme est responsable du programme professionnel et technique de l’ICA; de la coordination des activités des branches régionales, sections et comités; du contenu professionnel des congrès internationaux, des conférences, séminaires et colloques de l’ICA.

PCOM finance et accorde son soutien officiel à des projets liés à l’archivage et à la gestion des documents qui sont en adéquation avec le programme professionnel, les objectifs stratégiques et le plan d’action de l’ICA.

Elle crée également des groupes d’experts dans les principaux domaines d’activité professionnelle, fixe leur mandat et suit l’avancement de leurs travaux.

PCOM est placée sous la responsabilité du Vice-président Programme, qui doit veiller à ce que le programme professionnel et les initiatives correspondantes restent en phase avec les objectifs stratégiques de l’ICA.(1)

Financement de projets 

L’ICA offre un financement par le biais de (PCOM) ou du Fonds International de Développement des Archives (FIDA) ; se reporter à l’Annexe A – Arbre de décision applicable aux demandes de financement pour savoir lequel est le plus adapté à votre projet.

Le PCOM prendra en considération les demandes de financement de projet pour un montant maximal de 5 000 euros. Les projets financés peuvent être des événements sur place ou en ligne, des projets aboutissant au développement et à la publication d’une ressource, et/ou des activités de sensibilisation. La durée du projet ne peut excéder une année calendaire, de janvier à décembre.

• Financement maximum : 5000€
• Durée maximale du projet : une année civile, de janvier à décembre.

Les candidats sont également tenus d’obtenir des fonds ou des ressources supplémentaires auprès d’autres sources.

Éligibilité 

Qui peut poser faire une demande de financement ?  

Le demandeur est soit

1. Un groupe actif de l’ICA (branche régionale, sections professionnelles ou groupe d’experts)ayant un projet approuvé par ses membres ou un projet conforme à son plan de travail pour 2024.

• Les groupes de l’ICA qui demandent un financement doivent désigner une équipe de projet qui dirigera le projet et maintiendra les communications avec le Secrétariat de l’ICA.

OU

2. Un membre individuel, ou une personne travaillant pour une institution membre de l’ICA et inscrite en tant qu’ayant-droit de cette institution. Les candidats doivent fournir leur numéro de membre ICA et être à jour de leur cotisation. Il sera demandé au chef de projet d’être à jour de sa cotisation pour l’année durant laquelle le projet se déroulera.

• Les membres de l’ICA posant une demande de financement sont vivement encouragés à s’associer à un organisme de l’ICA. Le soutien d’un organisme de l’ICA est un facteur important dans l’évaluation du projet.  Si vous avez besoin d’aide pour identifier une branche, une section ou un groupe d’experts dont le soutien serait pertinent pour votre projet, veuillez contacter l’équipe PCOM à l’adresse programme@ica.org.

Quels types de projets sont encouragés à postuler ?

PCOM privilégie les demandes qui :

• impliquent la création de produits, outils et autres activités destinés à une large utilisation par d’autres branches, sections et groupes d’experts de l’ICA ainsi que par ses membres, ou par la communauté archivistique mondiale et ses utilisateurs, et/ou promouvoir les archives et les professionnels des archives et de la gestion des documents ;
• sont multidisciplinaires, impliquant une collaboration avec d’autres secteurs professionnels et/ou ;
• consistent à adapter des produits ou outils existants à d’autres publics ou à promouvoir l’ICA et ses objectifs dans des secteurs où le réseau est relativement peu implanté.

PCOM ne soutient pas les demandes qui :

• ne respectent pas les critères d’évaluation fixés ou ;
• visent le fonctionnement et les activités normales de l’organisation (par exemple, des projets de numérisation).
• ont pour objet principal de financer un individu ou une autre organisation pour des voyages, des indemnités journalières, des études ou d’autres fins similaires.

Règles de financement PCOM :

• Les frais de voyage doivent être limités et raisonnables. Les vols doivent être effectués en classe économique ou en classe économique avec espace supplémentaire pour les jambes pour les vols de plus de 6 heures. L’hébergement ne doit pas dépasser 160 € par nuit, TVA et taxes locales incluses.
• Le financement de la PCOM ne peut être utilisé pour l’achat de licences renouvelables ou d’outils qui nécessiteront un financement après la fin du projet. Si cela est nécessaire au projet, le plan doit expliquer comment ces consommables renouvelables seront financés après le projet.
• Les fonds de la PCOM ne peuvent pas être utilisés pour l’organisation d’événements sociaux, ni pour le paiement des frais de scolarité, des frais administratifs ou de toute autre dépense en dehors du programme professionnel.
• La manière dont le financement de la PCOM sera reçu et administré doit être spécifiée dans la demande (subvention administrée par le chef de projet sur un compte bancaire dédié, remboursement après achèvement du projet et soumission d’un rapport financier, facturation des dépenses à l’ICA-PCOM).
• Le demandeur (institutionnel ou individuel) qui reçoit les fonds doit être en mesure de signer une charte de projet (voir le modèle en annexe C).
• Le cas échéant, les fonds ne peuvent être transférés sur des comptes bancaires autres que ceux des signataires.

Procédure de candidature

La date limite de soumission de votre formulaire de candidature est le 16 Novembre 2023 à 23:59 (heure CET en France). Les candidatures tardives ou incomplètes ne seront pas prises en compte.

Les résultats de la sélection seront publiés sur le site Internet de l’ICA d’ici janvier 2024.

Avant d’envoyer votre candidature, il est important que vous :

• de vous renseigner sur l’ICA, ses objectifs stratégiques et ses programmes ;
• de lire les critères d’évaluation afin de savoir ce qui est nécessaire pour une candidature réussie ;
• de nous contacter avant de remplir le formulaire de candidature au cas où vous auriez besoin de plus d’informations sur la façon de rejoindre l’ICA, sur la meilleure façon de lier votre projet aux objectifs stratégiques et au travail de l’ICA, ou au cas où vous auriez besoin de notre aide pour vous mettre en contact avec des projets connexes ou des spécialistes du domaine qui pourraient vous aider ;
• remplir le Formulaire de candidature en ligne (vous pouvez enregistrer votre candidature comme brouillon et la finaliser ultérieurement dans les délais impartis)
• Vous recevrez un accusé de réception de l’équipe PCOM dans les 15 jours.

Critères d’évaluation 

PCOM évalue les demandes selon trois critères : :

1. Orientation stratégique : est-ce que le projet ou la manifestation va contribuer aux objectifs stratégiques de l’ICA ?
2. Impact du projet : dans quelle mesure le projet ou la manifestation soutiennent-ils le programme de l’ICA ? Une préférence sera accordée aux projets ou manifestations qui favorisent au moins une des priorités ou une des thématiques clés du programme, qui touchent un plus large public.
3. Chances de réussite : les objectifs et le planning sont-ils réalistes ? Les risques ont-ils été identifiés et étudiés ? Enfin, le projet ou la manifestation ont-ils de vraies chances d’aboutir ?

Pour une description détaillée de ces critères et de leur emploi au sein de PCOM à des fins d’évaluation, se reporter à l’Annexe B – Critères d’évaluation. 

Le processus d’évaluation 

En règle générale, le processus d’évaluation de la demande se déroule de la manière suivante :

1. L’équipe PCOM accuse réception sous deux semaines du Formulaire de demande de financement.

2.  L’équipe PCOM réalise un premier examen de la demande et la transmet aux membres de la Commission du Programme en vue de son examen à la lumière des critères d’évaluation.

• Nous pouvons être amenés à demander de plus amples informations et/ou faire appel à un spécialiste du domaine traité pour solliciter son concours dans l’évaluation de la proposition. Nous pouvons être amenés à demander de plus amples informations et/ou faire appel à un spécialiste du domaine traité pour solliciter son concours dans l’évaluation de la proposition.

3. L’équipe PCOM informe les candidats de la décision de la PCOM à la date indiquée dans l’appel à projets.  

Projets retenus 

Concernant les projets retenus, le processus se déroule comme suit :

4. L’ICA et le bénéficiaire du financement établissent et signent une charte de projet détaillant les responsabilités partagées de l’ICA et du chef de projet, les résultats attendus et le calendrier du projet, les dispositions financières, le calendrier des rapports, les droits intellectuels et toute autre condition dépendant de la nature du projet financé ; voir l’annexe C – Modèle de charte de projet. 

5. L’équipe PCOM fait paraître le descriptif du projet dans le Registre des projets et en publie une synthèse sur le site web de l’ICA ;

6. Le chef de projet soumet, le cas échéant, des rapports d’étape aux échéances fixées ainsi qu’un rapport final sur le projet à l’équipe PCOM, en vue de leur examen par la Commission du Programme. Les points clés de votre rapport seront repris dans le rapport annuel de l’ICA.

L’ICA s’est engagé vis-à-vis de ses membres en matière de responsabilisation, de transparence et de transmission d’informations claires sur l’utilisation des fonds attribués. L’équipe PCOM vous accompagnera dans les processus d’élaboration de rapports et de financement ;

7. Les livrables de fin de projet sont transmis à PCOM pour examen et pour validation par la Commission du Programme ;

8. Les livrables du projet sont publiés et partagés avec les membres de l’ICA.

Projets retenus – Conditions

Les projets retenus doivent respecter diverses conditions liées à la remise de rapports, aux livrables et à la publication et/ou diffusion des produits finaux. Le versement des montants accordés aux projets sélectionnés par la PCOM sera tributaire du respect de ces conditions, à savoir :

• la remise d’un rapport par le directeur de projet dès l’achèvement dudit projet. L’envoi de rapports d’étape à des dates précisées dans le contrat peut également être exigé ;
• la mise à disposition de PCOM des livrables issus du projet en vue de leur publication et/ou utilisation par les branches, sections, groupes d’experts, le programme de formation et membres, après leur validation par les membres de la PCOM (3) , dans toute langue conforme aux objectifs de l’ICA. Toute propriété intellectuelle étant reconnue par les utilisateurs conformément à la politique de l’ICA en matière de droits d’auteur (4). Par défaut, les ressources dont l’ICA détient les droits d’auteur sont soumises à la licence Creative Commons Attribution-Non commercial (CC BY-NC), sauf exception ;
• la traduction des livrables du projet, lorsque leur langue originale n’est ni l’anglais ni le français, dans une de ces deux langues. Les versions réalisées dans d’autres langues sont également les bienvenues.

(1) Statuts de l’ICA, article 12.

(2) Veuillez noter que l’ICA ne couvre pas les frais bancaires pour tout transfert.

(3) Par conséquent, il se peut que l’accès aux produits issus de projets financés par PCOM soit réservé aux membres de l’ICA dans le cadre des privilèges liés à leur adhésion à l’association.

(4) Par défaut, les ressources dont l’ICA détient les droits d’auteur sont soumises à la licence Creative Commons Attribution-Noncommercial (CC BY-NC). Cela signifie que les utilisateurs peuvent copier ou distribuer, et modifier, la ressource, à condition que l’utilisation soit non commerciale et que l’attribution requise soit présente. Cela signifie que des traductions peuvent être entreprises sans demander d’autorisation, et qu’une réutilisation partielle (comme un article dans une revue) est également possible.

Certaines ressources de l’ICA sont soumises à des licences différentes en raison de facteurs tels que des engagements contractuels.  Lorsqu’une exception s’applique à une ressource dont l’ICA conserve le droit d’auteur, les conditions sont décrites sur les pages qui renvoient à la ressource et, si possible, intégrées au document.