Appel à bénévoles : Rédacteur/rédactrice des procès-verbaux du Comité Exécutif et de l’Assemblée Générale de l’ICA

Le Conseil International des Archives (ICA) est à la recherche de membres de l’ICA motivés et qui souhaitent se porter volontaires pour rédiger les procès-verbaux de nos prochaines réunions de gouvernance (en ligne et lors du Congrès de Barcelone 2025). Le/la rédacteur des procès-verbaux intégrera le secrétariat élargi de l’ICA et jouera un rôle crucial en documentant avec précision les discussions, les décisions et les mesures adoptées pendant les réunions.

Le bénévolat en tant que rédacteur/rédactrice de procès-verbaux offre à nos membres une occasion unique d’apporter leur contribution à la communauté archivistique et d’acquérir une expérience précieuse dans les processus de prise de décision.

Responsabilités et missions

• Participer aux réunions de la Commission du Programme (deux fois par an), du Comité exécutif (deux fois par an) et à l’Assemblée générale annuelle (prévue au cours du second semestre de l’année), virtuellement ou en personne.
  • Des réunions extraordinaires supplémentaires peuvent être programmées au cours de l’année en tant que de besoin.
  • Le Comité exécutif et l’Assemblée générale annuelle se déroulent principalement en anglais, avec quelques parties en français, et bénéficient d’un service d’interprétation.
• Prendre des notes détaillées sur les discussions, les décisions et les actions à entreprendre au cours de ces réunions. Il n’est pas nécessaire d’effectuer des transcriptions détaillées.
  • Des enregistrements sont rendus disponibles pour assurer l’exactitude de l’information.
• Travailler en étroite collaboration avec le secrétariat de l’ICA, qui vous aidera à clarifier certains points ou détails en tant que de besoin.
• Soumettre les procès-verbaux finalisés des réunions dans les délais impartis.

Qualifications et compétences

• Excellentes capacités d’écoute et de prise de notes.
• Grand sens du détail et de l’exactitude.
• Capacité à travailler efficacement en respectant les contraintes de temps.
• Très bonne maîtrise de la langue anglaise, de préférence langue maternelle.
• Une bonne connaissance de la structure et de la gouvernance de l’ICA est souhaitable, mais pas obligatoire.

Quel est l’engagement en termes de temps ?

Le temps nécessaire varie en fonction de la durée de la réunion. En règle générale, la Commission du Programme et le Comité exécutif se réunissent deux fois par an, une fois entre avril et mai, et une fois entre septembre et novembre. L’Assemblée générale se réunit généralement entre septembre et novembre. Pour les sessions virtuelles, les réunions de gouvernance durent en moyenne deux à trois heures.

Lors des réunions en personne, l’ordre du jour prévoit six heures pour la Commission du Programme (PCOM) et le Comité exécutif (CE), et trois heures pour l’Assemblée générale (AG).

Avantages

• Vous recevrez une initiation générale au bénévolat.
• Le secrétariat de l’ICA vous aidera et vous conseillera sur l’établissement des procès-verbaux et sur la procédure à suivre.
• Vous aurez la possibilité de participer à la planification et à l’organisation des réunions de gouvernance de l’ICA.
• Vous recevrez une aide pour vos frais de déplacement et d’hébergement pour assister aux réunions de gouvernance sur place.
  • Vous devrez fournir votre propre appareil (ordinateur portable par exemple) pour ce rôle et les documents d’appui seront mis à votre disposition et à celle des participants à la réunion en temps utiles.

Comment postuler ?

Si vous souhaitez vous porter candidat au poste de rédacteur/rédactrice bénévole des procès-verbaux, veuillez envoyer les documents suivants à ica@ica.org :

• Votre nom et vos coordonnées.
• Votre numéro de membre de l’ICA.
• Un bref message décrivant votre intérêt pour le poste.

Date limite :

Veuillez soumettre votre candidature avant le 15 avril, 23:59 CET (heure de Paris).

Nous vous remercions d’avoir pris connaissance de cette proposition de bénévolat. Nous nous réjouissons de recevoir vos candidatures et de pouvoir travailler ensemble à la réalisation des objectifs du Conseil International des Archives. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante : ica@ica.org.