Les Nouveaux Professionnels actifs (NP) actifs bénéficient du soutien, des conseils et de l’orientation tout au long de l’année au cours de laquelle ils sont officiellement identifiés comme membres actifs du Programme Nouveaux Professionnels. À leur tour, les Nouveaux Professionnels actifs donnent leur temps et leurs connaissances au programme en aidant à gérer les comptes de médias sociaux, en faisant des présentations et en développant un projet qui soutiendra la communauté élargie des nouveaux professionnels.
Les NP actifs sont encouragés à identifier leurs propres besoins et objectifs et à élaborer des plans viables de communication et d’activités. Le NPP soutiendra les activités des NP qui s’inscrivent dans la vision plus large de l’ICA en matière de développement professionnel et de renforcement des capacités.
Afin de donner aux NP actifs la possibilité de poursuivre leurs objectifs, les NP actifs participent aux activités et remplissent les fonctions suivantes pendant la période où ils participent officiellement aux NPP.
Tout au long de l’année, les NP actifs vont :
- communiquer en groupe, avec l’aide du Coordinateur NPP, au sujet de leur rôle en tant que NP actifs et de leurs activités et idées ;
- assister à la conférence dans son intégralité et participer activement du début à la fin ;
- assister à toutes les réunions organisées pour les NP actifs, y compris les sessions de planification et les opportunités de mise en réseau ;
- pendant la conférence, rester en contact régulier avec leur parrain ou marraine pour la conférence afin de profiter d’un maximum d’opportunités ;
- développer et animer une session pendant la conférence, à planifier en consultation avec le Coordinateur NPP ;
- participer et soutenir les ateliers qui font partie du programme de la conférence et/ou tout atelier spécifiquement dédié aux nouveaux professionnels ;
- développer et animer un webinaire dans le cadre de la Semaine Internationale des Archives ;
- communiquer sur les activités du NPP et de l’ICA en utilisant les médias sociaux ou autres outils appropriés ;
- s’engager avec leur mentor qui leur apportera un soutien professionnel, des conseils et une orientation au fur et à mesure que les NPP actifs s’établiront dans leur carrière ;
- assister à tous les événements destinés aux nouveaux professionnels prévus dans le cadre de la conférence ;
- rédiger un article qui sera publié sur le site Web de l’ICA, dans Flash ou dans toute autre publication appropriée ; et
- travailler ensemble pour réaliser un projet de groupe afin de soutenir et d’étendre les objectifs du NPP.
Les NP actifs doivent également participer à plusieurs activités de communication et de médias sociaux, et en prendre la direction. Les différents outils de communication des NP actuellement en place sont décrits ci-dessous.
- Un bulletin d’information est publié par les NP actifs, avec des contributions des NP autres que les membres actifs, avec des sujets en ligne avec les intérêts des NP.
- Un espace spécifique sur le site web de l’ICA est dédié aux informations par et sur les NP.
- Les communications sur les médias sociaux se font par le biais de Facebook, Twitter, Instagram et Wechat, selon les cas.
Pour soutenir ces communications, des politiques, procédures et directives spécifiques ont été établies. Ces documents sont mis à la disposition des différents participants selon les besoins. Toutes les communications doivent respecter les directives de l’iCA et les meilleures pratiques professionnelles.
Les NP actifs s’engagent également dans une relation de mentorat, où ils sont mis en contact chacun avec un mentor qui leur fournit des conseils et orientations professionnels pendant l’année où ils sont NP actif, idéalement plus longtemps si nécessaire.
Lorsque le mandat officiel des NP actifs touche à sa fin, ils devront assurer la transition avec les NP actifs de l’année suivante. Il s’agit notamment d’accueillir les nouveaux NP actifs au sein du NPP, de leur communiquer des informations sur les activités et les événements de l’année et d’aider le nouveau groupe à prendre en charge les communications, les médias sociaux et d’autres tâches de manière efficace. Le Coordonnateur NPP facilitera les présentations entre les nouveaux et les sortants et aidera à la transition au besoin.
Les NP actifs peuvent également être encouragés à participer aux travaux des branches, des sections ou des groupes d’experts, le cas échéant, en tant qu’assistants de recherche ou observateurs. Ces relations seront déterminées au cas par cas, en fonction des besoins et des priorités du NP actif et des projets ou activités particuliers en cours dans différentes parties de l’ICA.