Boîte à outils « Bon archivage, clé d’une bonne gouvernance » par PARBICA

La boîte à outils « L’archivage, clé d’une bonne gouvernance » a été conçue en 2009 par PARBICA (Branche Pacifique du Conseil International des Archives), avec le soutien financier de l’Agence Australienne pour le Développement International.

La version française a été réalisée en 2012 pour le Conseil International des Archives par l’Association des Archivistes Français, avec le soutien et les conseils des experts de PARBICA.

La version originale de ces recommandations ayant été conçue par PARBICA pour les besoins des pays du Pacifique, il se peut qu’elle fasse référence à des éléments ou situations qui n’ont pas cours dans tous les pays. Le groupe de travail qui a traduit la boîte à outils s’est efforcé de l’adapter dans la mesure du possible pour qu’elle puisse être utilisée dans des contextes francophones. Cependant, les exemples originaux jugés pertinents ont été conservés, ainsi qu’un certain nombre de références qui avaient servi de base au propos. Dans la plupart des modules figurent des conseils permettant d’adapter les modèles et processus proposés à tout cas de figure.

Le groupe de travail a par ailleurs introduit deux modules originaux (module 1bis et module 20) qui ont paru nécessaires à la suite d’ateliers tests organisés dans des pays d’Afrique francophone dans le cadre de la diffusion de la boîte à outils.

Enfin, le module 11 de la version originale de la boîte à outils (Training Pacific Island Government Officers in Using PARBICA’s Toolkit – Train the Trainer) n’a pas été traduit. Il peut en effet être remplacé, si le besoin s’en faisait sentir, par la boîte à outils « Formation des formateurs » élaborée par la section pour l’enseignement de l’archivistique et la formation du Conseil international des Archives (ICA/SAE). La version française de cet outil, également fournie par l’Association des Archivistes Français, est disponible sur le site de l’ICA.

Après la mise en œuvre de cet outil lors d’ateliers-test aux Archives nationales du Bénin, au Centre national des Archives du Burkina Faso avec le groupe de pilotage du projet « Un bon archivage pour une bonne gouvernance » au Burkina Faso, et après sa présentation aux Archives nationales d’Haïti dans le cadre de la semaine internationale des archives francophones 2013, la version finalisée de l’outil est aujourd’hui publiée.

Les modules actuellement disponibles sont ceux consacrés à l’archivage papier. Les modules 12 à 20, dédiés à l’archivage numérique, seront publiés prochainement.

• Brochure
• Introduction
• Module 1 : Liste de contrôle des capacités de gestion de l’archivage
• Module 1 bis : Mener un audit et en restituer les résultats
• Module 2 : Conseils pour identifier les obligations d’archivage
• Module 3 : Modèle de politique d’archivage
• Module 4 : Plan d’archivage pour les fonctions support
• Module 5 : Adapter et mettre en œuvre le plan d’archivage pour les fonctions support
• Module 6 : Élaborer et mettre en œuvre un plan d’archivage pour les fonctions cœur de métier
• Module 7 : Référentiel de conservation et de destruction pour les fonctions support
• Module 8 : Mettre en œuvre le référentiel de conservation et de destruction pour les fonctions support
• Module 9 : Adapter le référentiel de conservation et de destruction pour les fonctions support
• Module 10 : Lancer un programme d’évaluation
• Module 12 : Introduction à l’archivage numérique
• Module 13 : Grille d’auto-évaluation de maturité pour l’archivage numérique à l’usage des organismes
• Module 14 : Archivage numérique – Choisir la meilleure stratégie
• Module 15 : Numériser les documents papier
• Module 16 : Listes de contrôle des systèmes et applications informatiques
• Module 17 : Gérer les courriels
• Module 18 : La conservation numérique
• Module 19 : Mettre en œuvre une stratégie d’archivage numérique
• Module 20 : Mettre en place un programme de protection des documents essentiels

Sinon, veuillez vous adresser au Secrétariat de l’ICA pour plus d’informations : ica@ica.org