Digital Recordkeeping Programme
Why a digital recordkeeping programme ?
It is a common place today to say that the evolution from a paper-based environment into e-government or e-business is taking place now in a very rapid pace. This is a major development for all countries worldwide. However while the methods of doing business are changing, the need for effective recordkeeping and preservation of vital business information has not changed. In fact the need for integrating effective recordkeeping into the design and operation of digital business operations is even more important now than it was with manual systems. In a digital context the records managers/archivists should be involved right from the beginning - that is - at the point where business processes are (re-) designed and implemented. In addition, records managers/archivists need to capability to preserve permanently the digital heritage of their organizations.
The ICA cannot be involved in the specific or local developments and projects in the area of recordkeeping that are happening in each country or institution, but at a higher level it has an important role to identify and support the most innovative approaches or important developments initiated by specific members, and subsequently act as a mediator in making them available for other members so they could use them and help in strengthening their position.
This is the purpose of this programme including from before records are created through creation, active maintenance, appraisal, and long term preservation. Its scope would include trusted digital repositories, electronic recordkeeping (ICA-Req., etc.) and archival processing tools such as AtoM.
Programme activities will include ICA participation in and reporting about the professional conferences of interest, surveys to identify best practices and ongoing projects and share findings and experience with members, and a specific PCOM call for projects in this field.
Actualmente, es común decir que pasamos rápidamente de un entorno basado en el papel” al “e-government” o al “e-business”. Es una evolución mayor en todos los países del mundo. Sin embargo, mientras que los métodos de trabajo cambian, la necesidad de un archivado eficaz y de una conservación de informaciones esenciales todavía está presente. De hecho, la necesidad de integrar un archivado eficaz dentro de la concepción e implementación de operaciones numéricas, es aún más importante hoy de lo que era con los sistemas manuales. En un contexto numérico, los administradores del archivado/archivistas deben de estar implicados desde el principio, es decir en el momento en el cual los “procesos de negocio” son rediseñados e implementados. Además, los administradores del archivado/archivistas deben ser capaces de conservar de manera permanente el patrimonio digital de sus organizadores.
El ICA no puede implicarse en las evoluciones y los proyectos específicos o locales en el ámbito del archivado, pero tiene un papel importante a nivel superior en la identificación y el apoyo a los enfoques más innovadores o a los desarrollos importantes iniciados por ciertos miembros. A continuación, puede actuar como mediador para poner a estas iniciativas a la disposición de otros miembros para que ellos las puedan utilizar y de esta manera fortalecer su posición.
Este es el objetivo de este programa, que se interesa en lo que precede a la creación de documentos numéricos, a su creación, su mantenimiento activo, su evaluación y su conservación a largo plazo. Su campo de trabajo incluye los depósitos numéricos fiables, el archivado electrónico (ICA-Req, etc.) y las herramientas para el proceso de archivos como el ICA-AtoM.
Las actividades del programa incluyen la participación de expertos del ICA en interesantes conferencias profesionales, la publicación de informes por parte de estos expertos y encuestas para identificar las mejores prácticas y los proyectos actuales con el fin de compartir los resultados y las experiencias con los miembros. Una convocatoria para los proyectos específicos PCOM en este ámbito será programada.
