Session 1.8 - Expérimentations : technologies émergentes et archives d’avenir

Author(s):

Kuldar Aas - Karin Bredenberg, Jenny Kidd - Josephine Marsh, Mette van Essen

Date Added:

24 Octobre 2019

Président: James Lowry, Co-Director Liverpool University Centre for Archive Studies

Jeudi 24 octobre 2019

a. D’E-ARK à eArchiving : la collaboration en faveur de l’interopérabilité des archives numériques, par Kuldar Aas - Karin Bredenberg

Les archives numériques sont complexes : il ne suffit pas de les « conserver », il faut aussi les intégrer à des centaines de systèmes sources et à de multiples environnements d’accès. Les archives doivent également pouvoir être gérées de manière durable dans un avenir indéterminé, sur de multiples générations de plateformes d’archivage numérique. En bref, il est primordial qu’une archive soit « interopérable ». Un noyau de spécifications de base communément accepté pour le transfert, le stockage et la réutilisation des données et des métadonnées est essentiel pour que les coûts liés à l’intégration des systèmes et à la continuité sur le long terme puissent demeurer raisonnables.

En Europe, les premières mesures concrètes vers l’interopérabilité archivistique ont vu le jour avec le projet E-ARK (2014-2017), qui rassemblait 17 partenaires de 11 pays, en vue de créer des spécifications pratiques pour les paquets d’information (SIP, AIP et DIP – paquets d’information à verser, à archiver et à diffuser) des OAIS (systèmes ouverts d’archivage d’information) et certains contenus essentiels (bases de données relationnelles, contenus ERMS et géodonnées). Le projet E-ARK a donné d’excellents résultats, mais il était évident que le travail devait se poursuivre dans de multiples directions. Le tout premier geste a été la création du Digital Information LifeCycle Interoperability Standards Board (DILCIS Board, www.dilcis.eu – Comité pour les normes d’interopérabilité relatives au cycle de vie des informations numériques). Le Comité DILCIS est expressément chargé de la maintenance des spécifications E-ARK. Ce faisant, le Comité est très ouvert : toute personne intéressée par ces travaux est la bienvenue ; toutes les questions et tous les échanges visant l’amélioration des spécifications sont disponibles sur GitHub et pleinement accessibles à tous.

En parallèle, la Commission européenne a créé, sur la base des résultats du projet E-ARK, l’« eArchiving Building Block », ou « élément constitutif de l’archivage électronique » (https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/eArchiving). Cet « eArchiving Building Block » a été officiellement lancé en décembre 2018 et est axé sur :

- la maintenance des spécifications E-ARK

- une mobilisation plus importante de la communauté des archivistes chevronnés autour des spécifications

- la diffusion des spécifications en dehors de la communauté archivistique

- une meilleure compréhension et mise en œuvre des spécifications par toutes les personnes intéressées.

En 2018, le groupe « élément constitutif » a déjà réalisé d’importants progrès. Pour ce qui concerne la collaboration d’experts, il a pu étendre sa communauté à la plupart des Archives nationales d’Europe et envisage de l’élargir à d’autres régions. Il s’est également tourné vers d’autres domaines (tels que la cybersanté et la fiscalité) en vue d’échanger sur une possible mise en œuvre. En interne, le groupe a publié une première mise à jour majeure des spécifications initiales d’E-ARK, a développé des éléments logiciels pour faciliter la validation des paquets d’information E-ARK et a mis en place un service d’assistance et un programme de formation pour les acteurs concernés.

Nous avons l’intention de poursuivre l’amélioration des spécifications essentielles et des prestations de soutien, et ce dans un esprit d’inclusivité, d’ouverture et de transparence. Vous êtes tous les bienvenus !

Biographies

Kuldar Aas

Kuldar Aas est directeur adjoint au service des archives numériques des Archives nationales d’Estonie. Il est activement impliqué dans l’élaboration de normes sur les métadonnées pour la gestion des archives et du patrimoine culturel nationaux, dans la catégorisation des besoins et la rédaction de lignes directrices pour la collecte, la description et la conservation d’ensembles de données et de dossiers électroniques provenant de systèmes d’archivage électronique (SAE) sur le plan national. Il a joué un rôle essentiel dans la mise en place d’un environnement propice à la conservation numérique et à l’accès aux documents numériques des archives nationales estoniennes et est par ailleurs membre du groupe de réflexion sur l’interopérabilité sémantique estonienne. Il a participé à différents projets collaboratifs européens (PROTAGE, APEx, YEAH, APIS), a été initiateur et coordonnateur technique du projet E-ARK (2014 – 2017), et est actuellement animateur technique du projet E-ARK4ALL et membre du Conseil de DILCIS.

Karin Bredenberg

Karin Bredenberg est Conseillère technique principale en métadonnées aux Archives nationales suédoises. Elle a obtenu une licence ès génie informatique (programmation C#) à l’Institut Royal de la Technologie (KTH) de Stockholm en 2006. Karin Bredenberg travaille sur l’adaptation en version suédoise des normes internationales sur les métadonnées et est responsable des spécifications communes en matière d’archivage et gestion documentaire électroniques des Archives nationales suédoises. Elle est actuellement présidente du Comité de rédaction PREMIS, co-présidente du Sous-comité pour les normes d’encodage archivistique de la Société des archivistes américains (TS EAS), présidente du Conseil pour l’interopérabilité des informations numériques sur l’ensemble de leur cycle de vie (Conseil DILCIS) et membre du Conseil METS. Actuellement, elle anime un groupe travaillant sur des spécifications pour le volet « archivage électronique ».

 

b. Archives novatrices : l’évolution des Archives d’État du Queensland, par Jenny Kidd - Josephine Marsh  

À l’ère de Netflix, quelle peut être la pertinence des archives ? C’est la question que nous nous sommes posée en 2016 et qui a transformé notre approche stratégique envers nos responsabilités en matière de collecte et de conservation documentaires. À l’instar de nombreuses autres institutions GLAM, les Archives d’État du Queensland (QSA) ont lutté pour se démarquer du cliché selon lequel elles ne seraient que des lieux de stockage de la mémoire institutionnelle du pays. Nous voulions être autre chose qu’un lieu réservé aux chercheurs et mieux servir la communauté en créant un cadre propice à la curiosité et à l’apprentissage, suscitant des interactions stimulantes tant sur place qu’en ligne. Il était temps de changer notre façon de penser. Il s’agissait de mener une réflexion non seulement sur nos fonds, mais aussi sur nous-mêmes.

Trois ans plus tard, voici ce que nous avons appris :

1. Le changement est au départ une question de stratégie, mais c’est avant tout une question de personnes

2. La conception axée sur l’être humain a des répercussions majeures sur l’archivage

3. Le mot « rupture » (disruption) n’est pas péjoratif

4. Nous sommes naturellement des narrateurs, avec un riche univers de contes à partager

5. Nous devons nous tourner davantage vers le monde extérieur, donc vers nos visiteurs, au lieu de rester enfermés dans la bulle que constituent nos fonds.

Nous ne nous pouvons plus nous contenter d’être « seulement » une archive. Nous aspirons à apporter beaucoup plus à notre communauté, au niveau tant local que mondial. Que ce soit en tant que lieu privilégié ou que précurseur en matière de politiques, nous voulons faire bouger les lignes et remettre en question la nature même de ce que devrait être un service d’archives.

Notre présentation vous guidera tout au long de la première phase du parcours évolutif des QSA. Ce parcours qui nous a permis de redéfinir notre mode de pensée, passant d’une vision « vidéo-club » (Blockbuster) à une version plus « vidéo à la demande » (Netflix).

Biographies

Jenny Kidd

Jenny Kidd a entamé une carrière de publicitaire longue d’une quinzaine d’années dans le monde de la télévision des années 1980, où l’argent coulait à flots. Entre autres, elle s’est occupée des jeunes acteurs participant à la série « Summer Bay » (Home and Away) et s’est démenée pour que Fatso, le wombat de la série « À cœur ouvert » (A country practice), figure le plus souvent possible dans les colonnes de la presse. Jenny Kidd s’est ensuite tournée vers le monde des arts et a été publicitaire pour la Société philharmonique royale de la ville de Liverpool, où elle a contribué à la seule et unique incursion de Paul McCartney dans la musique classique, avant de revenir en Australie pour travailler avec diverses organisations, dont l’Opéra du Queensland et le Ballet du Queensland. Elle travaille depuis 15 ans aux Archives d’État du Queensland, où elle est passée de Responsable Marketing et Communications à Responsable Services à la clientèle, avant d’intégrer son poste actuel de Directrice par intérim pour l’accès et l’engagement avec, comme mission principale, la programmation et l’élargissement du public. Jenny Kidd demeure passionnée de communication stratégique et est trésorière de la branche du Queensland de l’Association internationale des professionnels de la communication.

Josephine Marsh

Josephine Marsh est directrice, chargée des archives gouvernementales et de la découverte aux Archives d’État du Queensland, organisme qu’elle a intégré en 2004. Attirée par la promesse d’un mode de vie actif, elle est arrivée en Australie en 1999 et n’en est jamais repartie, tant elle apprécie les grands espaces et les beaux ciels bleus. Josephine Marsh a suivi une formation d’archiviste et a suivi des études de latin à l’Université du Pays de Galles, à Aberystwyth, où elle a pu compulser des actes datant au 12e siècle couchés sur du parchemin : compétences d’une grande utilité en Australie ! En quittant l’université, Josephine Marsh a rejoint le service d’archives de la Barclays Bank, à Manchester, où elle a vite compris qu’elle préférait créer et mettre à disposition des archives plutôt que d’œuvrer à leur conservation. C’est alors qu’elle s’est lancée dans le monde de la gestion documentaire au service de la municipalité de la Côte d’Or (Gold Coast) avant de rejoindre les Archives d’État du Queensland. Aujourd’hui, elle collabore avec les services de l’État à l’amélioration de la gestion de l’archivage, à tous les niveaux du secteur public, et profite de ses loisirs pour partir à la recherche du parfait syrah australien !      

 

c. c. Recourir à la technologie pour une meilleure compréhension par Mette van Essen

Lorsqu’on parle d’innovation, on pense aux nouvelles technologies, telles que l’intelligence artificielle, l’apprentissage machine ou les chaînes de blocs. Les projets porteurs de ce type de composante innovante sont le plus souvent des projets à caractère technique pilotés par des services ou des entreprises du domaine informatique, qui ont l’habitude de tester des outils et des logiciels dans des environnements isolés. Ces projets visent essentiellement une organisation des processus plus performante et moins onéreuse. Mais l’innovation n’est affaire ni de technologie ni d’allègement de coûts. Il s’agit d’un investissement. Un investissement en matière de savoir et de changement.

Aux Archives nationales des Pays-Bas, nous avons entamé des expériences en interne pour approfondir nos connaissances de ces nouvelles technologies. Avec toutefois une différence de taille. Notre objectif principal consiste à utiliser la technologie pour mieux comprendre les enjeux auxquels nous sommes confrontés et élaborer de nouvelles méthodes de travail. Il s’agit d’acquérir des connaissances et de découvrir ce que nous devons changer dans nos processus, dans notre infrastructure, dans nos politiques et, plus important encore, dans notre organisation. Notre première expérience fructueuse concernait l’apprentissage machine et la classification automatisée des courriers électroniques. Il s’agissait de voir si l’on pouvait recourir à l’apprentissage machine pour l’évaluation d’informations non structurées en répondant à une simple question par oui ou non. En créant un prototype, nous nous sommes familiarisés avec la technologie, les différents algorithmes de classification et leurs possibilités. Ce n’était que le début. Nous avons intégré ce prototype à l’infrastructure des Archives nationales. En le testant avec des données réelles, dans un environnement réel et en impliquant nos collaborateurs, nous avons trouvé des réponses à des questions que nous ne nous étions même pas posées.

Sur la base de ces enseignements, nous lançons à présent une nouvelle expérience. Comment la technologie peut-elle nous aider dans l’évaluation de la protection de la vie privée et de la sensibilité pour ce qui concerne notre fonds de documents nés numériques ? Quels sont les enjeux auxquels nous devons faire face en matière de protection de la vie privée (RGPD) dans le cas de données non structurées et d’une utilisation secondaire de ces données ? Là encore, il s’agit essentiellement de parfaire nos connaissances. Quelles mesures (technologiques) pouvons-nous adopter maintenant et dans un avenir proche ? Quelles modifications devons-nous apporter à nos processus et quels aménagements peuvent ou doivent être apportés à nos politiques ? C’est par des expériences concrètes que nous comptons faire notre apprentissage.

Biographie

Mette van Essen (1978) a étudié la photographie et les beaux-arts à l’Académie royale des arts de La Haye. En 2005, elle a débuté sa carrière comme coordinatrice du département audiovisuel aux Archives municipales de Rotterdam. Au cours des cinq années passées à ce poste, elle s’est spécialisée dans la conservation numérique et a contribué à la création du Dépôt numérique. Depuis 2011, elle travaille comme chercheuse en conservation aux Archives nationales des Pays-Bas. Elle se focalise sur les nouvelles technologies, leur signification et la façon dont nous pouvons les utiliser dans le domaine de la gestion des archives et de l’information.

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